如何使用EXCEL建立电脑客户档案 如何建立客户档案管理

在国内很多的小型企业对于客户档案的管理还建立在纸张上,销售内勤在查阅和开单时极不方便,而购买管理软件,价格较贵,很多企业才刚刚开始使用电脑,大多不愿意投入几千元购买开票管理软件。如何建立成本较低的电脑客户档案呢?下面是我用EXCEL制做的一个客户档案管理系统,在功能上虽不能完全达到管理软件的水平,但做为小型企业过渡时期使用应该有所帮助。
  1. 建立一个客户档案表格。

  首先我们打开一个工作表,把“SHEET1”表格名称设为“客户档案”,然后根椐自已需要设计档案表格应记录的内容,如:客户ID、单位名称、型号、价格判断单元格、单价、地址、电话、邮编、联系人等内容(见附一表)。这个表应该注意的是加入了价格判断单元格,因为很多企业同型号产品对于不同客户的价格是不一样的,因此在该单元格加入公式B2&C2,“&”符号可以将“客户全称”和“型号”两个单元格中的文本加在一起,如附表一中该单元格会自动出现“上海金金111”,这样将上海金金的111型的价格限定为唯一的50元。


A

B

C

D

E

F

G

H

I

1

客户ID

单位名称

型号

价格判断单元格

单价

地址

电话

邮编

联系人

2

SHJJ

上海金金

111

上海金金111

50

上海市闵行区泸太路111号

021-66678156

201807

泸上

3

AHTT

安徽天天

222

安徽天天222

100

安徽小管乡关镇小桥47号

0551-5145678

230000

安舒

  1. 建立一个销售明细表

  客户档案建立好后,我们将“SHEET2”表名改为销售明细表,来记录每日的发货情况,在表中“单位名称”列中输入公式:“=VLOOKUP(B3,客户档案!$A$2:$I$100,2,FALSE)”,“VL00KUP”公式是一个寻找公式,表示寻找客户ID中出现的了B3即“客户编码”与“客户档案”表格中的“A2至I100”的范围内客户编码一样的那一排的第二列内的内容,这样只要在“客户ID”中输入客户编码,单位名称自然就会在显示在客户名称栏内。在设计中我采用了客户名称拼音的第一个字母编码,对于中国人来说较方便使用,大家可以根据自己的需要建立自己的编码。然后我们在“单价”列输入公式:“=VLOOKUP(C2&D2,客户档案!$D$2:$E$100,2,FALSE)”,意思同上一个公司,只是这个公司的寻找范围变成了“$D$2:$E$100”,寻找条件变成了“单位名称&型号”,即表示寻找某个单位的某种型号的价格。在“地址”列输入公式:“=VLOOKUP(B2,客户档案!$A$2:$I$100,6,FALSE)”,在“电话”列输入公式:“=VLOOKUP(B2,客户档案!$A$2:$I$100,7,FALSE)”,在“邮编”列输入:“=VLOOKUP(B2,客户档案!$A$2:$I$100,8,FALSE)”,在“联系人”列输入:“=VLOOKUP(B2,客户档案!$A$2:$I$100,9,FALSE),公式意思同上,只是寻找到的列数不一样,如电话在客户档案中数出来是第7列,即在公式中输入寻找第7列。在“金额”列输入:“=E2*F2”,这样我们只需要在“日期”、“客户ID”、“型号”、“数量”四项中输入内容,其余几项的内容自然就会出现。


如何使用EXCEL建立电脑客户档案 如何建立客户档案管理

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

1

日期

--客户ID

单位名称

型号

数量

单价

金额

地址

电话

邮编

联系人

2

3月11日

SHJJ

上海金金

111

100

50

5000

上海市闵行区泸太路111号

021-66678156

201807

泸上

3

3月21日

AHTT

安徽天天

222

1000

100

100000

安徽小管乡关镇小桥47号

0551-5145678

230000

安舒

4

 

 

#N/A

 

 

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

5

 

 

#N/A

 

 

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

  1. 销售数据的统计

  有了“销售明细表”我们还可以进一步利用EXCEL表格的数据透示表功能统计每月的各产品发货数量、客户发货数量、金额进行统计。

  以上只是教了一个方法,实际运用中,大家还可以在“客户档案”、“销售明细表”中加入自己需要的内容,如“片区”、“业务员”等内容,用于自己统计方面的需要。

  

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