爱华网机关常用的公文，或称准公文、事务文书，例如工作总结、计划、设想、规划、工作要点、方案、安排、调查报告等，由于不是法定公文，所以，一般不采用法定公文的格式。但从目前一些单位的文件来看，法定公文与机关常用公文的写作格式相互不努的现象十分普遍，一些总结、计划竟然也采用正规的行文格式，这是不正确的，因为机关常用公文不属于国家法定的公文范畴，所以不能采用标准的公文格式，也不具有独立行文的资格。正是基于这个原因，决定了总结、计剜等机关常用公文只钱采用简便的公文格式，即无版头、发文字号、主送机关、附件、抄送机关、盖章等项。它的正确格式是标题、正文和成文日期。 总结、计划等机关常用公文，应当从法定公文中寻求一个文种来作为它的载体，形成复体行文的方式。人们通常称这种载体为“文件头”=文件头一般由“通知”(下行时)或“报告”(上行时)来担任。 文件头，从行文的形式上看是一份公文的主体，而从实际内容上看，文件的主体。恰是“附件”中的总结、计划等，因为文件头仅仅是一种行文载体。 范例1 ××省××县人民政府文件 ×政发(2006)26号 关于印发××××××××××的通知 各乡、镇政府，县属各委、办、局： 现将县政府《二OO六年工作计划》发给你们，望认真贯彻执行。 (印章) 二OO六年一月十日 附件：《二OO六年工作计划》 范例2 ×××××××××× ××县人民政府 二OO六年工作计划 二OO六年一月三日
(一)公布性文件格式 下行文种多数用于上级机关与下级机关之间行文，也有几个文种的行文的方式与众不同，主要是通过报纸、广播、电视等形式予以公开发布，如公告、公报。通告、公布令等，一般称它们为公布性文种。这类文种的格式与指令性文种相比，其主要区别是一无版头，二无主送，三无发文字号，四无抄送。也就是说，公布性文种的写作格式包括标题、正文、落款、制发文件日期。公布令一般带有令号。
(二)平行文的函与便函格式 函，即公函，属于法定公文文种之一，它所使用的是公文的标准行文格式。便函与函虽只有一字之别，但它不是公文文种，而是与“文件格式”相区别的一种文件形式。这种信函式的文件形式，既无标题、发文字号，又无主送、抄送等标注。一般使用印有单位名称的信笺用纸，内容一开始先写受函单位或受函人的名称，然后写正文，正文的末尾处注明发函者的单位名称，即落款，落款之下是发函的日期。 公函与便函的另一重要区别是公函只能写给某面个组织，而不能送给个人，而便函却不存在这样的问题，它既可以写给某一个组织，也可以写给某一组织的负责人或某一个人。
(三)简报的格式 简报属于机关常用应用文，是一种具有特殊格式的公务文书。它的格式，主要表现为都有专门设计的固定样式的版头，上面用醒目大字标明简报的名称，如<××简讯》、《××动态》、《情况简报》、《××情况》等，下面写明编发机关、印发日期和期号。简报的末尾处，标明印的份数和发送单位等。
五、传真电报格式
(一)传真电报项目 传真电报是随着电子技术的发展而出现的一种公文传递形式，分明传电报和密传电报两种。其主要项目包括：
(l)报头。 明传电报报头称“内部传真电报”(见图
1)，密传电报报头称“密码电报”(见图2)。也有的由发报机关加“密传发电”组成，如“国务院密传发电”。
(2)发往单位或地区。 即收报机关(单位)。如收报机关(单位)较多，可写规范化统称，如“各市(地)、县人民政府”
(3)签批或签批盖章。 即签发人签名。如是打印的传真电报，可直接打印签发人姓名。
(4)等级。 即紧急程度，如“特急”、“加急”等。
(5)编号。 密码电报的编号有“部门号”、“译传号”、“总号”、“抄送号”等，明传电报有“部门号”、“×x机号”两种。部门号即电报的文号，如国务院1998年发出的第八号明传电报，文号为“国置明电【1998)8号”。其他编号由机要部门分别填写。
(6)批办： 供收报机关(单位)分管负责人书写批办意见：
(二)传真电报的格式 传真电报的标题、主送机关、正文、落款等格式，与公文的一般格式相同。 内部传真电报格式 ┏━━━━━━━━━━━━━━┓ ┃ 内部传真电报 ┃ ┃ 发往 签批 ┃ ┃ 地址 盖章 ┃ ┣━━━━━━━━━━━━━━┫ ┃ 等级 部门号 ×机号 ┃ ┣━━━━━━━━━━━━━━┫ ┃ 批 ┃ ┃ 办 共 页 ┃ 密码电报格式 六、电子公文传递格式 。 目前，全国还没有统一的电子公文传递格式，从部分省(市)机关试行的‘晴况来看，电子公文的传递通常采取以下两种格式：
(1)采用OutlookExpress传送word公文。打开OutlookExpress，选择新邮件，填写相关内容后发送即可。
(2)通过Note。发送公文。采用纯文本格式或word公文发送。采用事先设计好的格式，通过填写相关内容后，发送即可。 其中，报送地址、成文单位、上报日期，均由计算机自动填写;在公文类别一栏中可以填写“请示”、“报告”、“函”等;在紧急程度一栏中可以填写“紧急”、“一般”或不填;然后将文种、年份、文号、签发人、公文标题、正文以及主题词依次填写入相应的位置。在填写时，一个表格一次只能填写一篇公文。
