某集团股份总经理秘书岗位职责与工作任务总经理秘书的岗位职责-爱华网

岗位及任职者基本信息
岗位名称	总经理秘书	岗位编号		所在部门	总经理办公室
直接上级	总经理	代（暂）管上级	行政副总	直接下级	暂无
岗位工作关系	对内：董事会成员、股份公司各层级管理岗位、分子公司各层级管理岗位等			发展方向	各级文秘职位、总经办经理、总经理助理、行政管理序列部门经理、副总等
	对外：相关新闻媒体、政府主管机构、相关协会团体、各类旅行组织、酒店餐饮组织、总经理客户圈朋友圈家人圈等
任职人员姓名		出生年份日期		血型
学历及专业		恋爱婚姻情况		入职背景
家庭关系		重要社会关系		长期住址
职业规划（成长计划）	内职业规划
	外职业规划
主要任职资格
教育水平	统招大学本科以上学历
技能技巧	熟练使用自动化办公软件及其他企业信息管理系统，熟练使用网络收集整理各类信息，熟练使用复印机、传真机等各种办公常用设备，熟练应对总经理手机等工具的使用及信息管理要求，熟练的会议纪要整理能力，熟练的日常办公文案撰写能力，熟练的文件档案管理技能，熟练驾驶车辆，掌握一门主要外语语种的日常读写，熟悉总经理常见各类客户、朋友等人员的基本信息，熟悉总经理的办公习惯及个人生活习惯，熟悉宴宾点菜，有一定的与总经理一致的体育活动实践（如羽毛球、乒乓球）等
必备知识	高级文秘知识、商务礼仪知识、基础行政管理知识、基本会计常识、基础组织行为学知识、基础职场个人心理学知识、熟悉本地区包括地理、交通、人文、历史、医疗等信息和知识，了解企业上市准备的流程和内容，了解奥特奇主业务流程，熟悉奥特奇各类审批流程制度和基本内容，熟悉奥特奇的企业文化和价值观，基本熟悉股份公司各个职能部门及下属分子公司的主要职能职责和业务内容
工作经验	三年以上同类岗位经历
个人素养	具有较强的沟通能力，计划与执行能力，基本的判断与决策能力，较佳的人际交往能力，有感染的亲和力，较好的个人形象展示，极高的职业化精神，客观描述评价环境的思维习惯、极强的保密意识，轻淡的权力欲望，绝对的组织忠诚度和认同感，一定的团队精神，极强的学习欲望和能力。
健康状况	身心健康，思维正常，主流阳光价值观。
主要岗位职责与工作任务
一、负责总经理的办公服务工作	负责总经理办公会的召集工作，负责录音（记录）、整理总经理办公会会议纪要并做好发放记录。必要时，负责总经理参加的各类会议、交流的录音（记录）并整理总结成文字形式发给相关人员。
	负责部分总经理签发文件的起草、打印、登记和存档工作。负责与总经理相关的各类文件的档案管理工作。
	负责总经理来访客人接待工作：及时向总经理传达来客的意图，为总经理接见访客做好预约工作，并按总经理要求，具体做好总经理访客的接待工作。建立并维护来访客人档案。
	定期整理编辑总经理通讯录，并做备份。负责总经理电子信箱的管理工作，及时汇报重要信息。接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录。收发信件、传真，及时交给总经理处理
	负责总经理办公区的整理整洁工作。负责总经理各类办公设备、办公用品的管理，保障总经理日常办公的正常使用。负责总经理名片、香烟、茶叶、饮品等的供应保障。
	按照总经理各类费用审批计划时间表，留收整理相关费用审批单据的次序，井然有序呈递给总经理审批，并记录造册。
	掌握总经理日程工作安排，提醒总经理事件的时间冲突。
	针对各项办事流程制度，可以向总经理提出改进建议和意见。
二、负责总经理的外出日程安排	按照总经理的外出工作计划，做好必要的准备工作：如机票、酒店等的预定，外出工作时所需的文件、名片、资金、办公用品等。
	遇总经理外出时，做好各类来访记录，总经理返回后，及时反馈。重要来访，须及时电话通知总经理。
	一同外出，须做好相关会议、会谈纪要。如需宴请宾客，需领会总经理意图，做好宴请工作。
	做好总经理出差后的各种费用票价整理、报销工作。
三、负责总经理身心健康管理	保障总经理办公区的空气清新、温度适宜、光线漫射、环境整洁。
	留意总经理情绪神态变化，如有异常，需询问并提出如就医等建议。
	必要时，与医疗机构一同建立总经理健康档案，定期体检，并在医生建议下，有针对性的提出饮食、运动等方案。
四．负责总经理交办的其他事项	负责完成总经理交办的其他事项。
	总经理同意时，也须接办公司其他领导交办的事项。
五、负责公司其他文秘业务指导	在上级领导的要求下，要对公司其他文秘类岗位人员作出有效培训和指导。