爱华网合同管理制度
第一章 总 则
第一条 根据XX经字【2013】01号XXXXX发展有限公司合同内部控制制度---合同（修订），加强XX公司对合同的内部控制，降低运营成本和法律风险，避免或减少因合同管理不当造成经济损失，根据XXX公司的有关规定和XX公司的实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称合同，是指XX公司与外部的市场交易方订立的合同（包括协议、契约以及具有合同法律性质的意向书、备忘录、承诺函、会议纪要等）。
劳动合同管理不适用本制度。
第二章 岗位分工与职责授权
第三条 XX公司要建立合同管理的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保合同管理的不相容岗位相互分离、制约和监督。
第四条 公司领导及相关管理部门职责
一、总经理的职责
总经理为公司所有合同的第一责任人，组织并参与合同会审，负责审批公司所有经济合同、技改投资、合作等重大经济合同；组织相关部门检查、考核对外合同管理业务；参与对外投资、合作、兼并、重组、转让等重大合同项目的谈判、合同文本起草、修改、履行监督与争议处理；组织或参与经济合同法律纠纷处理工作。
二、副总经理职责
承办对外合同业务；审查合同对方的主体资格，开展尽职调查；组织与合同对方的协商谈判；组织、修改、制作合同文本；办理合同审批、签字、盖章等手续；组织履行合同，处理合同争议及相关事项。
三、财务科职责
参与公司对外投资、合作、技改投资等重大经济合同会审，负责审核相关经济条款，包括结算价款的合理与否、开具发票种类、付款方式及付款时间、违约责任中的赔偿条款；整理登记合同管理台帐；监督合同执行情况；审计和评价对外投资、合作、技改投资等重大经济合同项目的执行效果。
四、经营科职责
负责承办XX公司对外承接各类生产加工经营销售合同的签订。
五、外采科职责
负责承办XX公司对外委托加工、材料采购合同的签订。
六、技术科职责
负责承办XX公司对工装、刀具采购合同的签订。
七、设备科职责
负责承办XX公司设备及备品、备件采购合同的签订。
第三章 合同草案编制控制
第五条 公司对于所涉及的各项经济业务都应该订立合同。订立合同前应对合同对方进行资信调查、对其技术和质量保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同的履约能力和独立承担民事责任的能力。
第六条 公司应当加强对合同谈判的管理，确保双方权利义务公平对等。重大合同或法律关系复杂的合同应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录，参与人员签字确认。
第七条 合同范本使用规定：
第四章 合同审核控制
第八条 公司实行合同会签审核制度。在正式订立合同前，应当将合同草案送交公司财务、技术等相关部门进行会签审核，重大合同须经XXX公司财务部、经济运行部（法律顾问）进行会签审核。
第九条 公司财务科应当对合同中与财务结算密切相关的内容进行审核，重点审查以下事项：
一、对合同结算金额进行成本核算;
二、结算方式是否合理，涉税条款是否明确等。
第十条 公司领导负责对合同整体进行审核，重点审查合同以下事项：
一、主体资格合法性
1、要审查对方的营业执照及年检的情况，以了解其主体的合法性。
2、对法律法规规定需要具备相应资质条件的项目，要根据合同内容审查对方是否获得相关资质及有效性。
3、要对对方的履约能力进行必要评估。
4、审查签约人的合法性。
二、内容合法性
1、有无违反国家法律法规的强制性规定；是否存在损害社会公共利益或以欺诈、胁迫手段订立合同的情形；是否存在重大误解或显失公平等。
2、权利义务的内容是否明确且是否具有可操作性。
3、是否约定违约责任。
4、解决争议的办法。
5、合同生效条款。
6、设置终止、解除合同的条件。
7、为避免产生争议后出现损失，应当设置保护性的条款。
8、合同解释条款。
三、其他注意事项
1、签章。合同对方如果是企业法人或其他组织，在签章处应当加盖单位印章及授权代表签字，如果是公民自然人，则要求其本人签名并按手印。对于超过一页的合同及协议，还应当加盖合同骑缝章。所有的印章和签字均应当清晰、完整。
2、合同附件。要注意合同有无附件以及附件与主合同的关系，审查附件的内容是否与主合同一致。
3、签约时间。合同落款必须标注签订的具体时间。
第十一条 合同审核部门对合同进行审核后，应当提出书面审核意见，并由审核人和审核部门负责人签字。审核意见应当明确、具体，避免使用模糊性语言。
合同审核部门应按职责在会审表上签署“同意”或“不同意”的确定性意见，“不同意”的需明确修改内容，并由审核人签字。合同签审部门对合同的审核期限，一般不超过五个工作日。对特别重大、复杂合同的审查，一般不超过十个工作日。
第十二条 审核退改的合同，合同承办人修改之后，应当重新提交审核。
第五章 合同订立控制
第十三条 经审核同意签订的合同，呈报公司法定代表人或负责人在合同文本上签字或在合同会签审核表上签字后，到印章管理部门加盖合同专用章。印章管理部门（或岗位）不得对未经编号或缺少合同会签审核表的合同盖章。
第十四条 对于重要合同，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需公司先行签字并盖章，然后寄送对方的，应当采用在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记等方法对合同文书加以控制，防止对方当事人任意增减、修改合同条款和内容。
第十五条 合同订立后，必须由财务科进行统一编号、备案，负责保管、履行，并按有关要求及时归档，记录台帐备查。所有经济合同、技改大修、合作等重大经济合同应及时将合同及相关审核资料报送经济运行部等相关部门审查备案。
第十六条 公司应当对合同条款保密。任何人不得泄露合同涉及的商业秘密和技术秘密。
第六章 合同履行控制
第十七条 在合同履行中，一经发现对方有不履约、无法履行等行为的，应当及时采取应对措施，向公司领导汇报；对重大合同，同时向兴业公司经济运行部和公司分管经理汇报。
第十八条 对合同已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为的，应及时向公司领导报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或人民法院对原合同予以变更或解除。
第十九条 变更或解除合同应当由合同双方达成书面协议。变更或解除合同的审核程序与合同订立前的审核程序相同，解除合同还应当报经济运行部办理相关手续。
第二十条 公司财务科应当根据合同条款审核执行结算业务。对没有合同或没履行相关付款审批程序的，财务科有权拒绝付款。
第二十一条 合同在履行过程中发生对方违约的情形，应当按合同条款约定收取违约金；违约金不足以弥补企业损失时，应当要求对方赔偿损失。凡未经批准擅自放弃追索权者，应当追究其责任。
公司自身违约的，应当以书面形式报告公司领导，经批准后履行相应赔偿责任。同时应查明原因，追究相关人员的责任。
第二十二条 合同在履行过程中发生纠纷的，应在规定时效内，与对方协商谈判，及时报经济运行部，并向公司主管领导汇报。
经双方协商达成一致意见的，应当签订书面协议，由双方签字并加盖印章。合同纠纷经协商无法解决的，应依照合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
纠纷处理过程中，任何单位或个人未经公司授权，不得向合同另一方作出实质性答复或承诺。
第七章 附则
第二十三条 公司所有的合同应当接受兴业公司经济运行部会同审计部、财务部等部门，组织对合同管理的检查工作。合同管理检查一般包括下列内容：
（一） 合同管理制度建立及执行情况。
（二） 合同文本、审批、台账、编号、档案、合同专用
章保管使用等基础管理情况。
（三） 合同签订、履行情况。
（四） 合同仲裁诉讼和其他争议处理情况。
（五） 本单位主要合同风险及控制措施。
（六） 其他需要检查的事项。
第二十四条 本制度自2012年2月1日起执行。
附件：合同会签审核表
二〇一二年一月四日
日常经济合同会签审核表
承办单位
送审日期
合同名称
承办单位经办人
合同交易方名称
合同标的
合同金额
各部门会签审核意见
财
务
科
审核人签字：
相
关
科
室
审核人签字：
分
管
副
总
经
理
分管副总经理签字：
总
经
理
总经理签字： 单位公章
重大合同会签审核表
承办单位
送审日期
合同名称
承办单位经办人
合同交易方名称
合同标的
合同金额
各部门会签审核意见
财
务
科
审核人签字：
其
他
相
关
科
室
审核人签字：
公
司
领
导
领导签字： 单位公章
财
务
部
审核人签字：
经
济
运
行
部
审核人签字：
XXX
公
司
领
导
审
核
领导签字：
XX公司经销合同编号方法
包工包料主机产品、成套产品、大中项目合同编号
BO+年份+本年度第几份合同 例如：BO1301
1+年份+01+本年度第几份合同 例如：11301-1 X公司
1+年份+02+本年度第几份合同 例如：11302-1 XX公司
来料加工及单工序产品
2+年份+01+本年度第几份合同 例如：21301-1 XXXX
2+年份+02+本年度第几份合同 例如：21302-1 XXXXXX
2+年份+03+本年度第几份合同 例如：21303-1 XXX2+年份+04+本年度第几份合同 例如：21304-1 XX公司
2+年份+05+本年度第几份合同 例如：21305-1 XXX2+年份+06+本年度第几份合同 例如：21306-1 XX分公司（）
2+年份+07+本年度第几份合同 例如：21307-1 XXX）
2+年份+08+本年度第几份合同 例如：21308-1XXX2+年份+09+本年度第几份合同 例如：21309-1 厂内外其他单位
2+年份+10+本年度第几份合同 例如：21310-1XXX--3+年份+本年度第几份合同 例如：31301 转账合同
外协采购合同编号
1、 外协加工合同： XXJ+年份+本年度第几份合同
2、铸锻件合同： XXZD+年份+本年度第几份合同
3、外购件采购合同： XXCG+年份+本年度第几份合同
4、原材料采购合同： XXYL+年份+本年度第几份合同
其中：XX表示XX公司、J标志加工、ZD表示铸锻件、CG表示采购、YL表示原材料。
技术科工具采购合同（协议）编号方法
设备采购合同编号方法
