6月21日周四上午，培训中心四楼会议室安排了一次全市会议，并为与会的三十多位同志安排了中餐。时隔一周，6月28日上午，培训中心再次举行会议——委局机关中层干部竞职演讲活动，并安排了五桌工作餐。这是培训中心自主接待的两次重要活动（第一次的全市演讲比赛由宣教室牵头），有成功之处，亦有失误之所。现将两者合二为一，总结出有针对性的方法与策略，以提高下次活动的有效性。 一、做好充分的准备工作
1．填写《会议安排表》，了解详细信息。
特别注意：参会人员+司机+工作人员=就餐人员。
2．提前一个工作日布置会场。
（1） 布置会场，应考虑会议的性质及与会人数的多少。
（2） 与会人数在30以下，以方圈式的绕桌而坐最好，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。如6月21日的会议，就以天花板圆心为中心，安排了如下位置：
7月25日的市纪检监察工作汇报会，我们对会议场地做如下安排：
（3） 人数在40以上，且以传达精神为主的会议，以教室式安排较为理想。6月28日的演讲比赛如此安排：
（4） 人数在30——40人之间，看情况来定。
（5） 人数在40以上，需要进行分组讨论的，可将现场分成几个马蹄型，并安排会者坐在马蹄型的桌子的外圈。
（6） 无论哪种安排方式，均可把摆放在大厅和楼道的花卉搬上来使用，以减少培训中心的费用支出（每场会议出租一批花卉，至少需要300元）
（7）准备视听器材。电灯、空调、话筒、笔记本电脑、投影、打印机等被视为一般会议需使用的基本工具。所有器材均需要全面进行调试，如有问题及时处理。特别注意：投影响所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。准备程序：会议室总电源开启、音响设备开启、话筒接线、电脑连接、投影开启等。
（8）在茶水处（大门入口内侧）准备以下物品：茶水桌，多于会议人数的白色介杯，足够的茶叶，脸盆，抹布，垃圾桶，给服务人员就座的椅子。
（9）全面打扫卫生。
3．特别重视主席台座位的布置
如果需要台签，只根据以下图片说明，安排主席台座位。
4．细节考虑
（1）桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的移动、参会者的走动和倒开水人员的行动。多余的桌子尽量搬离会议室，放置于音控器。根据需要，可在401办公室外安排与一定数量的桌子，以便领导、评委等人出场前就坐。
（2）事先了解准不准在会场吸烟。如果准于吸烟，应准备若干烟灰缸。如果不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，可在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。
（3）全市性会议，应事先准备各县市区的有关卡片，以便与会者对号入座。
（4）与会者之间彼此并不熟悉，应考虑是否事先准备姓名卡片。
二、高度重视会议全过程
1．会议开始前一个小时：
（1）到现场查看座位是否按原定计划编排。
（2）再次检查卫生，关闭窗户，开启六台空调；
（3）到一楼厨房冲灌至少六瓶开水，放置茶水桌，并将茶叶一一放置白色介杯内；
（4）开启视 听器材，注意：如果用投影机，则其焦距是否已事先调整妥当？话筒的声音效果是否调整到位？投影机是否已备妥额外的灯泡?无线话筒是否准备了额外的电池？
（5）向会议举办方了解与会人员是否有变动，有否有其它需要特别注意的事项；
（6）会议有关的资料是否齐全?这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、纸张、笔等；
2．全程关注会议过程，发现问题及时处理。
3．会议结束，关闭所有电源，整理卫生。
三、注重反思
1．用心观察整个会议安排流程中的点点滴滴，发现问题及时处理之后，还得将其写到本篇文章里。
2．积极主动地向各位领导、各位同志了解意见与建议，以采取相应措施，提高下次活动的服务质量。
爱华网本文地址 » http://www.413yy.cn/a/25101016/303483.html
爱华网
