爱华网文件工作的作用
文件工作是指为开展各种业务活动而生成文件直至办理完毕并进行有效管理的过程，包括文件的撰写、传递、运转、整理编目、检查查阅、归档保存等项工作环节。文书工作承担文件的形成、处理和管理工作，使文件在机关工作中有效地发挥作用。
分析文件工作的作用，笔者认为应先了解文件工作的具体任务，从任务中了解每项工作的必要性与重要性。
一、发文工作
发文工作包括草拟、拟定主题词、审核、签发、会签及注签六方面。
1、草拟是按照构思或写作提纲撰写文件革新的活动；是把领导意图变为书面文字的工作，它是制文阶段的起始环节。它要求文书工作者在接受任务后，收集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、选择正确的文种进行拟制起草提纲以及撰拟文稿，文稿必须要有明确的观点，条理清晰，表达准确，结构严谨。
2、拟定主题词要求所选择的主题词必须是主题词表中含有的，这便于计算机的存储和检查并管理文件。
3、审核亦称核稿，是指在公文送机关负责人签发前，由机关办公部门对文件的内容、体式以及文字等进行全面的审查修改工作。审核的目的是为保证文书质量，节省上级或领导的时间与精力。
4、签发，即机关领导人对文稿进行最好的审定并签署意见的工作。它是领导人行使职权，履行职责的重要手段，是对核查无误的文稿赋予法定效用的重要环节。签发使文书草稿变成定稿，标志其已批准成为代表发文机关的文书。
5、会签，指在两个或两个以上机关部门联合发文时，主办机关与有关部门对文稿进行会商、征求意见并签字的工作。
6、注发，即注明领导人签发文件如何印发的工作。它注明发文范围，阅读级限，确定时限、秘密等级、发出方式，规定文件格式等。注发是为了方便今后的查考。
在发文工作中，最为重要的是它的制文阶段。这一阶段包括编发文字号、登记、复核、打字（排版）、校对、印制、用印及传递等工作。其中登记的主要作用是为了便于对法文的管理、统计和核查。复核实际上是文书工作者对文稿的又一次把关，这也增加了文书工作者的责任。复核的重点在于文书的形式与程序上。另外，用印是在需要加盖印章的文件上加盖机关印章的过程。在文书上加盖印章是证实公文有效的一种标志。
二、收文工作
收文办理，指机构在公务活动中收受外单位发来的文件并对其进行运转和办理的过程，包括接收、登记、审核、传阅、阅文、拟办、批办、承办、催办等程序。
1、接收，是收文办理工作的开端，可分为内外收发两种形式。
2、登记，文书部门对收受的文件按照一定的形式进行逐项登记的环节。登记制度便于对文书的管理与保护，便于对目标文书的查找和利用，便于统计和催办，便于文书工作中的核对和交接。
3、审核，是文书部门对来文的内容、行文规则、文种的使用等进行审查核对的工作。这一环节，有利于别出无效、无用文件，保证文书内容和格式符合要求，提高收文办理的效率。
4、传阅，由文件人员组织对“只须阅知并不须通过网络传递（密级较高的）的文件的阅读，使相关部门或人员了解文件内容。传阅的方法有两种，分别是纸质文件的传阅和OA系统中的传阅。但无论采取哪一种传阅方式，它都要求文书工作者做到准确的筛选阅件，合理安排阅文程序，保证阅件的安全和科学的组织文件的传阅。
5、拟办，文书部门和承办部门负责人对需要具体办理的文件提出初步办理意见，供机关主管和主要领导人批办的参考工作。这一环节要求文书工作者必须科学合理地提出意见，切忌参入过多的个人看法。
6、批办，机构或部门领导人对收文提出最终处理意见的工作，是文件办理的核心环节。它使收文办理进入实质性阶段，有利于加强对收文办理工作的领导，是各级领导行使职权、履行职责的重要手段。
7、承办，即文件人员或有关人员根据领导人批办意见按照来文的内容和要求，对文件予以具体办理（使文件内容所针对的事务和问题的处理和解决）的工作。承办是收文办理工作的重要环节，是检验拟办意见是否正确的唯一途径。
8、催办，指文件人员或有关部门对承办的文件进行检查催促的工作。催办防止了文件的积压和延误，加快文件的运转和处理，提示办文的质量和效率。一旦催办有结果，文书工作者要针对该文件注明办理的结果，并向交办的领导或有关部门恢复办理情况，即“办复”。
三、文件的整理
文书整理归档是指将处理完毕的，具有一定查考价值、应作为档案保存的文件材料，按照他们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。
文件整理的原则有五项：
1、以反映本机关工作的文件为主进行整理。其意义有三：能保证文件材料的齐全，能全面反映本机关的主要工作情况，避免被整理文件大量重复。
2、保持文件之间的有机联系进行整理。文件在工作中形成的联系是自然的历史的，不是人为可以捏合或是改变的，保持这一有机联系，才能展现机关工作或活动的背景环境，才能够全面地反映机关的工作或活动，文书才能更具有查考利用的价值。
3、保证文件的齐全完整进行整理。正如上一点所说的，文件的齐全完整同样有利于客观反映机关活动的真实历史原貌，才能使整理后的文件成为真实的历史记录，这样的文件才有查考的价值。
4、根据文件自身的特征进行整理。文件的特征包括作者特征、通讯者特征、内容特征、时间特征等。按文件自身特征进行整理便于文件的查找和利用。
5、照顾文件的保存价值进行整理。虽然文书工作者面对的文件都是历史记录，但它们的作用是不同的。这需要在进行文件的整理工作时根据文件作用的不同，将其区分开来以便在保存和利用过程中更好地对其进行管理。
文件整理的步骤和方法七项：
1、装订，对需要整理的文件按件进行装订。它要求文书工作者按照规定的顺序装订，根据文件的薄厚程度采取不同的装订方式，此外文书部门应把这项工作作为一项经常性的工作来做，而不要等到年底在集中来做。
2、分类，即文书部门对新的一年将要形成的文件类别事先拟定的整理计划。分类由类、号和目构成，这也是分类方案制定的依据。分类是解决文件零散状态与保管、利用文书要求其系统化的矛盾，使得文件由无序状态转化有序状态，才便于保管和利用。
3、平时归档，是指文书人员根据分类的方案，将办理完毕的文件，按有关条目随时归档入事先准备好的文件盒中的工作。这要求文书人员一方面要做好平常的文件收集工作，另一方面要坚持归档制度，包括清理制度和检查制度。平时的归档，有利于维护文件的完整，它有两方面的含义：一方面，从数量上看，能够保证文件的齐全，不使应该集中保存的文件残缺短少；另一方面，从质量上看，维护了文件间的有机联系，减少人为的割裂分散或是零乱堆砌。
4、排列，文书人员将条目内的文件按一定的标准从头到尾排好顺序。排列按不同的标准课分为按时间先后顺序排列，按姓氏笔画排列，按问题—时间排列，按地区—时间排列，按作者—时间排列，按通讯者—时间排列，按问题—作者—时间排列或作者—问题—时间排。排列便于不同利用对象的利用。
5、编号，对排列好的文件进行逐件编号，目的是将文件的位置固定下来。另外，也是为了解决不断增加的大量文件与利用者对文件信息特定需要之间的矛盾。
6、编目，就是根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。编目是为了是文件更加便于查找。
7、装盒，将已经整理好的文件按室编号的顺序装进档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表的工作。归整文书，进行装盒以便保管和利用，同时将归整装盒的文件向档案部门进行移交，即归档。
通过以上分析，笔者认为文书工作的作用所先从它在机关工作中所处的位置来看，它是机关工作中一项不可缺少的重要日常性工作，对推动机关工作，提高工作效率和质量具有重要作用；其次，从文书工作在整个国家工作中所处的地位来看，建立健全一套统一的科学的文书工作制度，才能有助于使全部国家机构上下通达，左右联系，互相协调，运转自如，政令畅通；最后，从文书工作和档案工作的关系来看，文书是档案的前身，档案时文书的最终归宿，档案是由文书转化而来的，因此，从一定意义上说，文书工作不仅直接影响到文件的质量，同时也必然影响到档案的质量。
文书工作的重要性要求文书人员应提高自己的综合素质，掌握文书工作所需知 识，树立文书工作的意识，重视做好文书工作。
