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公文格式基础知识问答

发布者:admin 发布时间:2010-4-30 阅读:475次

一、公文一般分哪几个部分构成?

正式印制的公文一般由3个部分组成:眉首、正文、版记。

眉首:置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。

主体:置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体。

版记:置于主题词以下的各要素统称版记。

二、《国家行政机关公文格式》关于发文字号有什么规定?

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为O01),不加“第”字。

(常见问题主要有:1.部分机关发文字号居右排布;2.六角括号“〔〕”误用为方头括号“【】”、圆括号“()”或者方括号“[ ]”;3.加“第”字,编虚位;4.字体用仿宋体以外的其他字体。)

三、一般公文对公文各部分字体字号有什么要求?

1. 发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm.

2.发文字号用3号仿宋体。

3.公文标题用2号小标宋体字。

4.正文到落款用3号仿宋体;“主题词”三字用3号黑体字,词目用3号小标宋体字。

5.主题词以下部分用3号仿宋体字。

6.页码用4号半角白体阿拉伯数码。

四、联合行文应当注意哪些问题?

1.不同序列机关联合行文按党、政、军、团体依次排列。

2.行政机关联合行文时,主办机关排列在前。

3.联合行文只标主办机关发文字号。

4.联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

5. 联合行文成文日期以最后签发机关负责人的签发日期为准。

6. 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档。

7. 联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

8.联合行文用印按《行政机关公文格式》规定处理。

五、公文的结构层次应该如何标示?

结构层次序数,第一层为“一”、第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(常见问题有:“(一)”和(1)后加顿号,“1”后标顿号而非下脚点)

六、公文标题是否加标点?

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

七、公文如有附件应当如何标示?

公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。

(常见问题:1.附件标示在公文生效日期后;2.附件序号使用汉字;3.所标示附件名称和实际附件的名称不完全一致;4.附件名称后加句号;5.“附件”二字后边的冒号和序号位置颠倒。)

八、关于公文成文日期有什么规定?

1. 成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

2. 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。

3. 单一机关行文成文时间右空4字。

4. 两个机关行文左右各空7字,中间均匀拉开。

5. 3个以上机关联合行文,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

(常见问题:1.不以最后签发日期为准。2.“〇”打成插入特殊符号中“〇”以外的其他形状。3.成文日期位置随意。)

九、公文首页、尾页是否可以没有正文?

公文首页、尾页不能没有正文。

(处理方法:联合行文或主送单位过多,首页不易排出正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。)

十、公文版记部分包括哪些内容?

公文版记部分包括主题词(“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空一字。) 抄送(公文如有抄送,在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。)印发机关和印发时间(位于抄送机关之下,占1行位置;用3 号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。)。
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(常见问题:1.没有版记部分。2.版记部分字体、字号、位置有误。3.为表示抄送单位层次差别中间加逗号。4.最后抄送机关后没有句号。5.在“抄送”前保留原来的“抄报”)

十一、一般公文(不包含命令格式、信函格式、会议纪要格式)落款和用印格式有什么规定?

1.印章是公文生效的标志。

2.印下必须有字,不出现空白印章。

3. 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。印章居中下压成文时间。

4.两个机关行文,落款处不署发文机关名称,只标识成文时间,上下居中下压成文时间,两印章不相交相切,间隔不超过3mm。

5.多个机关联合行文,印章下压发文机关(可用简称)。每排最多3个。末排和数量少于上排时居中,印章下方右空二字标识成文日期。

十二、和下列公文内容应适应的公文种类是什么?

1.依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。(命令)

2.对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(决定)

3.向国内外宣布重要事项或者法定事项。(公告)。

4.公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(通告)

5.批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。(通知)

6.表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。(通报)

7.向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。(报告)

8.向上级机关请求指示、批准。(请示)

9.答复下级机关的请示事项。(批复)

10.对重要问题提出见解和处理办法。(意见)

11.不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。(函)

  

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