爱华网财务管理制度
湖南慧展展柜设计制作有限公司
目录
一、总则
二、财务工作人员职责
三、财务流程及管理办法
四、资金管理
五、货款与货物管理
六、发票管理
七、附则
财务管理理念：
精确核算依法监督 合理控制 服务市场
财务管理目标：
投入最小化、产出最大化
财务部管理目标：
内抓管理，外树形象，塑最佳财务部
一、总 则
第一条：本财务管理大纲根据国家政策法规和财务准则、会计制度结合公司的实际情况制定。
第二条：公司坚持每月月底盘点与对账，必须保证账账相符，账实相符。
第三条：本大纲适用于湖南益辰科贸有限公司的财务管理。
第四条：公司设财务部，负责全公司的财务管理工作。
二、财务工作人员职责
第五条：财务主管工作职责
1.财务主管对财务老总负责，接受财务老总的领导；
2.遵照国家法令，税政法规全面管理财务工作和处理各项会计实务；
3.负责管理会计和出纳的日常财务工作，督促其完成本职工作;
4. 负责每月各项税金的测算工作；
5.审核会计凭证，负责编制财务报表与税务报表；
6.督促会计及时清理催收应收、应付、其他应收、其他应付等往来款项；
7.审核会计编制的银行存款余额调节表；
8.审核总账与明细帐的平衡关系，保证账账相符；
9.制定各项控制制度和预算制度，分析公司盈亏，预算执行情况，定期对公司财务情况进行财务分析并向总经办汇报；
10.汇总编制每周财务工作周报，每月月底前编制下月资金预测表。
11.负责财务部的内部管理，以及与各业务部门的协调；
12.按国税、地税的规定办理报税、纳税事宜，保管报税等资料；
13. 财务老总安排的其他工作；
第六条、会计的工作职责
1.会计对财务主管负责，接受财务主管的领导和指导；2.会计负责对出纳审核后的费用单据进行进行复审、记帐工作；
3.会计负责各种收款的复核与记账工作；
4.会计负责付款凭证的编制与记账工作；
5.会计负责公司内外账的总账和明细帐的登记；
6. 会计负责编制银行余额调节表；
7.会计负责公司增值税专用发票的领用、开具与抄报税工作；
8.会计负责所有个人借款的跟踪及清收工作；
9.会计负责全公司每月的费用分析工作；
10. 会计负责对全公司的固定资产和低值易耗品盘存、报废及清理工作；
11. 会计负责将已付货款金额及时在业务流程表中登记；
12. 负责收集、保管销售合同和采购合同。
13.会计负责制作每月已签销售合同和采购合同配比表、已开票的销售合同和采购合同配比表、未开票的销售合同和采购合同配比表、
14. 会计负责内帐凭证的装订和会计档案的管理工作；
15. 财务主管安排的其他工作；
第七条、出纳工作职责
1.出纳对财务主管负责，接受财务主管的领导和指导；
2.出纳负责管理公司现金及所有银行票据，保证库存现金与现金日记账完全一致，保证银行存款日记账与银行存款一致，对货币资金和应收票据的安全负责；
3.出纳负责根据手续完备的单据进行付款业务（对违反财务制度和本大纲规定的开支应坚决拒付，并及时向上级领导汇报）；
4.出纳负责审核现金付款凭证是否符合现金结算规定，对不是现金支出范围的一律不得以现金支付；
5.出纳负责及时取得银行进帐单，并交会计记帐；
6.出纳负责将当日收取的现金（货款）、银行支票、汇票于当天存入收入户银行；
7.出纳负责专职保管和使用保险柜钥匙，不得泄漏保险柜密码；
8.出纳负责保管财务专用章，对其安全和正确使用负责；
9.出纳负责每天的现金盘点工作，并保证帐实相符；
10. 出纳不得收取远期支票、不能坐支收入款项、不得编制任何收付凭证；
11.日常工作应严格按照国家颁布的《现金管理条例》、《票据法》等法规、文件和公司关于出纳工作的有关操作办法执行；
12. 出纳负责外帐会计凭证的装订；
13. 财务主管安排的其他工作；
三、财务流程及管理办法
第八条：财务与商务的衔接流程
1、商务部在每周五14：00前将截止当天已中标但尚未签订销售合同的客户名称、金额及流水号提供给财务部出纳。
2、商务部及时将签订好的销售合同.采购合同提供一份给财务部会计，同时对销售合同和采购合同进行编号。
3、申请付款时，商务部将付款申请单交财务部审核付款。
4、商务部于每月最后一天提供本月已签销售合同与采购合同配比表给财务部会计，以互相核对。
5、商务部于每月最后一天报下月资金收支计划给财务部会计。
第九条：支付货款流程
1.商务部根据业务需要提前两天向财务部提出付款请求，以便于财务部合理安排资金，申请付款时商务部需提供付款申请单
2、会计审核
3、总经理审批（如总经理当时不在公司，商务部需向总经理电话请示，获得同意后方可通知财务部付款，在总经理回到公司的第一时间内，商务部交付款申请单请总经理补签，再交财务部会计留存）
4、财务经理审批
5、出纳付款
第十条：借支流程及管理办法
一、 借支流程
1、经办人按要求填写借支单；
2、会计审核；
3、总经理审批；
4、财务经理审批；
5、出纳付款；
二. 借支管理办法
1.出差人员借款必须先到财务部领取借支单，填写借支原因、借支金额、还款或报销日期，报总经理批准方可借支。出差返回后两个工作日内办理报销手续，特殊情况经总经理批准，可在五个工作日内办理报销手续，但月末三天内发生的费用须在当月最后一天前报销完毕。报账后结欠部分金额或在规定时间内不办理报销手续的人员欠款，财务部门有权在当月工资中扣回。
2.其他临时借款，如业务费、周转金等，审批及报销程序同第十条第二款第1项。凡职工借款者，在原借款未还清前，且借款余额已超当月费用额度的，不得再借。
第十一条：费用报销流程及管理办法
一、费用报销流程
1.经办人取得相应发票，分类粘贴，并按要求填写报销单；
2. 会计审核；
3. 总经理审批；
4、财务老总审批；
5、出纳付款；
二、公司日常费用管理办法
（一）、差旅费
1、差旅费发票必须是合法的交通费票据（汽车票、火车硬座票或硬卧票、飞机票）、住宿发票，且发票一般不能连号。
2、报销差旅费必须填写差旅费报销单，写清楚出差事由、出差往返时间及相应的路途费。
3、订票费最高不得超过票面的20%，且不得超过20元/张。
4、普通职员出差，需要借支差旅费的，经总经理同意可以借支，出差回来后按规定报销。
5、总经理差旅费实报实销。
（二）、市内交通费
1、市内交通费：仅指公司员工在公司所在城市所发生的交通费（包括乘坐出租车、公交车、摩托车、及其他交通工具所发后的费用），除此之外，交通费用应属于差旅费。
2、本着节约的原则员工一般情况不允许乘坐出租车。
3、的士费的报销，发票必须和实际情况完全一致，发票号码如有连号而与实际情况不符者，一律不准报销。
（三）、邮资核算企业发生的邮寄费用，实报实销。
（四）、通讯费
1、通讯费指在经营活动中发生的电话费、手机费。
2 、电话费、手机费的发放对象由总经理核定。
3、具有报销手机费资格的人员，无特殊情况，24小时开机，且每月必须报销一次，月初五号之前报销上月通讯费，报销的票据必须是本人在公司备案且正在使用号码的票据。
4、座机费每月必须报销一次，报销凭证必须注明话费所属月份。
（五）、招待费
1、发生招待费前，需事先报总经理批准后方可发生，否则不予报销；如临时确需要发生的，必须以电话形式向总经理请示，同意后方可
发生，否则不予报销。
2、报待费报销时，必须写清楚招待事由、招待内容、招待对象、招待的具体时间，小额招待费（50元以下）不能取得相关发票的，报销时允许以其他发票代替，其他情况必须取得相应发票，不能取得的，要说明原因，否则不予报销。
3、公司招待费的报销额度为每月为30000元，超支金额由董事会讨论通过之后方可报销，财务部对超支部分作重点特别说明。
（六）、办公费
1、各部门定期上报部门办公用品采购计划，单价超出50元的办公用品采购计划需事先经总经理同意后方可采购。
2、办公用品的采购由办公室专人负责采购。
3、办公费报销必须附有商家盖章的办公用品清单。
4、采购回来的办公用品入库时须由另一人负责实物和清单的核对，核对一致时由核对人和采购员共同签字。
5、办公室按需要发放办公用品，作好登记与管理，建立办公用品台账。
（七）、房租费、水电费、空调费、物业管理费
1、房租费经总经理审核后方可开支。
2、水电费、空调费、物业管理费每月报销一次，须取得正规发票方可报销。
（八）、会务费
1、办公室制定会议各项费用的标准：如会议室的租金、器材租赁费等，报总经理审批，作为会议费用的报销参照标准。
2、办公室根据会议情况统一安排会务事项，遇特殊情况，预先向总经理报批，同意后方可执行。
3、实报实销。
（九）、车辆使用费
1、车辆使用费原则上只允行总经理报销，其他人员特殊情况发生车辆使用费的必须事先经总经理同意。
2、车辆使用费的报销额度为每月7000元，超支金额由董事会讨论通过之后方可报销，财务部对超支部分作重点特别说明。
（十）、运输费用
1、运输费必须分摊到各个合同，因此报销时必须写清楚对应的合同号，
货物起运地，货物目的地，商品名称。
2、运输费一般情况必须取得正规发票，特殊情况不能取得的须说明原因，运输费须报总经理同意方可报销，否则不予报销。
3、实报实销。
（十一）、投标管理费、投标资料费、中标服务费
1、以上费用需要分摊到各个合同，因此报销时必须写清楚发生的对象，是否中标，对应的合同号。
2、报销人必须取得正规发票方可报销，有些费用以银行存款支付当时不能取得发票的，相关业务人员必须负责发票的催收，保证在月底前收回发票。
3、实报实销。
（十二）工资和奖金
1、行政部每月3号之前上交上个月的考勤表至财务部出纳；
2、出纳根据考勤表及社保交纳明细，每月8号之前核算好上月工资，并填表；
3、总经理审批；
4、财务经理审批；
（十三）、业务费
1、业务费的支出由经办人填写付款申请单，并注明相应的合同单号；
2、会计审核；
3、总经理审批；
4、财务经理审批；
5、出纳付款；
6、业务费支出如发生在合同签订以后，单笔在50000元以内的按以上1.2.3.4.5条执行;单笔超过50000元的，经董事会同意后方可开支；
7、业务费支出如发生在合同签订之前，单笔在10000元以内的由总经理和财务老总协商后方可支付;单笔超过10000元的经董事会同意后方可开支。
（十四）、其他费用
本制度第（一）条至第（十三）条所列费用以外的均属其他费用。
（十五）、所有费用项目全面实行定额管理，总额控制。
四、资金管理
第十二条、 所有客户的货款必须全部直接打款到公司银行账户，严禁
坐支。
第十三条、所有供应商的货款必须全部直接打款至供应商的对公银行账号，付款的条件是采购合同和领导签字的付款申请单。
第十四条、禁止业务人员为客户和供应商分销货物和获取回扣，否则对责任人开除，情节严重的将追究其法律责任。
第十五条、公司取现，出纳需登记现金支取辅助账，以备查。辅助账的格式：
月份 | 提现 日期 | 支票 号码 | 金额 | 出纳 签字 | 会计 | 财务经理 |
五、货款与货物管理
第十六条、业务部负责客户货物的发放及货款的催收，保证每笔合同货物安全到达客户并及时收回货款，同时向客户索取货物签收回执，以保证货物的出库都有对应的客户签收。
第十七条、商务部负责供应商货物的跟踪和预付款的管理
第十八条、银行账户不准出借、出租。支票不得出押。由于工作过失发生支票透支而造成的损失由出纳赔偿并给予行政处分。
第十九条、每月必须与有往来的客户进行对账并取得对账单。
第二十条、公司每月必须对所属仓库里面存货进行盘点，对于盘点过程中发现盘盈、盘亏，应查明原因区别处理：对因帐务处理错误造成的盘盈、盘亏，应及时进行帐务调整；对于能够明确责任的盘亏，由具体的责任人赔偿；对于非上述原因造成的帐实不符，应及时将详细情况上报总经理；
六、发票管理
第二十－条、业务部门凭总经理签字的开票申请单到财务部申请开具增值税专用发票，开票申请单必须填写完整，如果是新增的客户，业务部门必须向财务部提供客户的相关开票资料，开票资料一定要完整、真实。
第二十二条、业务部领取增值税专用发票时，必须办理相关签字手续，发票寄给客户或直接送到客户处的，都应当向客户索取增值税专用发票签收回执。
第二十三条、商务部负责供应商采购发票和进口关税、增值税缴款书的
催收工作，如果当月销售发票已开，商务部必须保证相应的采购发票在当月最后一个工作日的下午四点半以前交财务签收，否则将追究相关人员责任。
第二十四条、财务部负责发票的认证和保管，并及时入账，除特殊情况外，当月取得的增值税专用发票在当月认证完毕。
七、附则
附1：公司银行印鉴私章由财务经理保管；
公司财务专用章、公司公章、公司合同专用章由总经理保管。
附2：采购合同和销售合同的签订必须取得加盖了双方单位原始印章的合同原件，最后由商务统一保管入档。
