爱华网注册电子邮箱的探讨
石家庄铁路职业技术学院韦志国
注：本文发表于《办公自动化》杂志2011年第2期
摘要：用户注册电子邮箱应当注意以下几个方面：选择适当的服务商，根据自己的需要确定收费方式，构思严肃合适的用户名，设置安全可靠的密码。
关键词：电子邮箱电子邮箱用户注册电子邮箱互联网网络办公
电子邮箱已经成为最广泛的互联网服务应用之一，中国互联网信息中心2010年7月发布的《第26次中国互联网络发展状况统计报告》显示，在排名前十位的网络应用中，电子邮件居第6位，使用率达到56.5%1。不论是普通人还是办公白领，几乎每一个网络用户都拥有一个电子邮箱。即便如此，每天还是有大量的用户源源不断地注册。
不少网络用户认为，注册邮箱不过就是在线填写表格，既枯燥又繁琐，因此往往随意来申请用户名，设定自己熟悉的密码。看似简单枯燥的申请过程，其实大有学问，如果不认真对待，在不经意间就会对以后的使用造成潜在的不利影响。那么，申请电子邮箱都需要注意哪些问题呢？
一、走好第一步：选择适当的服务商
使用电子邮件的第一步是什么呢？这是一个很容易被人忽视的问题，似乎注册和使用电子邮箱是一件自然而然的事情，不用追问那么多问题。但就是这个看似无足轻重的问题，却决定着用户的使用体验。解答这个问题之前，让我们先回忆一下传统信件的收发流程。
发信人将写好的信件放入自己家的信报箱，由邮递员从个人信箱中取走信件交给当地邮局，邮局通过邮递渠道网络将收到的所有信件发到特定的用户信箱中。在这个过程中，有两个起到中转站作用的单元：第一个就是信箱，它连接个人与邮局；第二个是邮局，它连接信箱和其他邮局。可以将这两个单元理解成从属关系，信箱从属于邮局。在我国，提供全国信件投递服务的主要是中国邮政这家企业，我们的信件只能通过中国邮政来进行投递。
电子邮件的收发过程和传统的邮政网络非常相似。收发电子邮件需要有一个电子邮箱，电子邮箱从属于电子邮局。普通用户是没有能力在网络上设置电子邮箱的，只能向电子邮局去注册一个邮箱。在网络上运营电子邮局的企业并不是只有一家，而是比较多的，这一点和传统邮政网络不同，用户在注册邮箱时就可以自由选择电子邮局服务商。服务商的技术水平是参差不齐的，优秀的商家能够提供持久安全、稳定的电子邮件服务。所以，用户要想使用电子邮件，第一步就是选择理想的服务商。
选择服务商的标准主要有这样几条：能够提供的邮箱容量，安全性与稳定性，收发邮件的速度。
邮箱容量就是邮箱空间的大小，容量越大，存放的邮件就越多。在电子邮箱兴起的早期，邮箱容量十分有限，只有区区几十兆。近几年，邮箱普遍扩容，主流服务商都能提供2G的邮箱，这种容量的邮箱对于普通用户而言绰绰有余。
安全性与稳定性是衡量邮箱最重要的标准之一。电子邮箱服务器全天候与网络互连，每时每刻都面临着网络攻击和破坏的威胁。如果服务器出现了哪怕非常微小的安全问题，那么对用户邮件信息的影响就可能是致命的。另外，用户的邮箱可能会经常遭到垃圾邮件，甚至携带病毒的邮件的骚扰，服务商要能够准确及时地检测出这些垃圾邮件，将其屏蔽过滤掉，防止对用户邮箱造成干扰。
电子邮箱的收发速度体现了电子邮局的工作效率，速度越快，就相当于有一群勤快的投递员在为用户服务。从用户角度来说，决定收发速度的因素主要是用户自己的接入带宽；从服务商角度而言，决定收发速度的主要是邮件服务器的带宽和处理能力。所以，在用户带宽确定的情况下，服务器的性能和带宽就对邮件收发速度产生决定作用了。用户在收发单封邮件时，对速度要求并不高，但是如果要收发的邮件比较多，或者带有比较大的附件，那就不能不认真考察邮箱的速度了。比较大型的服务商在速度方面要比中小型服务商有优势，所以在注册邮箱时应当尽量选择像网易、雅虎这样的大型专业品牌邮箱。
除了以上几条标准外，电子邮局服务器的所处地域也应当有所考虑。如果主要与国内的联系人通过电子邮件联络，那么国内的服务商（如网易、新浪、搜狐）就能满足需要；如果要经常和国外联系，那么应当选择国外服务商（如Gmail邮箱、Hotmail邮箱等），这是因为由于国际网络环境某些因素的影响，国内邮箱与境外服务器通信时可能会出现不稳定的现象。
二、免费or收费：各取所需确定收费方式
在普通用户眼中，电子邮箱就是两类：免费邮箱和收费邮箱。在注册邮箱时，绝大多数人都是直奔免费而去。这其实无可厚非，但如果也能对收费邮箱详细了解一下，或许会有一些用户改变主意。
免费邮箱，顾名思义，用户无需向服务商缴纳任何费用就能使用，而且往往是终身免费，具有非常大的诱惑力。大多数服务商能够提供免费邮箱服务，包括了邮箱的基本功能，可以满足用户的一般需求。但是用户在享受免费服务的同时，也会“享受”一些不便。例如，服务商并不承诺免费邮箱的绝对安全，某些极端情况下可能会丢失用户的邮件数据。再如，免费邮箱对于广告邮件或垃圾邮件的过滤存在不足，甚至有些服务商主动向用户免费邮箱中发送一些广告，或者将广告内容植入到邮件之中，这都会不同程度地对用户造成干扰。用户如果对安全性没有特殊要求，也对垃圾邮件、广告信息不是特别敏感在意，那么免费邮箱就是最佳选择。
收费邮箱当然是需要用户定期缴纳使用费用的。在免费邮箱的“压迫”下，收费邮箱提供的功能当然物有所值。收费邮箱的第一个优势是安全稳定性有保障，甚至有的服务商承诺永远不会丢失用户邮件，也不会被黑客破解盗取数据。它的第二个优势是能够提供更加强大的信箱服务功能，例如附件可以比免费邮箱大许多，还可以向更多的联系人群发邮件，对邮件的内容进行加密，更严格的反垃圾邮件和病毒过滤等。除此之外，收费邮箱还有一个能够显露于外的特征，那就是可以在邮箱地址@符号后面的域名中添加VIP字样，给用户和联络人带来安全可靠、严谨庄重的印象，也有助于专业形象的塑造。
免费邮箱和收费邮箱各有短长，用户如何取舍就看自己的意愿和需要了。
三、名正言顺：构思心仪的用户名
名不正，言不顺。可见名称的重要性。电子邮箱地址格式为“登录名@主机名.域名”，其中@符号后面的主机名和域名是由服务商决定的，@符号前面的登录名也就是用户名，是由用户在申请的时候确定的。不论对于个人还是单位，电子邮箱都是一张名片。好的用户名不仅能让联系人很容易就能记住，而且还有助于树立和强化自己的品牌形象。因此，在注册电子邮箱的时候千万不能随意填入用户名，而是一定要认真构思，打造自己的第二张名片。
注册邮箱用户名称总的原则是具有意义而且易于辨识和记忆，如果能让对方不凭借纸笔就能记住邮箱地址，那么就是好名字。具体而言，应当注意以下几个方面：
首先，特定含义的英文单词或汉语拼音作为用户名的首选。英文单词和汉语拼音都具有含义，容易被他人记忆和识别，是最理想的邮箱用户名称。当发现某个单词或拼音还没有被注册时，应当进行抢注。所选择的单词不要太长，词义能够被大多数接受过中等教育的人理解。汉语拼音一般是全拼，例如个人姓名的全拼，也要注意不可太长。
如果发现自己心仪的名称已经被注册了，那么不妨在原来的基础上增加所在地域的声母，例如zhangsanbj。也可以在拼音或单词的后面添加年份、电话区号等，例如zhangsan2010，zhangsan020。
在使用英文字符注册用户名时一定要避免使用无意义的字符或同一字符多次重复，如abcdefg、aaabbb、zhangsan888888。无意义的字符串很难被辨识和记忆，同一字符多次重复会让人眼花缭乱，难以准确输入邮箱地址。也有一些用户将本单位英语名称的缩写或汉语名称的首字母作为邮箱名称，这种命名方式虽然在创建者看来具有了特定含义，但是在实际应用时，他人面对这样的一串字母几乎不可能将其复原为某个特定的名称，势必削弱效果。
其次，邮箱名称的字符应当避免使用容易产生混淆的字母和数字。一些字母或数字的外形接近，不仔细辨认就会容易混淆，例如阿拉伯数字1和英文小写字母l、阿拉伯数字0和英文字母O（o）、阿拉伯数字2和英文字母Z（z）、下划线和短横线。这些容易混淆的字母和数字符号出现在平面印刷物（例如名片）上，使用者往往不能正确辨识，在输入邮箱地址的时候带来极大不便，会使电子邮件不能正确投递。
第三，谨慎使用纯数字作为用户名。纯数字的意义往往难以把握，加之位数较多，比较难记忆和识别，QQ用户和手机邮箱用户要特别留意这一点。
腾讯公司的QQ软件在我国即时通讯软件市场占据着压倒性的优势，QQ用户往往采用腾讯公司的电子邮箱服务，邮箱用户名默认为QQ号码，不利于同非QQ用户交流。QQ号码是一组无意义的随机阿拉伯数字，而且位数比较多，一般情况下很难被他人准确记忆。由于QQ软件的应用主要侧重于休闲化的即时通讯和在线娱乐，在一定程度上影响了该软件使用者的职业形象，因此不提倡办公用户向联络人提供QQ邮箱。
由于移动通信技术的飞速发展，许多移动运营商向手机用户提供了手机信箱服务，用户的手机号码即可作为邮箱用户名。这种方式将手机用户捆绑到了电子邮箱服务中，给用户带来了一些便利，但是也存在着不可忽视的缺陷，那就是用户名称为11位手机号码，不利于计算机网络用户记忆和识别电子邮箱。
第四，将个人电子邮箱和办公电子邮箱区分开。个人邮箱的名称往往具有个性化色彩，甚至某些用户会采用偏离主流价值观和审美观的名称。如果将这样的个人邮箱作为办公邮箱来使用，不仅会显得不够严肃、庄重，而且容易在私人邮件和公务邮件之间产生混乱。因此，办公用户应当为了开展工作申请专用的办公邮箱，公务邮件往来均通过该邮箱操作，不仅会提高工作效率，更有助于形成职业化的工作习惯。
四、给邮箱加把安全锁：设置密码莫大意
密码是登陆邮箱时所凭借的一串字符口令，是保护电子邮箱安全的一道屏障，其重要性不言而喻。电子邮箱的密码如果遭到破解，信息外泄，可能会造成无法估量的损失。因此用户必须加强对邮箱密码的管理。对邮箱密码的管理主要包括两个方面，一是设立安全程度高的密码，二是设置密码保护问题。
设立密码应遵守的基本原则是密码应当不包含任何意义，这是保障密码安全的前提。许多用户为了能够牢固记忆密码，于是就根据某种意义去设计密码。身份证号码、车牌号码、电话号码、个人生日、姓名拼音（全拼或简拼）、单位名称拼音就被许多用户用来当做密码。甚至还有的用户将123456、666666、888888等数字串作为密码。必须提醒用户的是，这些密码都具有一定的意义，别有用心的人通过猜测这种最原始的方式就可以将其破解。给密码赋予一定意义的做法无可厚非，但也留下了安全隐患。因此，电子邮箱密码设立应当“去意义化”，也就是构成密码的字母、数字并不包含某种特定的意义。设立无意义或无规律的密码肯定会带来记忆困难，不少人对此有畏难情绪。其实，对于用户来说，相对于密码被破解而造成的损失，记忆密码的困难显然是微不足道的。
现代社会要求设置密码的场合比较多，除了邮箱密码外，常见的还有银行账户密码、手机密码、网络空间密码、电脑系统密码、电子文档密码等。这些密码切忌相同，应当各有差异。多个密码之间应当做到没有内在联系，不能按照某种规则去设置多个密码。如果多个密码之间体现出了某种规律，那么当一个密码被破解，也就意味着所有的密码都被破解了。
密码应当达到一定的强度。密码的强度也就是密码的复杂程度，首先体现为密码的长度，也就是构成密码的字符的位数或数量。一般来说，密码的位数越多，破解的难度就越大。增大强度的另一个办法是在密码中混合大写和小写英文字符、字母与数字。通常情况下，密码越长、字符种类越多，密码的强度也就越大，但是相应地记忆难度也就越大。因此对于普通用户而言，密码的位数设置为6～8位的字母数字即可。
密码应当定期更换。密码总是没有变化也是一个常见的安全隐患，这是因为，某些情况下，窃密者破解了用户密码入侵邮箱后，为了长期窥探，并不会修改密码，因此用户很难察觉自己的邮箱已经被破解。为了避免这种情况出现，邮箱用户应当定期更换密码，一旦发生密码泄露也能将损失降低到最小的程度。密码更换的周期不能过长或过短，一般可以每3个月变更一次。
下面再谈谈设置密码保护问题。申请邮箱输入密码后，往往还要求新用户为密码设置保护问题。密码保护问题就像是一个“暗号”，用户在申请邮箱的时候，可以在服务商列出一系列问题中选择一个问题并设置自己的答案，这个答案他人获知的可能性极小。如果一旦密码遗忘或被他人篡改，用户可以凭借当初设置的密码保护问题找回当前有效的密码。因此，密码保护问题相当于为密码又设置了一道保护伞，对于保障用户密码安全具有重要意义。
许多用户在注册电子邮箱时，往往忽略对密码保护问题的设置，也就失去了找回密码的便利。设置密码保护问题并不需要花费很长的时间，在此强烈建议新用户珍惜它所带来的密码“复活”机会。
参考文献与注释
1.中国互联网信息中心网站http://research.cnnic.cn/
