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1. 目的
为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。
2. 范围
本规定适用于集团各公司会议室管理。
3. 职责
3.1 人力资源及行政部负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。
3.2 人力资源及行政部负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。
4. 内容
4.1会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工
作需提前登记，由行政部负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如特殊情况需
借他人使用，需通过申请经行政部同意方可。
4.2各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备行政部，会议室使用遵
循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由行政部协调安排后，方可在公
司前台处领取钥匙，并使用会议室。
4.3各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。
4.4各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议
室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部
门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。
4.5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因
需要借用，必须征得行政部同意后方可动用，事后归还原处。
4.6凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，行政部协助提供会议用品（包括茶叶、水
果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责，行政部协助指导
使用。若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前
申报，经行政部同意后，方可进行。
4.8行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安
排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯，饮用
水，会后及时打扫清理。
4.9会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等
设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处，并
由行政部人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
4.10行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。
