爱华网一、会前准备
1、拟订会议方案。包括会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、住宿程安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。
2、起草、审核会议通知。包括会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。
3、下发会议通知。一是及时；二是准确，防止重发、错发、漏发。电话通知避免“明天”、“后天”等字眼，必要时说明“星期几”。
4、落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。
5、协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排，报请秘书长同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。
6、预订会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。
7、编印会议须知。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、住宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
8、制作会议证件。包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。
9、布置主席台。要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。
10、制作会标，摆放花草。会标制作要准确无误，注意把握会标的长度、字体与会场是协调一致。根据会议性质精心选择不同数量、品种、颜色、形状的花草来装饰会场，可以调节会场色彩，点缀会场气氛。法定会议，需要悬挂党微。
11、检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，布置会场时检查，会前半小时检查，会前十分钟检查。
12、编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。
13、组织调度会议用车。
14、安排新闻报道。要提前通知有关新闻单位，必要时写好新闻稿。
15、安排会场警卫和交通疏导。通知公安、交警、信访等部门做好会场警卫及交通疏导工作。
16、电力保障。会前与供电部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。
二、会中服务
17、组织会议报到。与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。
18、分发会议材料。可以在会前通知各单位派人领取，也可在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。不错一字，不漏一份，不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。
19、与音响师对接。准备一套会议材料，包括会议的主持词交音响师，方便其把握议程安排与音响的调配。
20、会议值班。协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络畅通。
21、会场服务。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到情况及时需向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响。
22、维护会场秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。
三、会后总结
23、会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料逐份清杳回收。
24、召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件一并归档。
