常用沟通工具的比较 工具式沟通
标签: 杂谈
分类: 一华论述
沟通的重要性不用多说了,相信大家每个人都有深刻体会。在这里我们讨论一下几种常用的沟通工具的特点,对它们做个对比分析,希望能对大家的工作和生活有所帮助。
随着信息技术的不断发展,在沟通工具上我们可能的选择是越来越多。除了传统的面谈和电话沟通之外,我们还可以使用即时通信软件(IM)、Email、手机短信等方式进行沟通。除此之外,还有网上论坛、网站、个人博客、以及已经没落的书信等方式。本文只针对公司内部成员之间的相互沟通问题,对面谈、电话、IM软件、Email、手机短信这五种主要通信方式进行比较分析。希望通过本文的讨论,我们能够达到如下目的:
?了解不同沟通工具的特点;
?了解在不同的场合下应该选用什么样的沟通工具;
?了解不同工具对沟通过程的潜在影响,从而对不良影响可以有针对性的消除;
本文主要从如下四个方面讨论的各种沟通工具的特性,
?沟通效率:指单位时间内传递的信息量。
?沟通错误率:指信息传递过程中的错误率,即一方想表达的意思不能被另一方正确理解。
?沟通的干扰性:指沟通过程对沟通各方当前工作的干扰性影响。
?沟通成本:指沟通各方需要为沟通过程支付的资金成本。
沟通的三个层次
目前常用的沟通方式可以分为三个层次:面谈沟通、语音沟通、文字沟通。据大量媒体报道,人们沟通时,文字部分传达的信息量不到总量的10%,而语气语调中包含的信息量为30%,更大一部分信息量则在于双方的眼神、表情、肢体语言等。只有在面谈时双方才可以全方位的交流上述所有的信息,这使得双方可以最充分最高效率的理解对方的思想,根据对方的反馈可以及时纠正可能的理解错误,从而可以节省很多时间,减少很多可能的误解。
语音沟通(如电话等)虽然不能象面谈那样实现全方位的交流,但是它可以实现远程沟通以减少沟通成本,同时通话过程中还是可以交流语气、语调等情感信息,因此它是介于面谈沟通和文字沟通之间的一种比较好的折中。
文字沟通具有私密性好(对第三人不打扰)、沟通过程记录方便、可以对沟通内容做深入思考等优点。但是由于文字方式的沟通通道很窄,并不能有效的传达信息。除非双方已经对沟通相关的上下文信息达成高度一致,否则很容易产生误解。另外从沟通效率上来讲,文字沟通可以说是时间杀手,因此必须做有效的管理。
面谈沟通
面谈是效率最高的沟通方式。大多数的公司等组织宁愿支付大笔的差旅费和时间支出,也要举行定期或不定期的面对面会议。我们自己也经常有这样的体会,邮件讨论几天也搞不清楚的东西,电话里面十分钟就搞定了;电话里半个小时也说不清楚的东西,见面谈五分钟就搞定了。所以在条件允许的情况下,应该尽量采取这种方式进行沟通。
优点:沟通效率高;沟通错误率低。
缺点:成本高(出差费用等);会干扰对方的当前工作;沟通过程的记录比较困难。
适用场合:定期例会;重要事情的讨论;特定主题的脑力风暴等。
电话沟通(包括固话、手机)
做为语音通信的最主要手段,电话的发明极大改变了人类的沟通习惯。可以说它拉近了人和人之间的距离,同时也拉远了人和人之间的距离。近十年来中国的移动电话应用得到了迅速发展,使得电话沟通几乎可以无所不在。与面谈一样,电话也是一种同步的沟通方式,即要求双方都暂时中止其它的工作,同时参与到沟通过程中来,这会对双方的时间管理有一定影响。另外电话还会对办公室里的其它同事们产生一定干扰。
优点:沟通成本低;效率较高;错误率较小
缺点:会干扰对方的当前工作;沟通过程记录不方便。
适用场合:大多数一般性沟通场合
IM软件:
目前中国用户群最大的即时通信软件是MSN和QQ,其它的还包括Skype, Yahoo messanger, Google Talk等。除了允许文字方式的即时通信之外,这类软件通常还结合具有语音通信、视频通信、和文件传输的功能,很适合在计算机前的两人或多人沟通。
优点:沟通成本低;可以结合多种沟通方式;可以对文字内容进行完整记录。
缺点:会干扰对方的当前工作;单纯的文字方式耗费大量时间;只能用于计算机前的沟通。
适用场合:沟通各方都在计算机前且网络通畅。(注意:如果语音通话有问题,则建议用电话代替)
Email:
与上述各种方式不同,Email是一种异步的通信方式。接受方不需要和发送方同一时间参与沟通,因此Email不会对对方的时间安排造成太大打扰。这是Email通信的最大优点之一,因此它在一日千变的互联网中长期占据了重要的地位。我们应该养成随时检查邮件的习惯,或者最低限度是每天要至少检查一次邮件。
优点:不干扰对方;有时间对内容做深入的思考;有完整记录。
缺点:沟通效率低;即时性差。
适用场合:对即时性要求不高的场合;发布通知性的内容;需要对内容做深入思考的场合。
手机短信:
不知道是什么原因,短信被青少年朋友们大量使用。但是作为职业人士,我们应当尽量避免这种低效率而且极易引起误解的沟通方式。短信只能作为一种辅助性的沟通手段,在必要时用来发一些简短的通知性的信息。考虑到有时会有丢信息的情况,收到短信通知时应做个简短的回复。
缺点:沟通效率很低、沟通错误率高。
优点:私密性好、有时省钱(如漫游时)。
适用场合:发一些简短的通知性的信息。
总结
上述各种沟通方式比较如下表:
沟通工具
通道
优点
缺点
适用场合
面谈
多通道
沟通效率高;沟通错误率低
成本高;会干扰对方的当前工作;沟通过程的记录比较困难。
定期例会;重要事情的讨论;特定主题的脑力风暴等。
电话
语音
沟通成本低;效率较高;错误率较小
会干扰对方的当前工作;沟通过程记录不方便。
大多数一般性沟通场合
IM
语音,文字
沟通成本低;可以结合多种沟通方式;可以对文字内容进行完整记录。
会干扰对方的当前工作;单纯的文字方式耗费大量时间;只能用于计算机前的沟通。
沟通各方都在计算机前且网络通畅。(注意:如果语音通话有问题,则建议用电话代替)
文字
不打扰对方;有时间对内容做深入的思考;有完整记录。
沟通效率低;即时性差。
对即时性要求不高的场合;群发通知性的内容;需要对内容做深入思考的场合。
手机短信
文字
私密性好
沟通效率很低、沟通错误率高。
发一些简短的通知性的信息。
最后提一下对各种沟通方式的原则性建议,
1、如果在同一个办公环境中,应尽量采用面谈沟通;
2、一般情况下,应尽量采用语音方式沟通(包括电话和网络电话);
3、条件允许时,推荐采用MSN/QQ等进行语音通信,辅以文字交流以记录关键信息。
4、如下情况可以采用单纯的文字沟通,但是要注意做好时间管理:
?? 办公条件不允许语音沟通;
?? 进行简短的讨论或交换意见(比如双方已经就相关问题进行过有效沟通);
??发布通知性的内容;
??需要进行深入思考或文字整理的工作:比如写这篇文章;
??有一些需要记录的内容:如地址、帐号等。
Yihua
2006-2-13
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