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第一章文书学绪论
1、文书：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录
2、公文生命周期：制作、发挥时效、暂时保存、永久保存。
2、文书的形成条件（１）文字的形成是文书产生的必要条件（２）社会组织的形成是文书产生的充分条件
3、文书发展和进化的表现形式：（１）文书的制成材料（２）文书的用途和格式
4、公文：公务文书的简称，现代公文是指社会组织在公务活动形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。现代公文是文件管理的主要对象。
5、狭义的文件：又称为专指型的定义，通常有两种限定角度，一种专指公务文件，另一种专指现行文件。
6、广义型的文件定义：泛指型的定义，涵盖了所有的公私机构、组织和个人，文件外延覆盖了文件的整个生命周期，既包括现行文件也包括已转化为档案的历史文件。
4、文书同公文、文件的区别与联系：（１）文书和文件是两个十分相近的概念，它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。但文书还可指从事此项工作的职业和人，而文件则不具备。（２）公文是文书的一种类型。公文是指在公务活动中形成的文书或文件。
5、文书的特点：（１）文书的记录性：是文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的（２）文书的传递性：是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的
6、文书的作用：（１）传播信息作用 （２）凭证依据作用
7、文书与文书工作的演化历史：
初创期—先秦。夏朝公务文书由太史令负责拟和管理。最早的公文汇编《尚书》中关于商汤讨伐夏《汤誓》。
确立期—秦汉，文书种类：上行文有：制，如《史记秦皇本纪》中的《除谥法制》；诏；策书；戒，也称赦；教。下行文有：上书，奏，章，表，议，状。专用文：效，露布，封事。
发展时期—魏晋南北朝。出现了明显的“文“”笔“之分，出现了一批专门写作公文的人，首次出现了公文写作理论总结，如曹丕《典论论文》；刘的《文心雕龙》是我国历史上第一部系统研究公文起源、发展议程变迁和写作规律的学术著作。文种的变化：下行文，令，下行文，启；平行文，移；专用文书，谱牒。东晋初年，纸张、毛笔成为唯一的书写材料，字体由隶书形成楷书。
成熟时期——隋唐。
文书工作与档案工作开始分离，文书机构在中央政府设中书、门下、尚书三省。
文书种类：正式公文十五种。《唐六典》
进一步发展时期——宋元明清
文书工作制度特点：文书工作与档案工作全面分离，明确提出一文一事制度，赋予贴黄制度新的含义，形成了引黄制度，健全了公文的保密制度，元代制度了严格的文书工作官吏选拔制度，首创照刷、磨勘制度，完善公文传递制度。
8、驿站：一词始于元代，紧急重要公文分为最速、次速、平常三个等级。分别要求日行450、350、300里。
8、文书制度的演变：卷轴制度——用印制度——骑缝、押缝制度——连署制度。
7、文书工作的形成与确立的时期：（１）形成时期的主要标志：Ａ、有了专门负责文书工作的人员 Ｂ、出现了文书工作的制度（２）确立时期的主要标志：Ａ、文书工作的组织逐步完备 Ｂ、形成了一套文书处理制度
8、文书工作的变革与发展的时期
变革时期主要表现：Ａ、颁布和修订了公文程式条例Ｂ、对文书工作进行改革
发展时期主要表现Ａ、完善文书管理制度，1951年政务院《公文处理暂行办法》Ｂ、组建文书工作体系Ｃ、研究文书工作规律
9、文书工作演化发展规律表现在两方面：文书制成材料的改进，文书种类、用途和制度的变迁。
9、文书学的酝酿阶段：自文书及文书工作的形成到20世纪初，体现三个方面：（１）汇集文书的资料 （２）研究文书的撰制（３）制定文书工作规则
10、文书学的形成阶段：从20世纪初至40年代末
11、文书学的发展阶段：从20世纪50年代开始
主要标志：（１）设立专门的文书学研究机构 （２）出版大量的文书学学术专著。有《文书学纲要》1961、松《文书学基础》1984。
11、文书学科体系的形成标志文书学的成熟。
12、目前我国文书学的学科体系发展为：文书工作发展史、古文书学、机关文书处理、专门文书处理四个学科。
12、文书学的基本特征：（１）应用性与理论性的统一（２）综合性与独立性的统一
13、学习文书学的意义：（１）有利于继承优秀的文化遗产（２）有利于总结管理活动的经验（３）有利于提高公务人员的技能
14、文书学的研究方法有：比较研究法、案例研究法、模拟法。
第二章
1、公务文书：简称公文，是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录
2、公务文书的特点：（１）是由法定作者制发的（国家机关、企事业单位、人民团体及其负责人）（２）具有法定的权威性（３）具有现行效用（４）具有规范的体式（５）具有特定的处理程序
3、法定作者：是依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织及其领导人
3、公文的基本功能：公务管理的工具，社会沟通的手段。
4、公文的具体作用：行为规范作用、书面领导与指导作用、联系与处理公务作用、宣传教育作用、凭证依据作用。
4、公文现行效用：是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能
5、公文的历史效用：指其对印证历史事实、反映历史发展过程所产生的权威性影响。
5、公文不同于图书、情报、档案等其他文献形式的主要特征：
公文的特点，是公文区别其他文书，乃至图书、情报、档案等其他文献形式的基本属性
公文的具体特点如题２。
公文现行效用的范围界定（时间、空间范围）
6、公文的生效时间有几种情况：公文自形成之日起生效、公文自通过或批准之日起生产、公文自公布日起生效、以公文自身规定的时间为生效时间、以其他公文规定的时间为生效时间、以公文送达规定受文者的时间为生效时间。
7、公文的失效时间有几种情况：公文本身规定了停止生效的日期、由其他合法公文规定公文现行效用的终止日期、效力等级高的有效公文生效后，低等公文一律失效、被明令废止撤销而失效、有相应新公文依法生效、公文针对的事物本身具有明确的时效期限、公文针对的社会事实已完全消灭、任务完成、公文制发机关不存在、不具备反复适用性、不同作者就。
第三节 公务文书的类别
1、按应用领域分类：正式通用公文、内部通用公文、专用公文
2、从物质载体的角度分类：纸质文书、感光介质文件、磁介质文件、电子文件。
3、电子文件的特点：主要表现在编码形式和载体特征两方面。非人工识读性、对系统的依赖性、多媒体集成性、信息的集散性、信息的易改性；信息的可转载性、载体的不稳定性。
4、电子文件三要素：内容信息、结构信息、背景信息。
5、电子文件的主要种类：文本文件（Text）、图形文件（Graphic）、图像文件（Image）、影像文件（Video）、声音文件（Audio）、多媒体文件（Multimedia）、超文本协议（Hypertext）、程序文件（Program）、数据文件(Data)、数据库文件(Database)。
3、从公文内容性质的角度分类：规范类文书、领导指导类文书、报请类文书、知照类文书、契约类文书、会议文书
4、从公文涉密程度分类：绝密级文书、机密级文书、秘密级文书、内部文书、限国内公开的文书、对外公开的文书
5、从公文办理时限分类：特急件、急件、平件
6、从行文方向分类：上行文：下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文平行文：同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文
下行文：上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文
7、从机关授受公文的角度分类：发文：本机关制发的公文收文：本机关收到的其他机关制发的公文
8、从公文稿本的角度分类：1草稿：又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿，是公文撰拟过程中最初期的原始稿件，供讨论、修改、审批之用；2定稿：又称原稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据草稿经领导人签发便成为定稿；3正本：根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本（试行本：指发文机关认为规范类文书的内容尚不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，先行发暂行本：指发文机关一时来不及制定供长期执行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，暂行期内，具有法定效力。修订本：指对已发布生效的规范类文书，经实践检验重新予以修改补充后再行发布的文本）；4副本：指正本的复份或复制本，在形式上与正本完全或部分相同，供抄送、传阅、存档备查之用；5不同文字的稿本。
9、判定公文密级的标准：
绝密级文书：涉及党和国家最核心的机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受特点严重的损害
机密级文书：涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害
秘密级文书：涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害
内部文书：限于党和国家机关内部或专业系统范围内使用的文书，内容虽不涉密但不宜或不必对社会公开
限国内公开的文书：内容虽不涉密，但不宜向国外公布而仅在国内公布的文书
对外公开的文书：内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公开发布的文书
11、特急件、急件与平件的时限要求：
特急件：必须在最短时间内以最快的速度优选传递
急件：要求打破工作常规迅速传递、处理或在规定的时限内输完毕的文书
平件：按工作常规传递、处理的公文
12、公文各稿本之间的联系与区别：同题8（7）
第四节 公务文书的文种
1、建国后行政公文文种的发展六个阶段：（60页）一1951年9月29日，我国政务院颁布了《公文处理暂行办法》，规定7类12种，包括：报告、签报；命令；指示；批复；通报、通知；布告、公告、通告；公函、便函。二1957年10月，国务院秘书厅印发了《关于对公文名称和体式问题的几点意见（稿）》，规定7类12种，包括：命令、令；指示；报告、请求；批复、指示；通知、通报；布告、通告；函。三是1981年2月27日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理暂行办法》，四是1987年2月18日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》，10类15种。五是1993年11月21日修订并重新发布《国家行政机关公文处理办法（修订本）》12类13种，六是2000年8月24日，国务院重新发布《》
2、文种：为便于人们识别和使用每一种文书而赋予它们的固定名称
3、通用文种：指机关、团体、企事业单位等各级各类社会组织在行政管理活动中普遍使用的文种
4专用文种：指特定的、具有专门职能的社会组织在各自的业务范围内根据专业的特殊需要而使用的具有特定内容和格式的文种
区别：通用文种是伴随着所有社会组织的各项活动、为各行各业在日常工作中共同使用，使用范围较为普遍。专用文种只限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之内，不具备通用性
5、文种选用规则的具体内容：（1）根据发文目的选择文种（2）根据行文关系选择文种（3）根据发文机关的权限选择文种 （4）根据国家的有关规定选择文种
6、正确选用文种的意义：（1）不同的文种具有不同的写作特点和写作要求，正确地选择文种，有助于促进公文写作的规范化（2）不同的文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确地选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理（3）不同的文种具有不同的性质和功效，正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性。总之，文种选用是否得当有可能影响该文件的整个生命周期，影响相差的行政管理活动或业务活动的开展，因此，文种的选择不容忽视。区别：通用文种是伴随着所有社会组织的各项活动、为各行各业在日常工作中共同使用，使用范围较为普遍
专用文种只限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之内，不具备通用性
7、通用文种种类：（1）规范类文书：1、条例：用于对某一方面的工作作比较全面、系统的规定；2、规定：用于对某一方面的工作作比较具体的规定；3、办法：用于对某项工作作具体的规定
（2）领导指导类文书：1、命令：用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；2、决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排；3、指示：用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则；4、批复：用于答复下级机关的请示事项。
（3）报请类文书 ：议案：用于各级人民代表按法律程序向同级人民政府或其常务委员会提请审议事项
（4）知照类文书：1、公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项；2、通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；3、通知：用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文； 发布规章；传达要求下级机关输和有关单位需要周知或者共同招待的事项；任免和聘用干部；4、通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况；5、公函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。
（5）会议文书 会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项
第三章 文书工作概述
1 、文书工作：是围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称
2、文书工作的基本内容：撰制、传递、办理和处置、管理
3、文书工作的特性：政治性、技术性、服务性、时效性
文书工作的时效性：是指文书工作的具体活动过程是有时间界限和要求的
4、文书工作的作用：助手作用、纽带作用、积累作用
5、文书工作的基本原则：是由党和国家统一规定的文书工作的准则
6、文书工作的基本原则内容：准确(对质量的要求)、及时（效率的要求）、安全（对文书工作的管理要求）、精简原则
7、行文方式：指文件传递运行的方式
8、多级行文的必要条件：
（1）用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需下级机关根据各自的情况作补充规定的文件（2）用于上行文时，只限于问题重大需直接上级机关和更高层次的机关同时了解情况，制定决策的文件
9、越级行文的必要条件：（1）情况特殊紧急（2）上级领导交办并指定越级上报的具体事项（3）需直接询问、答复或联系具体事项（4）虽多次请示直属上级机关但问题长期未予解决，或与直属上级有争议而该问题又急需解决（5）揭发、检举、控告直属上级机关
10、行文规则：旨在控制行文方向、行文方式和行文数量的有关规定
11、行文规则的内容：（1）根据机关之间的工作关系确立行文方向（2）选择适宜的行文方式，一般不和越级行文（3）正确选择主送机关与抄送机关（4）坚持党政文件分开的原则（5）联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关问题协议一致（6）严格控制公文数量，简化行文手续
12、遵守行文规则的意义（1）有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷（2）有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效运转（3）有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续，反对文牍主义
第三节 文书工作机构与组织形式
文收工作机构的类型：中心、专门、分支机构。
13、中心机构：指各级各类办公厅，它是社会组织内部文书工作的总枢纽
14、专门机构：指在社会组织内部专门从事文书工作的部门
15、分支机构：指社会组织内部的各个职能部门
16、确定文书工作组织形式的依据：主要取决于中心机构能否直接控制各专门机构和分支机构文书工作状况
文书工作的组织形式受以下因素制约：社会组织的规模、社会组织的内部机构的驻地状况、社会组织收发文书的数量。
17、文书工作的组织形式：集中式、分散式、复合式。
18、集中式：指一个社会组织的全部文书工作，除部分的撰拟与承办由有关职能部门承担外，其他文书工作的活动程序都集中于中心机构，即办公厅进行
19、分散式：指一个社会组织的文书工作，分别由其办公厅与各职能部门及其专兼职文书人员承担
20、复合式：批在一个社会组织中同时采用集中与分散两种组织形式
第四节 文书工作人员
21、文书工作的控制层：指在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人
执行层：指在社会组织中对文书处理程序各环节承担组织和管理责任的专门机构负责人
操作层：指在社会组织中直接承担文书工作具体任务的人员
21、文书工作人员的素质要求：（1）思想品德要求：思想觉悟、职业道德
（2）知识能力要求：系统的知识、全面的能力（观察分析能力、表达能力、操作能力）
22、文书工作人员的群体结构优化的具体内容及其必要性：
只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文书人员群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体的发展创造良好的人文环境。（1）合理的技能结构（2）互补的性格结构
第五节 文书工作的标准化和现代化
23、文书工作标准化的意义：一是简化和减少文书、节省人力、物力、消除混乱，提高工作水平与工作绩效；二文书工作标准化是科学管理文书、提高文书质量的技术保证；三是实现办公自动化的必要条件；四是有利于引进国际和国内先进标准，迅速提高我国的文书工作水平，有利于国际间的信息交换；五是便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础。
24、文书工作标准化的特性：管理性、广泛性、一定的强制性。
25、文书工作标准化的原理：简化原理（简化文书种类、文书格式、文书处理程序）、统一原理（统一概念、统一文书格式、文书数据元的名称及表达规则、文书管理制度、载体材料及设备用具）、协调原理（三个方面的协调：标准内部诸要素的协调、标准之间的协调、文书工作标准和文献工作等相关领域标准之间的协调）、优化原理（程序：确定目标、明确限制条件、分析和决策）。
26、文书工作现代化是指：将处于领先地位的科学管理理念、方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作不断达到先进的科学技术水平。
27、文书工作现代化的动因：1、外在动力—信息技术革命；2、内在需求——提高文书工作效能。
28、文书工作现代化的相关要素：管理机制、技术设备、人员素质。
11、我国文书工作标准化管理系统的组成：由标准化行政管理部门、标准化研究机构、文书工作标准化技术组织及文书工作主管部门组成
12、ISO/TC154的中文全称：数据元标准化技术委员会
