公司里,如何得心应手发邮件!来自天涯论坛 天涯论坛 娱乐八卦

步入职场后,发邮件是家常便饭的事情,有必要搞清楚商务的邮件到底怎么发,天涯上看来的,转来大家一起学习!5 t. u; y, K: s& E/ q

不得不说起外企的邮件制度。几个要点:

一、书面胜于口头。你做过什么,要去做什么,需要别人做什么,写邮件发出去,以后起争执了就是证据,年终盘点也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral(书面强于口头)。长此以往,极度锻炼商务英语。7 `. n9 g1 b" b' W, Q0 X* z

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二、搞清楚TO,CC,BCC,FW。

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To,收件人,也就是要主要阅读这邮件的人放去TO;

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CC,相关人等,需要了解信息,你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的,或者这件事你需要领导支持的,一定要去CC,不然你做了很多事情,领导不知道,你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系,别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子^_^

BCC,加密抄送人,放你的下属。举例来说,你需要别的部门做一件事,你要写邮件给这个部门的经理,为了得到老板支持,你又必须抄送你的老板,但这件事最终执行的怎么样,你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏,想想看,下属和领导放一起多么的不恰当,这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句,下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。7 E0 [; i6 u! j# c

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多说一句,永远别高估你下属的智慧,所以该做什么,什么时候要做好一定要交待清楚,别指望下属能在几件事情之中清楚的知道要先做哪件;还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做,一定要分清楚谁做什么,别指望下属能自我协调,否则很可能“三个和尚没水吃”。

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FW,身为一个领导,用的最多的就是转发。每天很多事情,分轻重缓急,很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX, pls. follow.(请处理) 简单明了。

有些事情你无法决定,或者说超出你的权限,也需要转发给领导,请求领导批示。还有一些不是需要批示,只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写的原文转发,而是仅仅写个FYI(for your information),领导不是你的下属,FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。4 T5 X( ; v- c3 b6 k% |6 y2 Q

三、关于回复(Re)* f4 U) g; [8 h8 [0 }8 T, J

礼貌上讲,邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置,并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。1 }& s* [$ `1 j8 a6 . x

四、关于已读回执

为什么要求对方给已读回执,通常两个功能:一、很重要的邮件,需要知道对方是否读过,这个很重要,是内容重要而不是时间紧迫,因为如果是需要在限定的时间内读,就需要用邮件的优先级功能了。二、是个人目的看收件人究竟打开过没有。

我用过好几个邮件系统,Outlook,Lotus……这个的设置并不一样,我不是IT,可能不够专业,但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的,且没有任何记录可查(在已发送邮件里面是不会出现的),但也有的系统是询问后根据你的选择发送的,已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送,那么你可以实现功能一及二;如果是后者,那么很抱歉,你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。

最近的实践表明,即使是自动发送已读回执,如果收件人刻意避免,还是可以操作的,在preview状态下看完邮件,根本就不需要打开,只要不双击打开,就不会自动发送已读回执。0 : O* T* B/ X

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或者这个功能也只是防君子不防小人^_^/ V+ ]" [+ e( D

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五、关于优先级. }. f7 }9 b- i# W

我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人,加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视,但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救,发这种邮件是无济于是的。所谓重要,需要发件人很好的判断。* F2 ~6 r, ^7 D0 R# p& g6 c& T

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六、关于群发

企业邮件系统的好处就是每个staff都赫然在录,不需要像私人的address book,要自己维护,所以群发起来特别顺手。可是,不是任何事情都需要群发,你可能觉得收件人可以自己选择是否删除,而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的,并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。

一般来说,我们可以接受的群发事由不过是:HR的通知,Admin的通知,某重要人物的离职,来自GM office的公文……/ T+ t, s# p: O0 |6 p( Y

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我们最厌恶的群发是:某人休假通知,改手机号码通知,say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣,难听点的说就是不要把自己看得太重要。. X% M7 d3 U* ^( F1 d8 f2 u

七、关于自动回复

这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复,而是特别指Out of Office的自动回复。这其实是个很好的功能,我不赞成每封邮件都自动设置回复,但是一旦休假了,谁take care你的工作,你几时回来,urgent case如何联络你,放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了,而不需要你事先群发每个人你的休假决定。

八、关于签名档

专业一点的公司都会要求统一的签名档,你的名字、职位、电话、传真、邮件,可能还有公司的Logo或者网址。1 x; M0 ^2 ds" a9 P9 d3 w

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你改了电话,只需要改签名档就可以了,经常找你的那几个人,你可以单独发邮件甚至短信通知,而绝对没必要群发。; m) I& S8 H1 ?0 |

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每个公司一般都有内部的通讯录,经常的会翻新一下,你记住通知负责的人翻新就可以了。

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这里顺便再讲一讲和领导写邮件的要点不外乎几种:

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一、汇报工作。

总结自己干了些什么,做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能划等号,而很遗憾的现状是――评价一个人的performance取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领,如果你一定要把自己做的事情事无巨细,请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。% @5 c" u9 [: ]& ?# V) @4 S. D7 u

二、请求批示。

写清楚什么事,如果领导完全不知道的事,还需要补充背景资料,切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析,要知道领导不会比你苯,至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧,汇报了一个问题,然后委婉的说自己的看法,最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager,只会反映问题的不过是staff而已。6 u6 u: A0 l! ]+ uw* J

当然前因后果实在太复杂的话,还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟,电话或者face to face会是更经济的选择。曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事,洋洋洒洒每次前因后果一大堆,十分钟都看不完。她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。

三、转发资料

可能你做了什么报告,领导忽然需要调用,你发过去,最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点,还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。0 Y/ o' x+ x$ U2 n8 y

再次强调主题的重要性,我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题,因为我所有文件都存档的,以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大,没有一个正确的主题是很不职业的。幸好现在Lotus有Edit功能了,总算可以把空白的主题自己改正。

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所谓细节决定成败,这些都是细节,却也可以是一个人良好的职业习惯。

  

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