爱华网Word虽然自带了一些公文模板，但还是没有自己量身定制的好。国家行政机关公文格式（GB/T9704－1999）标准对行政公文的格式有着具体的要求，大家可以参照GB/T9704－1999标准，自己制作行政公文模板。笔者在这里主要谈如何制作“智能函头”公文模板。
什么叫“智能函头”呢？是这样的，制作Word公文模板时，将“××省××县××局”的红头、红线等也制上去，这样不但便于正文排版定位，而且这样的公文在电脑中显得十分美观。可是打印怎么办呢？因为公文函头纸一般都是在印刷厂批量印制的，如果打印机内放进去的是函头纸，再将公文函头也打印出来就画蛇添足了。我所说的“智能”就是在这里，这种模板，公文函头能够在电脑上显示出来，便于公文排版定位，也比较美观，打印的时候，如果放进去的是白纸，只要你愿意，可以让它将函头一并打印出来，如果你放进打印机内的是函头纸，你不必删除文档中的函头，也能让它只打印正文，不重复打印函头。
实现的步骤也比较简单，先按照国家行政机关公文格式（GB/T9704－1999）标准或者是单位已经印刷好的公文函头制作一个Word文档。文档的基本设置建议大家参考一下如下标准：
第1步：进行页面设置
选择【文件】-【页面设置】选择【页边距】附签，上：3.7厘米；下：3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米。
选择【版式】附签，将【页眉和页脚】设置成【奇偶页不同】,在该选项前打“√”。页眉、页脚分别为1.5厘米、2.8厘米。
选择【文档网格】附签，【字体设置】，【中文字体】设置为“仿宋”；【字号】设置成“三号”，单击【确定】按钮。
选中◎【指定行网格和字符网格】；将【每行】设置成“28”个字符；【每页】设置成“22”行。然后单击【确定】按钮。
这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
第2步：插入页号
选择【插入】-【页码】，【位置】设置为“页面底端（页脚）”，【对齐方式】设置为“外侧”。
然后单击【格式】按钮，【数字格式】设置为全角的显示格式，单击【确定】按钮，再次单击【确定】按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成【四号】；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
第3步：发文机关标识制作（红函头）
选择【插入】-【文本框】-【横排】菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——【设置文本框格式】，在这里来设置红头的属性。
选择【颜色和线条】附签，【颜色】设置成“无填充颜色”。选择【大小】附签，【高度】设置成“2cm”；【宽度】设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。
选择【版式】附签，单击【高级】按钮，【水平对齐】：【对齐方式】设置成“居中”，【度量依据】设置成“页面”；【垂直对齐】：【绝对位置】设置成“页边距”， 【下侧】设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击【确定】。
选择【文本框】附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击【确定】完成。文本框属性全部设置完成，单击【确定】按钮。
选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“方正小标宋简体”，字号用“初号”，当然，这样一行肯定会排不下，请酌情设置字体“缩放”比例，直到刚好占满一排为止。以14个字函头为例，字体“缩放”值为71%就能刚好占满一排。（或根据文本框的大小设置成相应字号），但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
第4步：红线制作
首先将【视图】-【工具栏】-【绘图】选中，单击【绘图】工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。
然后选中直线单击鼠标右键，选择【设置自选图形格式】，红线的属性在这里进行设置。选择【颜色和线条】附签，【颜色】设置为“红色”；【虚实】设置为“实线”；【粗线】设置为“2.25磅”。
选择【大小】附签，【宽度】设置为“15.5cm”。选择【版式】附签，单击【高级】按钮，水平对齐：【对齐方式】设置成“居中”，【度量依据】设置成“页面”，【垂直对齐】：【绝对位置】设置成“页边距”，【下侧】设置成“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击【确定】。
第5步：文号制作
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；
签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择【插入】-【符号】-【符号】附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击【插入】按钮即可。
第6步：主题词制作
选择【表格】-【插入】-【表格】，选中表格，单击鼠标右键【表格属性】-【表格】附签，【对齐方式】设置为“居中”；然后单击【边框和底纹】按钮，在【预览】窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
第7步：保存成模板文件
单击【文件】-【保存】，【保存类型】：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择【文件】-【打开】，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击【打开】按钮调出模板即可进行修改。
第8步：公文正文排版
依据模板建立新公文：选择【文件】-【新建】-【常用】附签，选中所需模板，单击【确定】，调出模板。
制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
□标题——二号小标宋字体，居中显示；
□主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
□正文——三号仿宋字体；
□成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
□文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
第9步：打印设置
请选择菜单【工具】-【选项】-【打印】，然后设置【打印文档的附加信息】，其中有一个【图形对象】选项，默认方式是被选中的，也就是说你刚才制作的函头将会与正文内容一并打印出来，如果你不选中它，那么它只会在电脑里显示，不会被打印出来，但丝毫不影响正文的打印，可以通过打印预览测试。
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03、如何利用Word“智能函头”简单制作“红头文件”公文模板
04、国家行政机关公文格式（GB/T9704－1999）标准
05、红头文件的印刷制作需知
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