爱华网外贸部工作流程分析
外贸业务部主要业务工作流程
一.前期的准备工作
1. 网站建设方面
外贸业务的展开必须依托网站，通过一个公司的中英文的网站，来展示一个公司的经营实力，国际贸易不像国内贸易，做国内贸易主要是做业务，买卖双方可以当面接触，可以进行实地考察，而做国际贸易，买卖双方能见到的几率很小，双方只有借助网络平台进行在线商谈具体的商品细节，所以要想做好国际贸易，实现公司发展，必须尽快建立完善的公司网络平台，以早日实现公司目标。
2.发布产品
现在说的发布产品信息，是在网站完善之后，通过各大国际网站，来宣传本公司的网站，以便跟多的客户点击我们网站，扩大公司网站的影响力，以带动进口方的与我公司合作的意图，方便国外客户找到我们。现在我们通常用的发布产品的网站有：中国商品网、Made-in-China、Ecplaza、Tradekey、EC21等国际网站上发布本公司的一些产品信息及联系方式。其中这些网站有些是收费的网站、有些是免费的网站，现阶段我们可以使用免费的网站进行前期的宣传工作，等到后期公司外贸部门发展到一定程度可以进行有偿的网络注册宣传等。我们也可以进行注册国内网站进行宣传，现在的主要目的是进行公司网站的推广工作，扩大公司的影响力。
二.业务联系工作
1.外贸部业务员每天的工作任务
①登入联系方式
业务员进入公司上班后，首先要进入公司的网站，打开以公司名义注册的MSN、雅虎通、QQ等联系方式，查看留言，查看在线联系人，查看有没有在线询盘的客户等工作。
②登入邮箱
登入邮箱，处理客户的邮件，在登入邮箱时要查看邮箱留言、邮件、各种询盘等等。这些要进行邮件的筛选，分析岀重要回复的邮件，次要回复的邮件等。在处理邮件的过程中，要给客户回复邮件，对以前发送的邮件再进行跟踪客户等。
③发送联系邮件
在处理完客户询盘邮件以后，要进行发布联系邮件，在已有的客户联系资料中，根据目前市场需求量的大小选择国外客户进行发布联系邮件。
④处理退回邮件
在发布的联系邮件过程中，会有部分邮件可能由于邮箱错误、网络等方面的原因出现退回的邮件，这时要根据邮件退回的信息处理退回的邮件，最主要的是查处退回的原因，以便下次能发出成功。
⑤在线询盘的处理
对有些在线询盘的客户，要根据目前的市场行情，给客户在线进行报价，双方在线进行价格的磋商，主要有询盘-发盘-还盘-接受等，在客户接受价格之后，尽快要客户下订单，以便我方做合同，以最快的时间把合同传给客户确认，等客户把确认的合同传回来之后，要执行合同。
三．合同签订以后的工作
1.签订合同和合同签订之后的工作
客户确认订单之后，做合同，传给客户确认合同，双方确认合同之后，卖方要进行组织货源，买方要根据双方确认的付款方式（信用证方式：卖方要催促买方尽快开立信用证；T/T方式：要有30%的预付款，要催促买方尽快把预付款回到卖方）。
2.组织货源（备货）及包装
在销售合同和买方签好之后，就需要我们尽快组织货源，我们以和买方确定好的价格在国内寻找质量稳定、价格合理的供货方。我们要在合同规定的时间把货物按照合同的规格生产完，在加工生产货物的同时，我们需要及时和工厂进行沟通，以确保货物的质量。要按照合同的规定包装，合同规定有什么样的包装，在工厂生产加工过程就要严格要求用什么样的包装，以确保包装和合同规定的相一直。
3.检验检疫
在货物生产加工完成之后，我们需要按合同上的要求对货物进行检验检疫。如果合同要求CIQ商检，我们需要和商检局进行沟通，及时安排对货物进行检验检疫，尽快取得商检局核发的《岀境货物通关单》；如果合同规定是做SGS商检，我们要安排货代及时和SGS商检机构取得联系，有SGS商检工作人员做检验，并出具《SGS商检证书》。
应注意在给工厂下订单时要说明商检要求.提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要通知工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
商检证书是经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的，是各种进出口商品检验证书、鉴定证书和其他证明书的统称。是对外贸易有关各方履行契约义务、处理索赔争、议和仲裁、诉讼举证，具有法律依据的有效证件，同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明。
4.安排货代负责出口相关事宜（租船订仓和配载）
在货物组织完之后，我们需要及时和货代进行沟通，安排商检和报关事宜，还要确定船期，和货代确定好货物装船的时间、地点等。以便在合同规定的时间内，将货物安全的运到目的港。按合同的要求是在产地做商检和报关还是在港口做商检和报关。
①.如果跟客户签订的合同是FOBCHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPINGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
②.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给买方客户。开船前两周书面定仓。
③.如果货物不够一个柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。
④.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
⑤.查看船期表，填写出口货物托运单。即可向货运代理办理委托订舱手续。
⑥货运代理根据货主的具体要求按航线分类整理后，及时向船公司或其代理订舱。当船公司或其代理签出装货单，定舱工作即告完成，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经缔结.
5.投保
货物订妥舱位后，属卖方保险的，即可办理货物运输险的投保手续。在履行CIF出口合同时，卖方在装船之前，应按照买卖合同或信用证的规定及时办理投保手续。出口商品的投保一般都是逐笔办理的，在投保时，应将货物名称、保额、运输路线、投保险别等一一列明。保险公司接受投保后，即签发保险单或保险凭证。
通常双方在签定《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别，分为基本险别和附加险别两类：
（1）基本险别有平安险（Free from Paricular Average-F.P.A）、水渍险(With Average orWith Particular Average-W.A or W.P.A)和一切险（All Risk-A.R.）三种。
（2）附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。
6.报验换单
在货物运到港口后，向港口商检局申请换《出境货物通关单》，这需要凭产地商检局签发的商检换证凭单/条到港口商检局换证。
7.报关
货物集中港区后，发货单位必须向海关办理申报出口手续。由发货单位专业持有报关证人员备妥出口货物报关单，连同装货单、发票、装箱单（或磅码单）、商检证、出口结汇核销单、出口货物合同副本及有关单证向海关申报出口，经海关官员检查单证和货物，确认单货相符和手续齐备后，即在装货单上加盖放行章。经海关查验放行的出口货物，方能开始装船。这阶段到海关办理手续有四个环节：申报、查验、征税、放行。
一般在拖柜同时就将报关所需资料交给合作报关行，委托做商检通关换单及出口报关。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。也可以在取得商检局核发的《出境货物通关单》以后，安排货代公司进行出口报关工作。货代公司在取的《出口货物报关单》后要及时寄送到我公司，以便我们公司整合完善全部单据向银行进行交单议付。
8.交接装船
在货物到达港口后，应该直接交接给货代公司，有货代公司按照事先确定的时间装船。在海关放行后，发货单位凭海关加盖放行章的装货单与港务部门和理货人员联系，查看现场货物并做好装船准备，在装船过程中，出口方委托的货运代理应有人在现场监装，随时掌握装船进度并处理临时发生的问题。
9. 发装运通知
对合同规定需在装船时发出装船通知的，应及时发出，特别是由买方自办保险的。如因卖方延迟或没有发出装船通知的，致使买方不能及时或没有投保而造成的损失的，卖方应承担责任。货物装船后，出口方应及时地向国外方发出“装运通知”及相关证明，以便对方准备付款、赎单、办理进口报关和接货手续。
装运通知：一般是要求在开船后几天之内,通知客户发货的细节,装船通知的内容一般有：订单号或合同号、信用证号、数量、总值、唛头、包装件数、目的港代理人、船名、航次、预计开航日和预定到达日等。
10. 支付运费
船公司为正确核收运费，在出口货物集中港区仓库或库场后申请商检机构对其衡量。凡需预付运费的出口货物，船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单。如属到付运费货物，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收取。
11. 收取海运提单
即获得运输文件：
①.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
②.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。
③及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据，将大副签发的收货单交原发货单位，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。
12. 制单结汇
交单指出口人（信用证的受益人）在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据。这些单据经银行确认无误后，根据信用证规定的付汇条件，由银行办理出口结汇。
货物装运后，进出口公司即应按照信用证的规定缮制和备妥各种单据，包括汇票、出口发票、运输单据和保险单以及其它合同或信用证规定的所需结汇单证单据。在信用证规定的交单有效期内，将各种单据和必要的凭证送交指定的银行办理要求付款、承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。
13. 业务登记：
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
14. 文件存档：
所有的文件包括P/O、商业发票、装箱单、保险单、L/C、提单和议付文件必须留存一整套以备查用。
四.工作中需要注意的问题
1.与国内的供货商签订的购货合同问题
在与国内的供货商就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商洽谈，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。
在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。
2.付款方式问题
国际比较常用的国际付款方式有三种，即汇付付款方式、托收付款方式和信用证付款方式。
①.如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。T/T付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。这种贸易方式，是一般的贸易商首选的付款方式，卖方应争取使用这种付款方式。
②.如果是放帐(给买方一定的付款期限)的客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经理确认。此种付款方式不赞成使用，对卖方不是和有利，如果是长久的贸易伙伴可以考虑实行。
③.如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员应该仔细审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改证。
3.出口结汇时应注意的问题
我国出口结汇的办法有3种：收妥结汇、押汇和定期结汇。
①采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
②采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给国外买方付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给国外买方。
③如果T/T收汇的，要求收全款才能做装箱的，要等收款后再安排装箱。拿到提单后可立即寄正本提单给国外客户。
4.使用提单应注意的问题
船公司装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据，将大副签发的收货单交原发货单位，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。
①.提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、出口商结汇所用单据。
②.所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。出口商留二份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。
③.进行海运货物时，进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。（须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商）。
