发邮件也很有讲究,尤其是给上司领导,可当公司邮件标准格式参照 如何给上司发邮件

发邮件的礼仪汇总

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让优秀成为习惯

关于主题

主题要提纲挈领

添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整

个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。

1

.一定不要空白标题,这是最失礼的。

2

.标题要简短,不宜冗长,不要让

outlook

用„才能显示完你的标题。

3..

最好写上来自

**

公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会

自动生成,写了反而累赘

4.

标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如

“王先生收”。也不要用

胡乱无

实际内容的主题,例如:

嘿!

或是

收着!

5

.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理

6

.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“

*!

”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不

要随便就用“紧急”之类的字眼。

7

.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要

RERE

一大串。

8

最最重要的一点,

主题千万不可出现错别字和不通顺之处,

切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1

恰当地称呼收件者,拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必

要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、

ALL

如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“

x

经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“

x

先生”、

x

小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,

不要逮谁都用个“

Dearxxx

”,显得很熟络。

关于格式,称呼是第一行顶格写。

2

Email

开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个

HI

中文的写个”

你好”

或者

“您好”

开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个

BestRegards

,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此

致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换

行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的

看待

正文

1.Email

正文要简明扼要,行文通顺

若对方不认识你,

第一件应当说明的就是自己的身份,

姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对

方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理

解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式

之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email

正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个

文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要

让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

2.

注意

Email

的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论

述,以免引起对方不适。

尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人,

因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

“邮件门”

就是深刻的教训!

3.Email

正文多用

1234

之类的列表,以清晰明确。

如果事情复杂,

最好

1

2

3

4

的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短不冗长,

没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.

一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,

说准确。

不要过两分钟之后再发一封什么

“补充”

或者

“更

正”之类的邮件,这会让人很反感。

5.

尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文

Email

,最好把拼写检查功能打开

;

如果是中

Email

,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

发邮件也很有讲究,尤其是给上司领导,可当公司邮件标准格式参照 如何给上司发邮件

  

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