商业性的会议公司“上项目”如何寻求合作伙伴 寻求淘宝合作伙伴
商业性的会议公司举办会议所需要利用的社会资源,大体包括三个方面:政府的行政资源,市场的商业资源,民间社团的行业资源。如举办国际会议,还要利用境外或国外的资源。 会议主办方寻求合作伙伴,按主办方经营管理的需要,也是三个层次: 一是,有利于提升会议影响力的权威机构; 二是,有利于营销会议的商业机构; 三是,有利于优化会议品质的服务机构。
“有利于提升会议影响力的权威机构”,一般指政府及其部门、国家级学术机构(如中国科学院、中国工程院)、知名大学、行业协会、专业学会、大型媒体、大型企业(如央级国企、国内“500强”企业)等。凡欲商请的权威机构,会议主办方需要先行与该机构协商,经同意后双方须达成正式或非正式的协议。 “有利于营销会议的商业机构”,一般指可以帮助会议销售或推广的机构,包括行业协会、专业学会、公司或、媒体等。 “有利于优化会议品质的服务机构”,一般指为会议提供配套服务的机构,包括会议场所/酒店、会议现场布置、会议现场餐饮供应、会议现场登记接待、纸质品印刷、旅游等服务的提供商。
在会议的立项工作中,主办方寻求合作伙伴,首先要解决第一层次的问题,即:是否需要商请权威机构作为会议的联合主办方;如果需要,则要认定商请的具体机构;再是与该机构联系协商。这项工作须尽可能提前,一般应在会议拟定举办时间的6个月前,甚至需要提前一年。原因是,商请工作的前提是能够与被商请的权威机构建立工作联系,并能促成该机构同意联合主办会议。在此过程中,会议主办方需要花大量时间并耗费成本进行公关,而且需要满足被商请机构同意联合主办会议的诸多程序性要求(包括提供项目的组织工作方案、呈递申请报告、订立合作协议等)。此类商请经常遇到的情况是,经过联系协商,拟定的权威机构不同意联合主办。在此情况下,会议主办方应有替代方案,即转而商请其他机构联合主办。有时候,会议主办方会同时联系两个甚至多个权威机构,以防借助权威机构提升会议影响力的意图落空。
会议的主办方所需要的第二、第三个层次的合作伙伴,除会议场所/酒店外,一般会在项目运营的过程中进行选择。
思考题 1、商业性会议公司举办会议商请权威机构作为会议的联合主办方,有利有弊,你认为利弊各是什么? 2、某商业性会议公司拟商请中国工商联合会联合主办“中国电子商务高峰论坛”,商请函应该怎样撰写?
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