筹办研讨会Seminar 的基本流程 研讨会流程模板

作为一名BDM(业务拓展经理)或者销售经理,定期在所辖地区举办市场宣传活动(技术交流会、研讨会、客户联谊会、产品发布会等)是十分必要的。请阅读下面筹办研讨会(Seminar)的基本流程和步骤,希望对大家有所帮助和借鉴。

1.确定Seminar的主题。

主题的选择一定要新颖,吸引人,尽量结合本地企业或相关行业的特点,要精心包装,否则会导致请不来客户或请不来高端的客户。

举例,假设为武汉的软件企业举办ISO 27001信息安全管理体系研讨会,主题的选取可以比较如下:

- “软件企业ISO27001信息安全管理体系研讨会”-不可取

- “信息安全与武汉软件企业发展战略研讨会”-可取

2.确定主打产品和产品组合。

充分结合本地企业或相关行业的特点,精心选择主题产品,并且与其它产品形成组合拳。选择的对象可以是本地热门的产品,也可以是空白市场的待开拓产品,进行有机的组合。

举例,假设为武汉的软件企业举办ISO27001信息安全管理体系研讨会,主题的选取可以比较如下:

- “软件企业ISO27000信息安全管理体系研讨会”-不可取

-“信息安全,软件开发成熟度评估与武汉软件企业发展战略研讨会”-可取

3.确定期望达到的目标或目的。

既然投入了费用,显然必须要有潜在的产出或回报。原则上,一次研讨会后应该至少有5-6个高质量的客户询价(Leads)产生,其中有1-2个可以在2-6个月内签约成功。否则,这个研讨会基本上算是无效的。所以,会议期间的个人交流和会议后期的跟踪工作非常关键。

4.确定目标客户群。

一般一次研讨会以40-60人为佳,太多或太少都会影响会议的效果。所以,选择合适的目标客户群非常关键,包括参会人员的 级别和职务。参会人员应该至少是主管以上级别,最好是经理、主任、处长、总工程师等以上级别,尽量避免让办事员、办公室助理、秘书参加。原则上应该尽量组织相同性质的企业参加同一场研讨会,因为参会客户的需求基本相同,比较容易交流和互动。

5.确定会议时间和邀请函。

一般应该提前至少1个月通知客户会议时间,并发出正式邀请函。邀请函必须是带有公司标示的标准样式的邀请函。邀请函应该注明:时间、地点、会议主题、会议内容、演讲嘉宾、嘉宾背景介绍、交通线路图、是否包含食宿等信息。对于重要客户或嘉宾,还应该亲自登门送递邀请函,以表尊重。会议时长一般为半天(13:30-17:30),尽量选择在下午时间段,避免提供午餐和住宿,以节约费用。

6.确定会议地点和设施。

会议地点应该尽量选择当地设施健全的三或四星级酒店的会议室,同时还要考虑交通方便等问题。会议室要有足够的空间容纳参会者或者临时增加的人员,最好在选址之前实地查看现场。会议室至少应该提供:音响、麦克风、投影仪、幕布、激光笔、白板、白板笔、桌子、椅子、草稿纸、铅笔、茶水、点心、大厅指示牌、会议室外水牌、签到簿、小礼品、公司宣传册、公司礼品袋等。

7.确定会议内容及演讲嘉宾。

一般情况下,主持人也是此次研讨会的组织者本人,即各位BDM或者销售经理。这就要求每个BDM或者销售经理都具备良好的演讲技能、组织技能、仪容仪表、时间控制能力、场面控制能力和应变能力。不可能让一个讲师既做主持,又做主题演讲,而BDM或者销售经理躲在后场看热闹。

一般会议流程如下:

-主持人登场,宣布会议开始,介绍到会嘉宾,会议议程及其它事项。

-第一嘉宾致辞。

-第二嘉宾致辞。

-公司介绍。

- 合作伙伴公司介绍 (如果与其它合作伙伴联办时)。

-第一时段研讨会(讲师)。

-茶憩。

-第二时段研讨会(讲师)。

-主持人再次登场,主持与参会者讨论、互动和答疑。

-主持人宣布会议结束,感谢与参会者。

8.确定会议资料和演讲讲师。

一般情况下,会议资料应该至少包括:会议议程、公司介绍、产品介绍、草稿纸、铅笔、公司文件袋、BDM或者销售经理名片等。如果经费允许,还可以提供给每个参会者一个小礼物,例如标有公司标示的名片夹、签字笔、N次贴、日记本等。演讲讲师的邀请,应该至少提前10天向相关部门提出申请。如果要指定具体的讲师,时间更应该提前到20天前,以免他们有其它安排。而且,在会议前,最好事先审阅一下讲师的演讲提纲,并再次与他们确认行程安排。

9.确定会议预算。

首先向相关部门提出举办研讨会的申请,并使用标准的申请表格式。在申请表中一定要注明:会议主题、时间、地点、时长、会议内容、目标客户、会议目的、预算、即将产生的客户询价(Leads)等信息。经过相关部门的批准后,方能实施。会议完毕后,由BDM或者销售经理负责结算和收取发票,按照正常报销流程申请报销。

一般情况下,一次常规的研讨会(40-60人,不含食宿费)的费用应尽量控制在10,000元以内,本着既节约又办好事的原则。主要预算内容包括:

-会议场租费。

-会议设施租赁费,包括投影仪等。

-布标、指示牌、水牌制作费(有时酒店免费提供)。

-会间茶点。

-小礼品。

10.关于联合举办研讨会。

如果牵涉到与合作伙伴或者行业协会联合举办研讨会,应该把握如下原则:

-原则上应该注明是由自己公司主办,合作伙伴协办。

-会议所发生的所有费用双方应该平均分摊。

-参会客户双方共同邀请。

-会议期间和后期所获得的信息双方共享。

11.会议期间和后期的信息跟踪。

会议开始前应该有专门的人负责参会者的签到,交换名片,发放会议资料。同时,BDM或者销售经理应该统一着装,佩带公司标志,在会场外接待客户并交换名片。会议期间和茶息期间,销售人员应尽量多地接触参会者,交换名片和信息。会议后,应该定期与有潜在需求的客户保持联系,甚至是定期拜访,推进项目进展,并定期向主管经理汇报情况。

不败东方不败

2010年3月13日于北京

  

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