爱华网摘要
随着全球经济一体化的飞速发展，各国间的政治、经济与科技交流越来越频繁，英语已逐渐成为国际交往中使用最多的一种语言，其国际地位与重要性日益增强。语言作为交际工具的基本表达方式有两种：一种是声音，另一种是文字。而后者表现的则更为突出，在国际商贸活动中，几乎所有的交易最终都是通过文字来完成的。因此，英文信函、文件等在国际经贸活动中起着至关重要的作用。有涉外业务的企业和组织应将英文商务信函的正确写法与使用作为组织工作的一个重要组成部分来落实。但多数企业对怎样掌握正确撰写英文商业信函、合同等还停留在一种个人行为上，尚未纳入到组织工作的日程中去。各相关人员的水平也参差不齐，难免会在交往中出现一些疏漏或失误，甚至给企业造成一些不应有的损失。
一、商业英文的使用状况与发展趋势
据有关资料统计，世界上有60%以上的人口在讲12种语言，包括联合国规定的六种工作语言（即：汉、英、法、俄、西班牙和阿拉伯语）。汉语是使用人数最多的一种，现已超过13亿，但区域比较集中，基本上局限在中国和一些海外的华人聚集区；英语紧随其后，将英语作为母语的有英国、美国、加拿大、澳大利亚和新西兰，人口有近四亿；此外，英联邦的53个国家把英语作为第二语言或官方的对外交际语言，人口2.5亿，将英语作为外国语使用的人约有3-5亿。由此可见，英文不仅使用的人数众多，涵盖的范围也最广。从上世纪中叶起，由于美国在世界政治、军事、经济、科技等方面的地位日益提高，英文的使用也趋于更加广泛。目前，各国际组织间的政治、经济会议，各国的商贸往来、学术交流等使用的文件基本上都是用英文撰写和记载的；非英语国家出版的各类学术著作、研发的科技成果等均是用英文对外发表的，就连不同国家华人之间的一些商贸往来信函也用英文撰写的。由于世界经济一体化已成为一种必然的趋势，从战略发展的角度来分析，英文商业信函的使用非但不会减少，反而会持续攀升，其地位和作用也会变的更加显著和重要。
二、英文商业信函的重要性
（一）关系到企业的切身利益
商业信函质量的高低会直接影响到企业的切身利益，特别是对外交往的英文信函，质量高的可能促成交易的成功，从而建立起两个企业间的长期合作关系；相反，质量低的非但不能促成交易，还有可能会丧失两个企业间潜在的合作机会。
由于多数外国企业对和自己没有业务往来的一些国内的中小企业可能知之甚少，因此，对一个主动寻求与国外企业建立合作愿望的国内企业所发出的第一封商业信函尤为重要。一封高质量的信函可能会引起对方的注意，使其对希望建立的合作项目产生兴趣，并最终促成两个企业间的合作成功。而一封词不达意，甚至很难让人看懂的商业信函却很难引起另一方的兴趣，甚至可能令其产生反感情绪，这样的信件也不大可能有机会促成所期望的交易。
对已经建立起合作关系的企业来讲，高质量的商业信函对双方处理有关的业务事宜同样显的十分重要。首先，一封用词准确、书写规范、表意清楚的业务信函能让对方准确掌握信中涉及的内容，及时地落实所提及的各项事宜，从而尽可能地缩短所需的时间，提高工作效率，促使交易的尽早完成，以达到双赢的效果；而一封词不达意、苦涩难懂的信函则会延误时间，增加工作量，甚至让对方发生误解，从而错过商机；其次，如果信中出现严重错误却又没有被及时地发现，那将会给企业造成严重的经济损失。诸如把产品的价格报错，把拼写相似的产品名称写错，使其完全变成另一种产品，或者把交易的方式弄错等等，这些问题曾在许多企业出现过。
（二）它代表着一个企业的形象和实力
高质量的英文商业信函不仅能向客户展现出撰写人的英文水平高低和业务能力的大小，同时还能从侧面反映出一个企业的实力和形象，增强客户与企业合作的信心。
涉外营销部门是企业对外交往的一个重要窗口，工作人员在从事营销业务的同时也在间接地向客户和消费者传递着企业的各种信息。客户和消费者可以透过与营销人员的接触观察到一个企业的整体素质和实力，业务员的言行实际上是代表着一个企业的基本形象。因此，一封高质量的英文商业信函应当能让外商清楚地判断出企业是否有实力与其进行合作。从而增强外商的投资或合的作信心，消除在合作关系建立之前可能产生的一些人为的障碍，增加合作或交易成功的机率。
（三）能创造出一种和谐的交流氛围
没有障碍的语言或信函交流能够缩短合作双方沟通的距离，增加彼此间的情感，创造出一种和谐的交流氛围，有利于后续工作的开展。
许多企业的对外营销人员在长期的涉外工作中不但给企业带来了大量的订单，还与国外一些企业中的合作伙伴结成好友，而这种情感的形成主要是依靠平时的商业书信交往产生的，因为双方当面接触的时机毕竟十分有限。如果交往的双方既是生意上的伙伴又是非常要好的朋友，那么双方合作的气氛一定非常融洽，合作的根基也相对稳定。许多人有过类似这样的经历，当一个人置身于他乡，举目无亲，处在一个完全陌生的环境中突然遇到一个会讲本民族语言的人，他（她）一定会倍感亲切，似乎那种陌生感瞬间就消失了，双方也肯定非常愿意接触或相互帮忙。我认为那些高质量的涉外商业信函一般也能产生类似作用，能够得到利益和感情双丰收的效果。
三、企业如何提高英文商业信函的质量
（一）将其纳入企业的战略管理
中国的企业应将商业英文的应用纳入企业战略管理的范畴，作为一项长期的战略工作来落实，要制定出具体的战略规划，使其成为企业文化的一个组成部分，并坚持长抓不懈。
随着全球经济一体化的快速发展，国际市场的竞争将会日趋激烈，跨国公司的产品和业务将渗透到中国的各个角落，商业英文的使用会越来越多，涵盖的范围也将越来越广。中国的企业势必要面对国际市场的激烈竞争，培养国际化的人才同样是企业一项长期的战略任务。这些人才不但要具备娴熟的技术、高超的管理技能和创新意识，更要掌握过硬的英文沟通本领。具备熟练的英文沟通能力是涉外业务人才必须要掌握的一项基本技能，也是进入国际市场的门票，不懂英文等于是在国际市场上闭着眼睛走路，很难找到正确的方向。因此，企业要将其提高到一个战略角度来认识和操作，制定出一系列的战略实施计划，安排专人负责落实，使其最终成为企业文化的一项重要内容。
（二）实施有针对性的培训工作
企业应制定出一个系统化的培训计划，并严格按照计划对涉外工作人员进行培训、考核，让他们能够得到系统的学习和培训，掌握纯正的商业英文写作技能。
首先，企业应根据自身的行业特点，涉及的领域制定出统一的培训大纲和标准，然后，再请有关的外籍专业人士编写出通俗、规范、实用的教材。其次，根据工作需要和业务人员工的自身状况，将所有的涉外工作人员分层次、分阶段、按步骤分批进行培训，并进行模拟训练。最后，要按阶段对参加培训的人员实行严格的考试验收，合格的由企业颁发结业证书；不合格的需进行再培训，直到合格为止，并将个人的成绩记入档案，作为将来的晋升条件之一。
对培训工作的落实要到位，不能搞形式主义，分管副总要亲自抓落实。对各项内容要进行层层把关，对不符合要求的环节不能姑息，应严格按标准执行。培训教师要聘请外教，所学内容应与其工作性质、范畴相匹配，实行对症下药的方针。考核应以实际操作为主，内容要实用并具代表性。
（三）建立起有效的监督机制
企业应对商业信函的收发建立检查监督机制与档案管理制度。一方面便于查阅和寻找出现问题的当事人，另一方面能够尽可能地减少错误信函的数量，以避免给企业造成不应有的损失。
因英文商业信函出现错误码导致企业蒙受经济损失一般有两种情况：一是撰写人的英文水平有欠缺，在理解或表达方面出现了错误，二是企业对日常的业务往来信函无人进行审查监督。撰写人的水平有差距可以通过系统的培训加以提高，但工作上的疏漏却没有人敢保证永远不会出现。如果企业建立起一套有效的监督机制，对即将外发的重要信函进行有效的审核，发现疑点便及时查阅客户的相关原始资料进行核对，则能从根本上杜绝错误信息的发出。只有这样才能彻底避免让企业蒙受不应有的损失。由此可见，有效的监督机制对企业的日常商业往来信函的管理起着非常重要的作用，然而，有些企业至今却尚未对这一问题给予足够的重视。
四、结论
到目前为止，尽管尚无一个国际组织规定把英文作为世界经贸活动的通用文字，但在现有的国际商贸活动中90%以上使用的是英文。事实证明，使用英文作为一种国际通用的交际文字已经既成事实，并且随着国际经济的不断深入发展英文的使用会越来越广，它的重要性将直接关系到企业在国际市场上的运作。一个准备或已经进入国际市场的企业更应该把掌握英文商业信函的正确使用当作一项极其重要的工作来抓，将其纳入企业的战略计划，进行投资培训。制定出制度性的管理、培训办法，全面提高现有涉外工作人员的水平。建立起有效的监督机制，及时、准确地完成各项涉外工作，以实现企业利润的最大化，使英文商业信函能够在涉外业务中发挥出应有的作用。
参考文献
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