爱华网今天，很高兴有机会和农机局的同志们共同学习、交流公文处理有关知识，我讲三个方面，一是公文概述，二是公文格式，三是公文写作。
一、公文概述
（一）公文的概念。公文有狭义、广义之分，狭义公文是指法定公文。《党政机关公文处理条例》对公文的定义作出明确规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”
广义公文是指所有用于处理公务的文书，包括平时常用的计划、总结、制度、讲话、简报等。
（二）公文的种类
《党政机关公文处理条例》第八条规定公文种类有以下15种：
1．决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2．决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3．命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4．公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5．公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6．通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7．意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8．通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9．通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10．报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11．请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
12．批复。适用于答复下级机关请示事项。
13．议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14．函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15．纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（三）公文的分类
按照行文关系，可分为上行文、下行文、平行文。
按照性质作用，可分为指令性公文、告知性公文、请求性公文、建议性公文、商洽性公文、奖惩性公文、答复性公文。
按照保密程度，可分为保密公文和普通公文。
按照办文时限要求，可分为紧急公文、常规公文。
二、公文格式
《党政机关公文处理工作条例》第九条规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
可分为：版头、主体、版记三个部分。
（一）版头部分
1．份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号一般采用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2．密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级和保密期限一般采用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。
3．紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
4．发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
文件格式：发文机关标志居中排列，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
信函格式：发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排列，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字，联合行文时，使用主办机关标志。
5．发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份用六角括号“〔〕”括入。
6．签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人是指发文机关的主要负责人。
（二）主体部分
1．标题。由发文机关名称、事由和文种组成。制作公文标题要做到准确、简洁、美观，文种要使用准确，标题排列应当使用梯形或菱形。
2．主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公告和通告没有特定的主送机关。
上行文原则上主送一个上级机关，除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。平行文和下行文主送机关可以是一个或多个。
3．正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”。
4．附件说明。公文附件的顺序号和名称。
5．发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
6．成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字，将年、月、日标全。
7．印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。电报加盖发电专用章，会议纪要不盖章。
印章要加盖在发文机关署名和成文日期上，不能盖空白章，也不得标识“此页无正文”，应通过调整行距、字距来解决。
8．附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，在成文日期下一行，居左空二字，加圆括号。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，联系人一般以发文机关经办处室负责人为宜。
9．附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（三）版记部分
1．抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后加句号。
2．印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字。
3．页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
三、公文写作
公文起草是公文形成的第一步，是一项综合性、技术性、业务性很强的工作，公文写作水平是起草人理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平、文字水平的综合反映。《党政机关公文处理工作条例》第十条规定，公文起草应当做到：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
公文起草的步骤与方法：①明确制发文件的目的和主题；②收集有关材料，进行调查研究；③拟写提纲，安排结构；④动手起草正文；⑤反复检查推敲，认真斟酌修改。
几种常用公文的写作：
1．请示。可分为发文缘由、具体事项、结语三个部分。请示应当一文一事；下级机关一般不得越级请示，因特殊情况（如重大灾害）必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关；不得多头请示；不得抄送下级机关；必须主要负责人签发。
2．报告。工作中常用的是工作报告，一般包括工作情况概述、成绩（经验）、问题、意见等内容。结语：特此报告，有时也可不写。报告中不得夹带请示、建议事项。
3．意见。分为上行意见（向上级机关提出建设性意见）、下行意见（向下级机关提出指导性意见，具有一定的政策法规性）、平行意见（向平级或不相隶属机关提出参考意见）。
4．通知。通知是公文中使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按用途可划分为执行性通知、周知性通知、会议性通知、转发性通知、任免通知。
“批转”用于上级机关批转下级机关的公文，“转发”用于转发上级机关或不相隶属机关的公文，“印发”用于本单位制发的有关文字材料。
5．批复。一般由批复引据、答复内容、结语三部分组成。先有请示，后有批复。只能用于本机关所属的下级机关，对平行机关或没有隶属关系的机关应当用函来答复。
6．函。请示与请批函不能混淆，请示是上行文，函是平行文。
7．纪要。由引言和主体组成，要忠实于会议内容，体现一个“要”字，正确反映意见，不般不写发言者姓名。而是用“会议认为”“会议指出”“会议提出”“会议强调”。
提高公文拟写能力的几点体会：一要加强学习。二要博采众长。三要善于思考。四要勤于练笔。五要乐于奉献。文稿起草是一项非常辛苦的工作，不是一时之功，需要多学习、多思考、多实践，把握写作规律，一定能够写出高质量的文稿。
由于水平有限，讲的不对和不妥的地方，请大家批评指正。谢谢大家。
课堂交流内容
——提问人:浦家浩
问题: 行政公文抄送多家机关单位，标点符号怎么使用？
回答：各机关单位按照级别排序，中间用逗号，结尾用句号。
——提问人:张勇
问题1：《党政机关公文处理工作条例》规定，不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项用“函”，但实际操作中发“函”请求不相隶属机关批准事项时可能会让对方觉得没有发“请示”，因此未受到尊重，从而影响工作。这种情况下如何处理，是发“请示”还是发“函”？
回答：提前沟通，灵活掌握，实际运用中不相隶属的机关可用正式文件发函。
问题2：《党政机关公文处理工作条例》规定，同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文，但实际操作中存在这种情况：两机关为同一级政府的下级部门机关，但是行政级别上相差半级（如：正厅级和副厅级），那么这种情况下是否可以联合行文？
回答：提前沟通，灵活掌握，实际运用中不同级别的机关可联合行文。
——提问人:汪振乾
问题：行政公文只有一页是否需要编页码？
回答：行政公文即使只有一页，反面也均有版记，所以仍需编页码，但函的第一页不标页码。
——提问人:王萍
问题：同一内容需行文主送多家机关单位，如果处理？
回答：按照需要主送的机关单位逐一行文。
