商务应答表如何填写 职场里如何高明地应答

  很多时候我们因回答问题含含糊糊而给上司留下了不良印象,因回答问题不冷不热而错失了发展友好人际关系的机会。你会回答问题吗?继《35个说话之道》后分享回答问题的技巧,让你面对问题,高明地应答。

商务应答表如何填写 职场里如何高明地应答

  只要你奔波于忙碌的职场,每天就会有一个共同的“工作”要做——那就是,回答问题。

  这些问题来自上司、同事、下属或客户。有些人面对问题,容易慌乱不堪。“我喜欢写邮件解答问题。这时候我条理清晰,有理有据,甚至幽默轻松。”晓晴说:“可每周的市场通告会,面对大家的提问,尤其是上司的质询,我却总是表现欠佳。往往发言完,我又会在心里,一遍遍重新组织语言,回答刚才的问题。这时的我总能自圆其说。如果再让我回答一遍,肯定会说的更好。可当时就是讲得含混不清……真沮丧!”

  问答是最基本的交流方式,也是职场中感情沟通的重要环节。一个失败的回答不但会让你魅力减分,甚至还会带来工作损失。

  回答问题需要技巧吗?“当然,”日本沟通学专家樱井弘和内山辰美通过长期的研究发现:“回答问题的技巧不是与生俱来的能力。只有学习和掌握相关的技巧,才能让你成为一个高明的应答者。”

  确定提问的内容

  有些人总是迅速作答,似乎反应敏捷。但很多时候我们答非所问,就是因为没有弄清对方的真正意图。老板问马佳:“最近工作遇到什么问题了吗?”马佳立刻想到昨天把材料送错了:“很抱歉,昨天的事是这样的……”老板一头雾水:“我只是想了解一下项目的进展,看看你会遇到什么困难……”

  确定提问的内容是回答的关键。这时候,反问就是一种回答,表明你认真倾听的态度,“你的意思是不是……”、“你希望了解的是不是……”这不但让你有时间整理思路,而且也能让对方感觉你是个严谨而沉着的人。否则,一知半解就滔滔不绝,结果很可能是你说了半天,却完全不在点子上。如果老板是个耐心有限的人,你表现自己的机会可就不多了。

  回答要简单明确

  回答问题,尤其是老板的质询,要特别注意简洁明确,拣最重要的说。尽量不要使用“好像”、“大概”这样的词汇。要命的是,有的人几乎把这样的词汇当作口头禅了。老板问“为什么样品没有准时出来?”Candy答,“好像……应当是……前天已经和厂家沟通过了,因为产品从来没有在这么短的工期里赶制出来,所以……大概比我们预定的时间稍微迟了一点。”如果老板默不作声,不要以为他正竖着耳朵听得认真,很可能,他已经被这种含糊其词激怒了。

  要做到简单明了,有两个技巧可以帮忙:一是多用短句;二是先说结论再说推测。“前天和厂家讨论过。主要有两点原因:一是样品的工期;二是确认样品的标准。工期只有两周非常紧张,我们事先估计的赶制条件并不充足……”如果Candy这样说,是不是就好多了?

  具体回答“三点法”

  当我们被问到一个问题时,如果能给出具体答案,会让对方感到你沟通的态度更加积极。同事很认真地向康亮打听,“听说你一直在上英语口语课,学了多少次?效果怎样?”康亮回答:“没有多少次,效果一般吧。”这种回答听起来没什么,但会令对方感觉,康亮并不愿在这个问题上更多交流下去。如果康亮说:“去过8次,每周1次,总共要上24周。我已经可以主动打电话和外教简单交流了……”回答效果就会大不一样了。

  不妨试试具体回答问题的“三点法”,即:把主要想法归纳为三点。比如年终HR主管请你谈谈对老板的评价,你可以从“工作能力”、“领导风格”、“人品特点”这三方面来回答。“三点法”的好处就是内容不多不少,既能让你迅速组织起重要内容,同时还能让对方容易领会。“三点法”尤其适用于一些发散性且尚无定论的“笼统问题”,比如“工作状况”、“团队印象”等,你会发现它会让回答变得具体很多。

  

  

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