爱华网参谋助手论
序
我是这本书稿的第一读者。在它即将付梓之时，矛想与它出版面世后的读者说几句话·
这是一本解秘之书。该书的叙述主体是秘书。秘者，秘藏、神秘、保密之谓也。这一特性使秘书工作和从事秘书的人以及秘书工作的一些形式和深层的技巧被罩上了一层神秘的光敷。当然，秘书工作必须保密，现在还要用《保密法》规范。而秘书和秘书所采取的工作方式就大可不秘讳莫如深了。该书就大胆如实地介绍了秘书在一些神秘而敏感问题上的道理和做法，把各种错综复杂深奥微妙的关系文字化．这些东西一经作者揭示便不再神秘兮兮，成了可以借鉴甚或可以操作的东西了。这是一本知心朋友的心传谈话录。读它，不会让人反感：没有居高临下的谆谆教育，也没有耳提面命的颐指气使，相反，倒像知心朋友坐在朴实无华的房子里谈心。两位作者均有相当丰厚的部队机关工作经验，这本书的通体内容都是他们的经验之谈。如人饮水，冷暖自知。它道出了秘书工作的个中滋味，酸甜苦辣咸，五味俱全；它道出了秘书工作许多鲜为人知的微妙之处，精微之处，甚至言出了平常所谓的“只可意会不可言传”的东西，把只能“心传”的东西言传了出来。所言是那样的情深意深理深．有个成语叫“交浅言深”，其实，这种情况极少，也不正常，倒是交浅言浅，交深言深更合情理．据此可说作者已经把读者当成了知已，和盘捧出。想读者能从书中领悟到一些深层的东西，再“饮”秘书工作之“水”时，冷暖早知。这本书不矫饰，不虚伪，不欺骗。一语中的，直指要害，敢说大实话和真话，读者乍一读起，可能难以接受，“怎么能这么说呢？”可能感到有点离经叛道．但当你搁心自问，掩卷沉思时，恐泊又不得不承认作者所言极是，你也会额首认同，真理总是赤裸裸的，那么，接近真的东西穿衣服也是不能多的．―这是一本实话、真话集。
这本书一改理论教科书严肃神圣的面目，舍去了高深的理论阐释，偏重于应用性和操作性。作者选取了秘书工作中的27个侧面，或详尽或崖略，突出叙述了‘该怎么办”或“最好怎么办”、“应注意的间题’，并着重交流技术性的知识，使其上升到艺术的高度，对已从事、将从事秘书工作的同志无疑具有指导和参考作用。
―这又是一本秘书工作艺术论，在这本书中，作者撰述的目标指向明确，即提高秘书人员为首长服务的水平，使首长更好地实施决策指挥，进而推动部队全面建设．该书由27个专题组成，这些专题即相对独立又有内在联系．其实，每个单篇就是一篇好文章，读者完全可以选读、跳读小通读，它们合起来，总体大于个体之和、就成了颇有份量的秘书学科的专著，这本书的语言生活化、个性化，具有相当的可读性和感染力，读来有如坐春风的感觉．书中有些问题论述还不够全面深刻，个别地方文字尚欠严密，我也老老实实向读者指出。当您读过此书合上它的时候，我想您会“不虚此读”。
上为序。
张本正
1994年7月19日凌晨
怎样为首长服务，这是机关工作领域和秘书学领域中最基本、最寻常的课题．然而，也是个最富内涵、最难圆满的课题。此前有关的专著和论文，对这一问题的研究颇为丰富，阐述亦为深刻。但我们仍感兴致未尽，有话要说。这大概是因为：一方面机关工作人员为首长服务所涉及的范围极其广泛，需要从各种不同角度来认识和把握；另一方面，为首长服务是种实践的过程，总是在不断地创新和发展。这就是我们出版此书的原因和目的．
为首长服务者包括各级机关的参谋、千事和其他工作人员。就其作为首长的助手而言，他们都担负着秘书的某种职责，其职业具有秘书的性质．因此，本书所述内容，不只限于专职秘书人员，而对广大机关干部都有实际意义。为称呼方便，我们在书中将他们统称为秘书。首长这个概念的范围非常广泛，在军队系统，上至军委主席，下至连长指导员，都可称为首长。由于作者受工作范围限制的原因，本书所述为首长服务的内容，只适于初中级领导机关的人员，即军师团三级机关干部。至于高级和最高级机关的工作人员如何为首长服务，现恐难于说深说全，故暂弃而避之，待适时而叙．说到为首长服务的艺术，当更是高深奥妙，我们所述之艺术，多为切身感受，仅是经验之谈，没有更深的理论论述和系统慨括为厂更贴近于生活实际，便于具体操作，书中侧重于微观艺术性阐释和探讨。
我们在书里引证的事例，有的是自己亲身经厉的，有的是通过调查得到的，也有的是道听途说得来的，所以有些具体情节可能有出入；加之其他原因，在引证这些事例时，我们隐去了当事夕、的真实姓名。希望读者切莫按图索骥，对号入座．在这本书里，必然要涉及到某些首长的工作作风、生活习惯以及性格特点等。我们无意于把首长描绘成“高大全’式的人物，更无意去贬低首长的水平和才能。我们仅仅是想借助这些事例来说明机关工作人员应如何开展工作，更好地为首长服务。
本书所述为首长服务的艺术，只触及了一些主要的方面和间题，且欠深刻周详．还有很多领域有待探讨和进一步阐发，我们希望能见到这方面的最新成果．本书在编写过程中，吸收借鉴了近年来一些专家学人论著中的科研成果和实践经验，在这里‘并表示感谢．由于作者水平有限，书中难免错漏，恳望读者批评指正．
作者1994年6月25日
目录
跟随首长的苦辣酸甜
一、秘书工作的特点
二、对秘书工作的要求
三、秘书应具备的素质
（一）、 熟悉首长个性的艺术
1、了解首长的生活习惯；2、善知首长的性格特点；3、适应首长的工作方式；
（二）、协助首长决策的艺术
1、随机提醒法2、预测导向法3、咨询建议法4、提供资料法5、比较选优法6、漫谈聊天法7、补充完善法（8、先同后异法9、引以为鉴法
（三)、领会首长意图的艺术1、领会意图的实质2、首长交待意图的方式3领会意图的要诀
（四）、维护首长尊严的艺术
1、不在象征首长职务身份的小事上疏忽大意2、不轻易呼叫首长的姓氏或姓名3、不随便用手指点或拍打首长4、不当众纠正首长的缺点和毛病
（五）探究首长情绪的艺术
1、了解首长复杂多变的情绪2、舒展首长愉快高兴的情绪3、体谅首长烦躁喷怒的情绪4、解脱首长苦恼沉闷的情绪5、维护首长冷静理智的情绪
（六）否定首长错误惫见的艺术
1、否定首长错误意见的原则2、否定首长错误意见的方法3、否定首长错误意见的时机4、否定首长错误意见的条件5、否定首长错误意见应注意的问题
（七）向首长传递假话的艺术
1、什么是假话2、假话存在的必然性3、传递假话的方式4、传递假话应注意的问题
（八）整理首长讲话精神的艺术
1、抓紧记录2、及时分类3、引起联想4、借机引导
（九）适应首长不同工作类型的艺术
1、对谋略自信型首长的适应2、对超脱粗放型首长的适应3、对民主纳谏型首长的适应4、对看人审事型首长的适应5、对多变无定型首长的适应
（十）忍让首长弱点的艺术
1、忌在没有现成根据的问题上与首长争论2、忌玩乐时首长总是输家3、忌出了问题时把责任推给首长
（十一）为首长提供事务性服务的艺术
1、谙知本人身份2、作风庄重严谨3、动作勤快干练4、反应机灵敏捷
（十二）察觉首长间矛盾的艺术
1、察觉首长矛盾的目的2、容易产生矛盾的方面3、容易产生矛盾的班子4、察觉首长矛盾掌握的原则
（十三）给首长回场的艺术
1、淡化情绪法2、中止交锋法3、支出现场法
（十四）有意隐秘首长分歧的艺术
1、不主动向上级反映首长间的矛盾2、不随便在有分歧的首长间传语3、不在背后议论首长间的矛昏4、不把工作失误的责任推给有责任的首长
（十五）协调首长关系装糊涂的艺术
1、对影响首长团结的原因，秘书知道但装不知道2、对首长要求证实他们关系的某些事实，秘书了解但装不了解3、对造成首长间不团结的责任由谁负，秘书清楚但装不清楚4、对首长的某些自由主义，秘书听见了但装没听见
（十五）暗中沟通首长关系的艺术
1、及时提醒2、单独劝解3、妥善弥补
（十六）维护首长团结故意拖延的艺术
1、拖延是有条件的2、拖延是有限度的3、拖延是有原则的4、故意拖延要掌握方法·
跟随首长的苦辣酸甜
本书前言中已讲过，为称呼方便，我们把为首长服务的翻某、干事、助理员统称为秘书．秘书，词典上解释：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。从这里可以看出，秘书是领导的助手和参谋，主要任务是掌管文书，协助首长处理日常工作，并承办交待的其他任务。
对于秘书，千人眼里有百多形象，万众口中有千余评说：或荣或耻，或祸或福。加之一般大众传媒和文学作品所塑的秘书，多为阿谀不实之徒，也就难怪云云众说薄褒厚贬了．
作为秘书，不论是长任者二三十秋，还是短任者两年三载，都少不得几番坎坷磨砺，几多风风雨雨，乃至几度惊涛骇浪。这其中有苦有甜，有忧有喜，有舒坦也有愁难。秘书人员的苦辣酸甜，一般局外之人是难得而知的。从以下所述中，想可领悟一二。
一、秘书工作的特点
有关秘书工作的特点，早有精深而权威的理论阐述。我们从从部队中军师团二级机关的工作实践出发，以贴近机关干部切身经历的角度加以考察，秘书工作有如下基本特点：
（一）秘书工作是辛劳的
秘书的职业是一个磨碎筋骨、耗尽心血的行当．吃苦耐劳是秘书应具备的基本情神．
首先是忙。1个妻子这样叙说她那当秘书的丈夫：一天到晚总是忙，忙得没有吃饭的钟点，没有睡觉的时候，没有节假日的概念。这话一点也不夸张．据某司令部办公室统计，负责文字工作的秘书，全年工作3781. 4小时，按365天计算，平均每天工作在10 .36小时以上，折合工作日472天，超出正常工作量1天．而该部队驻地某机关的统计结果显示，其他工作人员平均每人全年工作206天，两者相差266天。
其次是累。秘书的脚是不停的奔波，心是永远的警醒。白天有做不完的事务，晚上有爬不完的格子。办事繁杂具体犷一件比一件要求高。有时正吃着饭，忽然有事，放下饭碗就得跑，待回来，饭也凉了，上班时间也到了，只好半饿着肚子走进办公室。写材料有长有短，一篇比一篇催得紧，一个首长比一个首长要得急。上班时写，下班后开夜车还要写。大热天光着膀子汗流夹背地写，大冷天跺着脚吸着鼻涕写，甚至睡到了床上，一有所感，跳起来还要写．有人道：文债在身，食不甘味，寝不安席。如若不信，有例为证：A某当秘书5年，为写文章熬过多少夜晚尚无统计，一次给首长赶写篇讲话稿，从上午写到深夜，饥肠辘辘，打道回府，掏出钥匙却怎么也打不开锁，满头大汗之际，门突然洞开，冲出两人，各执棍棒。原来他一路上还在想着文稿，上错了一层楼，房主见半夜有人弄门锁，以为是窃贼，欲迎头痛击。
再次是苦。秘书虽不是汗滴禾下，劳其筋骨，也不是粗食薄衫，煞费温饱，但秘书的辛苦却着实另有一番滋味。不夸张地说，秘书有时要比领导费更多的劲，流更多的汗，吃更多的苦。D秘书一次跟首长去军区开会，返回时正值春运高峰期，车厢里又臭又冷又挤．八位首长连一个硬坐都没有。D秘书挤来挤去，口干舌燥，筋疲力尽，总算把首长安排坐定，他却只好站到下车。回到家脸没洗完，首长指示，赶决把开会的材料整理好，明天上午开常委会要用。他只好泡杯热浓茶，拎条冷毛巾，打起精神挑灯夜战。他有暖烘烘的被窝却不能钻，有可口的饭菜却吃不下，这与饥寒交迫非出一辙，却也殊途同归．
秘书工作真是没完没了，没饥没饱，没昼没宵，且日复一日，年复一年，很少有喘息机会。一天下来，疲惫不堪，稍有闲暇，困意马上袭来。某部B干事是有名的“笔杆子”，因吃饭时打盹已摔碎了七个饭碗，被送绰号“砸饭碗”。此种清形不胜枚举。
（二）秘书工作是寂寞的
秘书工作是一种没有鲜花和掌声的职业。与之相伴的倒常常是难以名状的寂寞．首先，为他人作嫁衣裳，永远是秘书工作最鲜明的特征。台下忙煞，台上无名。在部队工作的舞台上，首长理所当然地扮演有名有形的主角，而秘书不可推卸的职责就是为让主角亮好相、唱好戏而拼命地做好幕后工作。人们的眼光往往只盯着大大小小的各级领导，听到领导慷慨激昂的报告，看到领导作出各种果断的决策，领受到领导指挥各项活动的风彩，却不大想到领导身边工作的秘书，不大想到在领导的报告、决策和风彩中，凝结着秘书们数不清的辛勤劳动。就象娇艳无比的花朵更容易使人们忽略了它下面的绿叶样。
某处长，在军师团三级机关写了二十多年材料，到了“官”键时刻，竟然找不出一篇署自己名字的文章。他当秘书时，有一次陪A首长去、师进行冬训动员，为了写好A首长的动员讲话，他3天跑了12个连队，行程200公里，开了8个座谈会，收集了六万字的材料，回来后又连续28个小时没合眼，起草修改讲话稿。A首长的讲话引起较大反响，直到人们进了餐厅还在纷纷议论：首长的讲话太精彩了！由于陪餐的人较多，没有秘书的位置了。一个工作人员带有怨气地说：“带这些瞎参谋烂干事干啥。”真是可气又可悲．秘书的劳动及其价值不易被人们理解和承认。只要你作为秘书，就要时刻准备着：无出人头地之日，有默默无闻之实。
其次，有“苦”难言永远是秘书心理承受的沉重砝码。作为秘书，在首长和众人面前，常是面含笑意神情镇定的。而恰是这时，他们内心可能正经受着委曲、错怪、乃至几代人受过的痛苦折磨。这种必须坦然受之的痛苦，比其他方式的痛苦更痛苦。先说写文章，就是秘书第一个无法摆脱的心理负担，有诸多难言之苦。有些领导交拟过于简单，不做详细交待，一切由秘书代劳；有些领导过于随便，一会儿一变，秘书的心血随之付诸东流；有些领导过于尖刻，审阅稿子不讲一点情面，搞得秘书如坐针毡；有些领导意见相互抵触、令秘书左右为难，无所适从；有些领导过于固执，意见不尽正确，秘书却要硬着头皮违心去写。如此等等。秘书在写文章时，难免遇到上述情形，但无论如何，当文章写出后不合要求时，秘书是不应该也不能够有所申辩的，苦衷无须细表．张xx是某机关小有名气的笔杆子，可他却越来越怕写重要的材料。一次B首长把他叫来说：“张干事，这次党委学习整顿的总结由你来写，要写出点特色来。”“首长，大体写几个问题？最主要的经验是什么？您提示一下。’
“你先起个草稿，然后党委讨论一下。”
· 好了，快点动手吧！"
张干事从收集材料，到构思，到拿出草稿整整用了一个星期，熬了两个通宵，结果，党委讨论时，B首长说缺乏高度，推倒重来。又写出后，A首长又说不够实在，再次改写。先后七易其稿，直到第二天要上报了才算通过。当张千事拿出第一稿和第七稿相对时，从观点到事例几乎完全一样，这期间的脑细胞不仅全部白耗，而且落了个“很难领会首长意图”的‘美名”。
再次，忍辱负重、这是秘书又一个无法摆脱的心理负担，有时苦不堪言。有的领导心里不决，无处发泄，便对秘书莫名其妙地指责，秘书成了出气筒；有的领导对其他领导不满，不好明说，便对秘书进行批评，秘书成了路边石；有的领导把工作交待错了，有关上级追查责任，他便把责任推给了办事的秘书，秘书成了替罪羊。某部队接连发生几起车辆事故，便规定车场日进行学习整顿，一律不准出车。这天D首长一亲属来访，便指使秘书派车接站，并说：“没关系，出了事我负责。”秘书只好照办。车还没出院门，就被主管行政的C首长拦住：“规定今天一律不准出车，谁还明知故犯？”秘书知道C首长对D首长有点看法，在称呼过首长以后赶紧说：“是我自作主张，您批评吧！”有人说，秘书的心扉是关闭的，这话有一定道理。无论有什么委曲、错怪或者代人受过，都只能吞咽下肚。可以说，为顾全大局而委曲求全，能忍善让，是秘书忠于职守的特有情神。这种宽大的胸怀无疑是宝贵财富。忍辱负重大概也是秘书的“命”吧。还有，为人谨慎，永远是秘书格守的行为准则．秘书处在诸多领导之间，在为领导提供优质服务的同时，还得尽力维护领导的威信和领导集体的团结。既要经常装聋作哑，又要心有灵犀．有话，不能总是痛痛快快地说；有事，也不能全都潇潇洒洒地做。作为秘书，工作是受人支配的，必须根据首长的意图办事；时间也是受人支配的，必须按照首长的要求安排。可以说，秘书是长年看着首长的脸色、眼色和气色行事。特别是跟随一些比较厉害的首长，要求严格的首长，又特别是刚刚当秘书的时候，话不敢多说一句，事不敢误办件，甚至每个动作都十分小心。G某当兵30年，已是正师大校，至今上级交待的每件事情，都做到逐件检查落实；进行的每项工作，都表现出一种拼命精神；对每个来访的人都热情接待。还不自觉地流露出某种自卑感。为什么是这样呢？用他自己的话说，都是因为当秘书当惯了，处处残留着当秘书时的影子。他曾记得，一次随首长外出，头天晚上赶写讲话稿到凌晨3点，天不亮首长要出发，饭也没顾上吃，经过几个小时，下车休息，按首长要求吃完饭打个磕睡再出发。首长有个特点，吃饭快，睡得快，醒得也快，首长睡着了，G某还没吃完饭．首长起来了，G某刚刚睡着。首长走了，G某还没醒来。首长走远了，G某才发现自己被丢弃了。后来才知晓，这是首长要给秘书个教训，让秘书在后边慢慢赶吧。G某只好改乘火车，两天两夜才把首长赶上，被狠狠批了一通。从此他谨慎起来，做梦时也在盘算着工作安排，待人处事十分谨慎，遵守纪律十分严格，考虑问题十分周详，进行工作十分认真，这是秘书职业的自然特性，也是秘书职业的必然要求。
（三）秘书是神气的
秘书的角色是神秘而又独特的。在劳苦和寂寞之中又不乏能体现出几分神气来。秘书不仅常常可以代表首长，甚至在一定条件下可以代替首长．在某些场合，在某种特定条件下，别人对你又尊重又害怕．秘书是首长的贴身工作人员，首长去哪里，秘书要跟到哪里，首长吃什么，秘书能够吃什么，首长享受什么，秘书也能享受什么。象坐车，别人坐大车，秘书可以和首长一起坐小车．首长参加某个宴会，随从的秘书自然要参加，不仅因为有照顾首长的责任，而且接待的单位也不敢得罪秘书．因为需要首长批办的事情，有很多先要通过秘书。得罪了秘书，以后办事当然也就难了。例如，某个单位给首长送了一件很不错的纪念品，却没给秘书份，秘书心里不很痛快．这也可以理解。不正派的秘书不仅有想法，还有做法。当这个单位想通过秘书让首长给办点事时，秘书心想，当初送东西时没想到我，首长进门时你给开门，我还没进去，你就松了手；现在有事了，想让我当桥当船，给你传话才想到我，没那么便宜。当然，嘴里不说，答应时也挺痛快：‘没问题，可以说一说。”心里却说：“你等着吧。”结果是泥牛入海无消息。
有人说，秘书是“二首长”。这话也不无道理。有些时候，首长不直接出面，让秘书去处理，这时秘书就代表首长。他的讲话，他的意见，他的态度，就是首长的讲话，首长的意见，首长的态度。有些时候首长不在，委托秘书负责解决一些问题，这时秘书就代替首长，根据首长交待的原则，具体承办些事情。因此，在一般人眼里秘书是很神气的，秘书自己也会感到这种神气．不过，在这里我们提醒秘书，一定要注意谦虚谨慎。
（四）秘书是幸运的
秘书确实挺幸运。“近水楼台先得月”，由于在首长身边工作，首长对秘书甚为了解。对秘书的水平、能力和工作成绩，看在眼里，记在心上。常说“知人善任”，之所以能“善任”，前提是“知人”，秘书被首长当作“所知之人”可称上得天独厚。正因为首长了解秘书，又信任秘书，才更容易任用秘书，提拔秘书。对秘书来说，在首长眼皮底下工作，锻炼的机会多，工作能力提高得快，受重用的机会很多，提升的可能性很大。当需要对一些人委以重任时，首长首先想到的可能就是秘书。据某个单位干部部门统计，在高层次同级干部中，秘书或当过秘书的人平均年轻5岁左右，又是其他职业出身的2.5倍。正常情况下，秘书几乎人人都能一级级上去。在当今中国重要的领导岗位上，曾当过各类秘书的人员就占相当大的比重。这是实际情况。
二、对秘书工作的要求
有关对秘书工作的基本要求，在已发表的众多论著中，都有明确的阐述。军队的秘书人员，既包括参谋、干事、助理员，也包括各业务部门的负责人。根据这一特定对象，我们认为，秘书要办理好首长交待的事项，有如下三点要求：一是事事记准确。秘书对首长交待的每件事，不能有丝毫的差错。特别是时间、地点、人员、要求、前因后果、具体数字、百分比以至首长交待时的神态、口气，都必须搞清。您应做到：口袋里有记事本，桌子上有记事板，身边有记事帮手（家属、小孩随时提醒），以免遗忘误事，同时做到丁是丁，卯是卯，不得有丝毫差池。稍有疏漏，就出问题。有一次星期六，军长对D秘书说：“明天我值班，上午10点．上级来人检查直属队工作，到时你给我打个电话，我陪工作组的同志一同去．"D秘书照习惯记在记事板上，又向家属做了一番嘱咐。当时他正赶写一份材料，要得挺急，写时很投入，确实把这件事给忘了．9点40分孩子打来电话说：“你10点钟要给军长挂电话。”这位秘书才恍然大悟．要不是家中有帮手，D秘书该如何向军长交待？
对首长的外出活动，更要精心安排不出一点差错。请看一位首长下部队视察时半天的活动安排（见附表）.二是件件有着落．首长交待的每件事，不论是国家大事，还是家庭小事，也不论是易办的事还是难办的事，都要有结果。不能讲价钱，不能叫苦，不能摆困难，更不能借故不办。首长在交待任务时对困难方面已有所考虑，一般都有一定余地．当然有难度，不然就看不出秘书的本事了。三是次次有回音。首长交办的事情，无论结果如何，都要及时报告，而且越早越好。比如买车票，是件叫人着急的事．秘书买好了放在口袋里不向首长报告，让首长着急：买到没有？哪次车？几点出发？首长可能急得团团转，你倒挺坦然．能不挨批？这样的事有过三次，秘书就干不成了。这三点要求并不深奥也不具什么理论深度，但却很重要，是做好秘书工作的起码条件。
三、秘书应具备的素质
秘书跟随首长的苦辣酸甜，不是人人都能适应、忍受的．作一名合格的秘书，要具备一些特殊的素质，在思想、品德、心理、办事能力、文字水平等方面有着很高的要求。
（一）政治上要强
秘书工作岗位重要，责任重大。秘书常常涉及党的核心机密，参与一些重大问题的决策和处理。这就必须：首先具有坚定的政治立场，始终坚持共产主义信念，在思想上、政治上、行动上和党保持高度一致。特别要能经得起风浪，在重大原则问题上不犯错误。那种一有风吹草动就杀回马枪的人是不能做秘书的。
其次要有深厚的马列主义、毛泽东思想理论基础和较高的政策水平。会用马列主义的立场、观点和方法观察、认识和解决实际问题，理解和掌握党的路线、方针、政策，并善于在实际工作中贯彻执行。
再次，要有较强的事业心和责任感。时刻把党和人民的利益放在第一位；从高从严要求自己，热爱本职工作，兢兢业业尽职尽责，不畏苦累，不计得失，不逐名利。
（二）业务上要精
秘书直接为首长服务，不仅事关重大，而且事务繁杂，标准高要求严．上至辅助领导决策，下至衣食住行都要管。秘书人员必须文武兼备，粗细结合，大事干得好，小事干得巧。
首先，要有精明能干的办事能力．头脑敏捷，办事利落，高效率地处理文电；适时安排有关活动；主动收集、分析、综合情况；善于代表领导出面，传达意见，安排工作，处理事务。妥善地把收发、打电话、接待来访等事宜有条不紊地办好，甚至对领导的生活问题也要细致周到地予以安排．
其次，要有出色的写作能力．熟悉机关应用文体的基本知识，自如运用各个文种，思路清晰，结构合理，文风质朴简练，语言流畅生动，表达准确得体．
再次，要有丰富的科学文化知识和一定的技能．了解社会科学、自然科学的最新研究成果，知晓古今中外政治、经济、天文、地理、历史和文化艺术等等的一般状况，熟悉本单位的专业技术和各部门的业务工作，尽快掌握微机、传真等现代化办公设备的使用方法，必要时还应学会摄影、摄像、驾驶以至防身术等技能．
（三）作风上要硬
秘书人员的作风，关系到为首长服务的质量间题，也是本单位总体形象的组成部分。秘书人员的作风养成是多方面的，归纳起来有以下几点：
一是勤奋努力，雷厉风行。肯出力不偷懒，不等不靠，说干就干，讲求时间和效率。
二是深入实际，联系群众。切实搞好调查研究，掌握真卖清况，不摆架子，不走形式，宽以待人，团结同志。
三是周到细致，严谨稳重。办文办事精益求精，一丝不苟，接人待物谦虚谨慎，安抖凋详．不急躁不偏激，不自做主张，沉着冷静，应付自如，分清急缓，举重若轻，不惊慌失措，不手忙脚乱
（四）修养上要好
秘书人员的思想品德修养极为重要，它是合格秘书的基本素质之一．一个人的修养是其心理素质的表现．因此，秘书必须具备以下良好的心理素质。
一是淡泊而不失于明志。无权欲，身在权力交错之中，处之泰然，不为之所动，无权欲就含用权不越位。无利欲，身在要害部门，自守清贫，不为之所诱，无利欲就会有利不谋私。无名欲，身在台下幕后，处于荣誉显赫之处，甘为黄牛，不为之所惑，无名欲就会成名不享誉。虽然淡泊却应有志有为显示独立的人格，拥有真才实学，表明自己的主张，辅佐领导决策。淡泊明志直接表现为不畏艰苦，不图享乐；重事业，轻得失，多奉献，少索取。
二是沉稳而不失果断．深沉善思，耐心稳健，决不草率行事、感情用事，有较强的自控能力。坚定果断，敢做敢为，决不忧柔寡断，畏首畏尾，有较大的胆识和魄力。三是自信而不失谦和．自尊自爱，自我充满信心，有不折不挠的精神，审时度势，荣辱不惊。禁绝卑躬屈膝，唯唯咯偌，是生活的强者．为人亲切，满腔热情，说话和气，乐于助人。决不傲视他人，盛气凌人，是众人的朋友。四是庄重而不失幽默。举止端庄，落落大方，文明典雅，神态从容。话无污言俗语，做无得意忘形．表情丰富维妙，话语隐含哲理，能引发人们的思索和乐趣，能消除紧张和沉闷的情绪．
秘书良好的思想品德修养和稳定的心理素质是多层次、多侧面的．在实际生活中人们从切身经验出发，对此有许多十分准确而生动的表述．从风格角度出发，秘书应具有甘当人梯的风格，担过让功的风格，宽容大度的风格，民主平等的风格，以诚待人的风格和身先士卒的风格．从性格角度出发，秘书应表现为果断、自强、沉着和宽让。从风度角度出发，秘书应表现为聪慧、爽快、谦虚、庄重、热情、自信、朴实和幽默的气质．从品德角度出发，秘书应做到：有权不搜权，管人不整人，无私心自安；能忍辱负重，委曲求全，顾全大局；对同志热心、关心、诚心，对问题看得准、摸得清、敢承担责任；不信流言蜚语，不拨弄是非，更不“仗势欺人”。
恩格斯说：“人物的性格不仅表现在做什么，而且表现在他怎样做．”秘书人员理想的素质是理智与情感、内向与外向、独立与服从等各种心理因素的巧妙结合，作为秘书，要在长期的实践中陶冶和磨练自已，使之成为合格的秘书人才。
参考
在领导者的心目中秘书怎样才算合格，国内外不少专学者提出了许多测评的题目和方法、现稍加整理，以供
,（文中“你”指领导者）
1．秘书知道你的职责范围和全部活动吗？是否了解你的目标和意向？
2．假如你离开机关3-4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？
3．他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期赴约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？
4．如果你不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌？他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？
7．他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？
8．他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？
9．他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？
10．他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，·他是否仍能平静地象平常那样继续工作？
11．他对你忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？
12．他是否有较广泛的阅读面和知识面？他是否能经常提请你注意那些与本单位及与你个人事务有关的出版物？13．他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己是很难获得、不便获得、或不能获得的？
14．他是否有个人进修计划？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的同事，或者你的行业？
15．他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而正确地传达你的指示？他能否了解你关于某项政策和行动的想法，并象你一样把它准确地告诉别人？
16．他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？
17．他能否象管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托给别人，并督促他人负责地完成？
18．在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？
19．他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上级、家庭或同事安排好庆祝活动．
20．在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告等？
愿我们所有的秘书，都能够通过努力，达到这20条标准．
熟悉首长个性的艺术
秘书长期和首长在一起，相处共事，需要建立起良好的信任、依赖关系．而融洽和谐关系的建立，主要取决于秘书对首长个性特点的了解和顺应。在对首长个性特点充分了解的基础上，秘书进行自我调整，以适应首长的需要．秘书对首长个性特点缺乏了解就无法适应，不能顺应就难以建立良好的关系。做一个首长喜欢的秘书，同样，也做一个喜欢首长的秘书，就必须做到了解和顺应首长的个性特点。
一、了解首长的生活习惯
在首长身边工作的秘书，应该是首长十分满意的人。一般来说，个子要适中，长相要端庄清秀，身体要健康强壮。当哪个首长的秘书，就要为哪个首长尽心效力．这就需要秘书对首长的生活习惯有比较清楚的了解。
（一）关于首长“吃”的习惯
民以食为天。首长也是民的一分子，也要吃。吃是首长生活习惯中最重要的内容．关于领导干部的“吃”，即吃什么，怎么吃，在哪里吃，是当前的一个热点问题，是群众议论最多，也是最反感的问题之一。一听说首长要吃，就毛骨惊然，在廉政建设问题上，用公款大吃大喝是最严重的问题之一。大笔劳动者的血汗钱被吃掉了，令人痛心。
在首长吃的问题上，也不能一概而论，应有个全面具体的分析了解。这大体有三种清况：一是有些首长确实爱大吃大喝，爱吃好的爱吃怪的。二是有些首长也确实讨厌大吃大喝，特别反感没完没了的吃喝．三是有些首长不求大吃大喝，只求‘可口可乐”，即以吃着顺口随意为标准．根据我们对100名师以上领导的大体分析考察，爱大吃大喝的只有7人。讨厌大吃大喝的56人．“可口可乐”的37人．
第一种首长只占少数，但影响较大．秘书虽不能制止，但要心中有数。
第二种首长占了大多数，是党风好转的希望和力量所在。他们中有的出身贫寒，家居农村，从小吃苦，对大吃大喝颇为反感。还有那些从下边盛级一级上来的首长，知道基层的甘苦，对花天酒地的吃喝很看不惯．还有一些从艰苦边远地区出来的首长，对挥霍公款吃公喝公也深感痛心。第三种首长占了相当数量，是秘书应认真了解掌握的重要对象．有一个首长在吃饭问题上特别“挑剔”，他就喜欢吃煮烂饺子．看见破了皮的饺子就会说：“今天伙食好！”旁边一桌丰盛的宴席似乎对他没有什么吸引力．当秘书的就要对炊事员讲明白，多包几次饺子，而且要有些开口的。另一个首长则喜欢吃稀饭，四盘咸菜，一杯酒，他见了准高兴：“伙食不错，确实不错。”而且肚子也能吃得挺大．还有一个首长是山西人，别的无所谓，每顿饭必须有两个土豆，见了皮开肉绽的土豆，眼睛就发亮，一边吃一边说：“有营养啊，淀粉从哪里来？主要从这里来。”如此等等，他们就是“可口可乐”的标准，
每个首长在吃的问题上，习惯很是不同的，秘书不能一视同仁．无论家里外头，都上山珍海味首长并不一定就欢喜．
（二）关于首长“喝”的习惯
喝，比过去复杂多了．茶水、饮料、酒，花样翻新，欲迷人眼．酒有进口的，“人头马”、“xo”一杯子装点点，七八十元算便宜．国产的也很贵，‘茅台”、“五粮液”、“剑南春”一二百元一瓶，还可能是假的．再加上扎啤、蓝带，喝几筒半个月工资。饮料的品种就更多了，这个汁，那个浆，数也数不清。一口酸水水，三五元甚至一二十元，喝完了肚子疼．真可谓档次越来越高，胃口越来越差。
对于首长的喝，秘书也要加以分析掌握．还是根据我们对100名师以上首长的考察为例，大致有四种情况：一是喜欢大喝的，喝高档的7人．每天都要喝一点的25人，可喝可不喝的40人．讨厌喝酒的25人。
第一种首长占极少数，“无酒不成席”，宴席上定要一醉方休，自己喝，劝人喝，“五粮液，不止两三瓶，有一半都倒在地上了。对这些首长爱“喝”的不良习惯，秘书应设法劝止。
第二种首长为数不算少，这是他们生活习惯的一种表现。他们每顿饭都要喝两口，否则看着饭吃不下，拿一点酒来，不用高档的，饭吃下去了，话也多了。在一般场合，秘书可以给予关照，让炊事员备上点酒，首长很高兴，也不会误事。
第三种首长占多数，有没有酒不影响吃饭，上了酒，不觉助兴，不上酒也不觉扫兴。但无论如何不能多喝，也不想多喝。对他们秘书不必勉强，也无须特别关照。
第四种首长人数也不少．他们见酒发愁，特别对一顿饭喝几个小时烦死了。如果被逼上梁山，中间也要出去几次躲盛躲，或中途退场。对他们，秘书要出面保驾，事先向陪吃人员打招呼．不要死皮赖脸地向首长劝酒．
（三）关于首长“收”的习惯
收就是有人送礼物接收下来．收的问题较之吃、喝间题更具普通性．有不喜欢大吃的，有不喜欢大喝的，但不想收、不肯收的却不多。有收就有送，有人坐轿也有人甘愿抬轿．
有一则故事：战国时代，齐国大官邹忌，有一天穿戴好后，问妻子：“你看我和城北的徐公谁漂亮？’妻子说：“当然你漂亮！”邹忌不大相信，因徐公是有名的美男子。于是又间妾，妾说：“徐公哪能比得上您漂亮！”邹忌还是不信．这时有客人来访，他又问客人，客人笑着说：“您比徐公漂亮多了。”后来徐公到邹忌家来了，邹忌确信自己无论如何也比不上徐公漂亮．第二天他见齐威王，讲述了此事。齐威王问他“你自己看，到底谁漂亮？"“当然徐公漂亮．‘那他们为什么说你漂亮？"“我妻子说我漂亮，是因为她偏爱我；妾说我漂亮是因为她怕我；客人说我漂亮是因为他有求于我．"由此我们可以知道，向首长送礼者多是想从收者那里达到自己的某种目的。一般来说，在送与收之间，送者常表现出一种主动行为。
现今，给领导千部送礼方式多种多样，日新月异．叫人感到很精彩，有时也会感到很无奈。
第一，关于送的方法。
有直接送的，当面交给首长。有间接送的，送给首长家属、子女，或通过秘书及其他有关人员转递。有明着送的，提在首长眼前的就是礼品。有暗中送的，悄悄放在那里不吭气，或表面看并没送礼，实际上却在有意赠送。据报载，某省级机关位局长常被有关单位拉去玩麻将，他的牌术实在不算高明，但总是他赢。有几次竟腰缠万贯回到家中。不过他也要付出代价，在某些文件、请示或某些什么字据上签上自己的名字。结果犯了错误。
第二，关于送的时机。
首长或家庭成员的生日，是送礼的好时机，特别是首长非常喜欢的晚辈过生日，时机最好。
首长患病住院时，送礼的常常是络绎不绝于病房里、卧塌前，慰问品堆成了小山。有个首长喜欢吸烟，住一次院可收几十条红塔山、阿诗玛。
首长下基层时，也有不少人送东西。离开前，有人说：“首长下基层挺辛苦，拿两条烟吸一吸。”
“算了，算了，我带着呢。”
“两条烟算什么，这也算不上什么送礼！"
下次别来这套了。”还是收下了。
返回时，有人说：“我们这山沟没什么好东西，拿几根人参首长带回去泡酒喝，补补身体。”
“这样不好吧？"
“这有什么？几根人参不值钱，您身体健康有利工作．我们不也是为部队建设贡献嘛！”随手把一盒子人参放在车座
首长子女升学，参加工作也是送礼的机会。
“考上大学啦，值得庆贺。远离家门，要自己照顾好自己，这条毛毯拿去压个脚。”
“孩子工作成大人了。也该打扮打扮，这条项链戴上准好看。”
前来庆贺的人用不同的语言表达了送东西的合理性，也免不了夹杂着某种不合理的要求。
第二，关于送的品种。
可分为三类。第一类是生活用品，从鸡饲料、土特产、服装、烟酒、打火机、保健用品到高档家俱、照像机、录像机以至摄像机等等。第二类是欣赏物品，有古玩、玉器、首饰、工艺品、名人字画、珍贵图书等等，价值从几十元至上万元不等。第三类是货币，从红包、现金发展到信用卡。牡丹卡、长城卡，里面存上几位数，送给首长用起来很方便。有时收方也表现为一种主动行为，即拿．有两种方式，一是明拿，二是暗索．首长到某部队视察，宴席上吃到了新疆特产骆蹄，很合口味，于是说：“老张啊，你们这里的骆蹄很不错。”临走时部队领导准备好了相当数量的骆蹄送给首长，这就是明拿。首长到某单位了解情况，看到一本好书，爱不释手，便对秘书说：“真是本好书，我还是第一次看见，咱们那儿能买到吗？”秘书说：“这是古籍珍本，恐怕没有卖的。”部队领导领会了意图，便说：“首长喜欢就拿去吧，我们这只能当摆设，不如给首长好好研究研究．”这就是暗索。首长在“收”的问题上，表现比较普遍，只是轻重不同。
（四）关于首长“住”的习溃
首长住的间题较为简单。作为相当一级首长，一般来说住的档次相对较高。团级的住单间，师以上的住套间，房间不在大小，关键是住得舒适，服务得周到。秘书在考虑首长住时，要考虑首长的习惯。比如，有些首长喜欢安静，只要安静就好，不一定档次高．
（五）关于首长“玩”的习贯
首长爱玩什么也有所发展。由过去的散步、打球、玩扑克发展到看录相、跳舞、听音乐、唱卡拉oK等等。秘书要根据首长的爱好作好安排。爱下棋的，出门要把棋带上，爱看书的要准备好几本书，还有的只喜欢吹牛的，饭后茶余，天南地北吹一通，完了睡觉。对于那些爱高档次玩的首长，也要注意提醒他．
（六）关于首长“行”的习惯
首长出门喜欢坐火车、飞机还是小车？喜欢开快车还是开慢车？对小车的座次也要讲究。首长喜欢坐前排还是后抖铆这些，秘书应心里有数，别跟首长争座位，闹出笑话，在国外，领导人都坐后排，而我国除高级领导外，一般坐前排。这是因为：1，领导人出门多不带保卫，前排位置空着，使领导人有选择的可能性；领导人坐前排视线开阔，有利于观察途中情况。
2，我国公路质量较差，凸凹不平，领导坐前排比后稳些，遇到坑坎也可及早发现有个思想准备。第三，领导出门带得人多了，后排坐3人较挤，坐前排较宽舒。除此之外，还有个传统文化心理因素，很多人认为前排坐的人比后排坐的人要高贵。于是总把客人、领导往前排请，久而久之就约定俗成了．据说慈禧曾进口辆小车，她要求司机要么在她后边开，要么跪着开。因无法满足她的要求，竟忿而不坐小车。
（七）秘书对首长各种习惯应持的态度
秘书了解首长的生活习惯，是为了顺应首长的需要，以达到与首长融洽地相处共事之目的，并达到首长的最佳工作状态。这不是拍马屁。对首长的吃、喝、送、拿等生活习惯，要辩证地分析，它们具有多重性：有政治交易；有友谊交往；有情感补偿；还有利益均衡。概括起来可以说是权钱交换；人情世故；礼尚往来；感恩戴德．不能一概视为腐败．请客送礼在我国是有久远历史的习俗，属人之常情．过春节时，到亲朋好友家拜年，少不了送盒点心。你送我。我送你，转了大圈，又被送回来了．亲家来串门，不加两个好菜就不像话。其实这样的请客送礼也没啥意思，但又不可缺少。老首长来看望，能不吃点好的吗？临走时能不送点东西吗？你有今天，都是人家培养的，这是情感补偿，谈不上腐败。
秘书对待首长的生活习惯可以有四种态度：
第一，对首长正常的生活习惯应追随他。例如他按时睡觉，准时起床工作。秘书就不要学夜猫子，晚上不愿睡，早上不想起．
第二，对首长奇特的生活习惯应适应他。例如他白天迟上班，晚上干工作，秘书也要学会加夜班。
第三，对首长不良的生活习惯应提醒他。例如他的呼吸器官有病，却非要吸烟不可，秘书要设法控制他．
第四，对首长恶劣的生活习惯要节制他．例如他见酒没命，一喝就醉，醉了就胡说、骂人、出洋相。秘书事先就要一一
作好工作，吩咐有关人员别灌首长。喝酒时把握住火候，该替喝的替喝，该夺杯的就夺杯。“首长今晚有会，这杯我喝了．"“首长已经有感觉了，再喝就不好了，这杯酒免了。”
二、善知首长的性格特点
每个人都有自己的性格，首长也一样。由于他是领导，其隆格特点表现就尤为突出。秘书必须准确掌握首长的独特J隆格。
首长的性格特点大体可以划分为这样几种类型：有的首长很急躁，有的首长很稳重；
有的首长很快速，有的首长很缓慢；
有的首长很豪放，有的首长很拘谨；
有的首长很活泼，有的首长很沉静；
有的首长很粗糙，有的首长很细腻．
对首长的性格特点作这样的划分，是便于秘书能准确掌握首长的不同特点，以倒项应首长的需要，进而与首长融洽地相处共事。
下面就秘书如何适应首长的几种主要性格，作些简单介绍．
（一）关于急躁性格
急躁性格的首长，最大特点是落地有声，说干马上动手。要的是一种作风，雷厉风行。许多军事首长多年来养成了这样一种性格．
对此秘书要特别注意：这种性格的首长往往欠深思熟虑，他的决断常不算数。一者可能没有最后决定权，二者当一25一
池玲峥卜来后又自我否定。特别是。一怒之下的处分、处罚，秘书要对有关人员私下做些工作：“尽管首长批评了你，骂了你，但那是在火头上，不要背包袱。我作为秘书，首长的这点我非常清楚。不信明夭早晨再见面时，他还会对你笑。”（二）关于豪放性格
豪放性格的首长，最大特点是大度开朗，为少、忠厚直率，明来明去，心中从没有什么密可保。刚传达·份省军级的文件，他散步时见了处长们就可能在谈话中漏出去：“这个问题你们可要注意了，中央已有文件精神不过你们知道就行了，不要乱传。刚才我给你们说什么了？"“没说什么。”
“那就对了。”
对此秘书要特别注意，这种性格的首长决策较为随便，是么事都满不在乎。下边的请示、要求很容易在他那儿得到允诺。但他的许诺又往往不算数，特别是酒后的许诺，不能信以为真。“要钱嘛，3万元不算多，可以考虑。”秘书要及时对人解释：“首长刚才是酒后谈话，从来是不算数的，请不必当真。酒醒再问他，他就忘了。”
（三）关于拘谨性格
拘谨性格的首长，最大特点是缺乏胆量和魄力，事事小心，处处提防，怕字当头，忧虑重重。不敢承担责任，不敢有所作为，一切从本本出发，以文件精神为准。没有依据，或需要变通执行的事，他们不敢决策，等和靠的思想严重。例如，为适应现代化军队建设的需要，有关部门请示B首长在指挥机关和大单位间更换程控电话交换机。他说：“的确有必要，咱们自己也有钱，但还没见上级的具体指示，这事不好办”
对此秘书要特别注意，这种性格的首长决策犹豫不定，容易误事。一些急事、大事、特殊情况的事，到了他那里就打梗。秘书要主动参与决策，讲道理，谈情况，促使首长定下决心。同时在可能的情况下，不妨同其他首长通气。
（四）关于粗糙性格
粗糙性格的首长，最大特点是只管粗枝，不管细节。他们大事不糊涂，小事不清楚，有梭角，无纹络。你办对了他装糊涂，你办错他很清楚。小事能唬他，大事别骗他。他只管原则，不问具体。重视结果，不计过程。一项大的施工任务，他只参与计划，至于如何实施，找副职或有关具体领导去办。
对此秘书要特别注意，这种性格的首长决策过于粗略，缺乏具体指导。很多工作环节容易出问题，常因小失大，造成不该有的损失。秘书要做好弥补工作，替首长考虑周密，根据他的基本原则拟订出具体的实施计划，将首长忽略的小事全部装在心中。例如首长想定部队大规模行动的决策后，在形成文件时，秘书就要对有关组织领导、安全防事故、保密工作等环节做出详细阐述。
此外，关于快速性格，这类首长最大特点是先干好了再休息。关于缓慢性格，这类首长最大特点是先休息好了再干，等等，不一而足。秘书都应对其性格特点的有关影响，做出相应的反应。
三、适应首长的工作方式
由于首长的习惯、特点和经历不同，他们干工作的方式也有区别。首长按照自己的方式干工作，秘书就要想方设法加以适应。首长的工作方式有如下不同：
有的爱下基层，有的爱蹲机关；
有的爱讲长话，有的爱说短话；
有的爱即兴发言，有的爱书面报告；
有的爱白天工作，有的爱晚上加班；
有的爱开会布置，有的爱个别交待；
有的爱集体讨论，有的爱个人独断。
首长不同的工作方式，是他们长期形成的习惯．他们之所以采取这样的方式，而不用那样的方式，是因为首长认为这种方式能使自己的工作有效益，有影响，自己也有兴趣．佛家有一句话：世上的很多事本无所谓对也无所谓错，对不对是人们自己决定的．这话不无道理．爱蹲机关的对不对？对。领导就是通过机关来指挥部队的．爱下基层对不对？也对．不了解基层怎么做出决策？爱讲长话的对不对？“不讲不行啊，你讲不到他就出事．”对．爱讲短话的对不对？讲多了就是废话．”也对．爱晚上工作的对不对？“白天受干扰太大，出不了成果．”对。爱白天工作的对不对？“白天瞎混，晚上装蒜。”也对．各有各的道理，无须强求．
秘书对爱下基层的首长，就需要能吃苦。对爱蹲机关的首长，就需要常汇报。对爱讲长话的首长，就需要多写稿。对爱讲短话的首长，就需要多提炼。对爱白天工作的首长，就需要守制度。对爱晚上工作的首长，就需要练夜战。对爱集体讨论的首长，就需要善综合。对爱独断的首长，就需要会通融。
总之，秘书要能使自己完全适合首长的工作方式，与首长融洽地相处共事，出色地发挥参谋助手的作用，为部队建设尽心尽力。
协助首长决策的艺术
秘书作为种职业，在个单位，视其编制大小，有时是一个人，有时是几个人，有时还可能是一个班子甚至几个班子。他们的职责不仅仅是跟首长进进出出，帮首长抄抄写写，替首长收收发发。
在党政军的高级机关，常常有一个或几个智囊团，也类似秘书班子，专门为首长出谋划策。他们的咨询作用、决策作用，对我们国家各个方面的盛败兴衰，起着举足轻重的作用。
我们在这里讲的秘书协助首长决策，仅仅是从某个单位，某个侧面，或者可以说，仅仅是就某个秘书个体，来把握分析的。
尽管如此秘书在决策当中的作用也是不能小看的。那么，秘书在协助首长决策中有哪些好的方法可以使用呢？这里提供以下9种：
所谓随机提醒法，是指随时随地地抓住机会向首长进谏。秘书经常在首长的身边，遇到什么问题，有些什么想法，就可以顺便讲出来。这些建议，不一定要对整个工作提出成套方案，也不一定对全局提出完整的看法。往往是从工作中随时发现的局部的、具体的问题入手，提出建设性意见。
随机提醒法的关键是“随机”二字。就是说，不晓得在f十么时候、什么问题上，秘书发现了个什么问题，或者首长突然间起秘书对某个问题的看法来，秘书就要视情况，说出个“子丑寅卯”来。这就要求秘书：
要注意收集有关信息。
随机提醒并不是秘书仅靠自已聪明的头脑，灵机一动，就能拿出锦囊州十，而主要靠的是知识与信息的储备；没有丰富的知识与信息储备，样样是外行，事事是门外汉，即使问题碰到了鼻子，也看不到，当然也就找不到解决问题的办法了。某单位资金困难，部属怨声载道，认为改革大潮如此迅猛，何不开些公司赚上几笔，于是有些生产经营人员想开个“化学研究公司”弄个十万人万，首长也表示同意。秘书便告诉首长：我们地处繁华闹市，周围工厂、科研单位林立，这个“化学研究公司”准备上马的新产品在市场上已经积压。再说，这又不是我们的优势，我们硬要开工生产，其结果不仅赚不上钱，恐泊连本钱也要赔光。于是首长再次派人到市场调查，结果确实如此就采纳了这一建议，取消了建“化学研究公司”的设想，避免了·笔很可能出现的经济损失。试想，如果这位建议者不懂得市场信息，不做市场调查，能提出有理有据的合理化建议吗？
二要巧妙掌握时机。
秘书在运用随机提醒法时，要想使自已的设想、建议被
首长采纳，就要特别注意时机．比如当工作中的错误和损久已很明显时，你的建议再好，也只能算做“事后诸葛”；当工作中的错误和损失还没有显现出来时，你的建议再好，也只能算做“好操闲心”。所以，秘书应经常密切关注首长关注的热点问题，发现不好的苗头，就能立即提醒首长注意，并协助首长分析潜在的危险。在引起首长重视之后，能立即拿出可靠的改进方案。
三要心中有全局。
有些秘书人员只负责某一方面的工作，所以仅能从某一具体工作环节发现问题，提出建议。这些建议尽管是好的，正确的，但拿到全局来衡量，又显得分量太轻，或具有片面性。对统筹全局的首长来说，你的这些建议仅仅是“杯水车薪”，当然不能采纳。所以，秘书只有了解全面情况，才能在随机提醒中，产生出积极的效果．
二、预测导向法
所谓预测导向法，就是通过预测未来的多种结果，提出有远见、有价值的建议，引导首长向正确的方向定下决心．秘书的预测性建议，从某种意义上讲，在决策过程中起着一种战略导向作用，它常常是决策的基础和起点。预测如有失误，以此为依据的决策，就会使事业蒙受重大损失．而预测建议的水平越高，决策的科学化水平也越高，也就能给事业带来兴旺发达．这当然是就高层次的参谋机构而言的．秘书在预测导向活动中，要特别慎重。没有八成把握不要狂言。在预测未来之前，要注意收集各有关方面的信息、资料、数据，尽可能详尽地对历史的、现实的状态和发展趋势进行分析，对未来可能发生的变化做出比较可靠的描述，并针对未来的状况，提出相应的对策。同时，在预测思考中，还要周密地考虑宏观与微观、整体与局部、长期与近期之间的关系，这样的预测才能全面周到，把失误减少到最低限度。
三、咨询建议法
所谓咨询建议法，就是对首长即将付诸实施的决策，通过调查研究，以充足的事实，提出可行性和补充陕意见。在咨询过程中，秘书要特别注意这样几点：
一是防止按图索骥。
认为首长想定的课题是经过深思熟虑的，最好不要动摇和否定它．于是到下边胡乱找几个片面的事例加以引证，把首长的决心引人歧途。
二是注重客观全面．
在收集资料、信息时，要到现场考察、了解实际情况及各种反映，及时发现问题，综合分析、研究相关方面的关系和变化，设计各种解决问题的方案和模型，进行各种计算和比较，从中选择最佳方案。
三是写出咨询报告。
秘书要在进行了一段调查研究之后，先提出初步的报告，与首长交换意见，取得首长的支持，并在听取了各方面的意见之后，再写出正式咨询报告，请首长考虑采纳。只要事实可靠，论证有力，首长一般是可以采纳的。
四是提供资料法
所谓提供资料法，是将有关历史的现实的，国内的国外的，军内的军外的，以及同行业的资料，提供给首长阅读，使首长从中获得启示。
这种方法是一种无言的声音，聪明的秘书不必一天到晚在首长耳旁乱嗡嗡，让首长心烦。
提供资料法，有主动提供和被动提供，即首长索要某个资料，秘书很快能够满足；首长没有主动索要，但秘书已猜透了首长的心思，能顺势提供．
有意提供和无意提供，即秘书给首长提供某种资料，是专门为首长的某个决策服务的；秘书为首长提供某些资料，是仅供首长参阅的，为以后的某个决策备用的。有顺向提供和逆向提供，即有些资料是首长乐意看的；有些资料是首长不乐意看，但非看不可的．
五、比较选优法
所谓比较选优法，是指在首长决策时能提出多种方案，供首长从中选择最佳的那种。决策中的最佳方案并不是显而易见、一眼看穿的，它往往掩盖在纷纭杂乱的事物之中．这就需要通过比较加以鉴别，从鉴别中找到最佳者、
比较的方法很多，有纵向比较法，横向比较法，纵横交错比较法，局部环节比较法，等等。
在应用比较选优法时秘书要注意：
一是头绪要清晰。
即是说，秘书不仅仅是被动地把多种方案的一大堆资料或几包卷宗甩在首长的办公桌上，让首长埋头阅读。应该是秘书在杂乱的资料中，先理出几个清晰的头绪，供首长参考。这样做的目的，主要是可以减少首长的精神负荷和思维负荷，让首长集中精力，进行决策方案的选择和对重大问题的思考。这就是现代管理学上所提倡的“议决分离”。也就是先让秘书、参谋）、员广泛收集材料，充分论证，制订出可行性方案，再交首长思考、选择，作出决断．
二是分析要透彻。
秘书要尽可能对所有参与比较的事物进行透彻的分析，不仅要分析参与比较的各相关的整体状况，还要分析各方的内部结构；不仅要分析各个环节的有利因素和不利条件，还要从整体分析他们的利弊得失，从而在比较中，得出较为可靠的结论。
三是比较要全面。
在进行比较中，要把参与比较的诸事物从起因、经过到结局进行全面的比，客观的比。比较时，秘书人员要特别防止掺杂个人感清因素。比如在参与比较的单位中，有些是你的老单位，你就说好；有些是你的老首长，你就说好；有些单位给了你什么好处，你就说好。这就很难完整客观了，比较也便失去其意义了。
六、漫谈聊天法
所谓漫谈聊天法，是指不分时间、地点，无固定程序、无明确目的的随便交谈，交流某种思想感情，谈出个人的见解。这是秘书提出建议、辅佐首长决策最经常的方法。由于无拘无束，所以讲者敢讲，听者随和；讲者情真，听者意切；推心置腹，互不戒备，在轻松愉快中交流了思想。在漫谈聊天中秘书要注意：
一是在无边际中有目的。
即是说，表面上是与首长聊天，但实际上（当然也不是所有的时候）是在向首长做进谏工作。某部曾多次被上级评为严格执行条令条例先进单位，个别领导就有了骄傲自清清绪，放松了抓这方面的工作，以致于出现了一些事故苗头．一天，首长和秘书饭后边散步边聊天，秘书就在散步中把首长引入了一些哨兵执勤点，看到了个别哨兵违犯纪律的行为．首长发现问题后，秘书又由此及彼地‘闲吹”，终于使这个问题得到解决。
二是闲聊之中须谨慎．
秘书要永远记住，尽管是聊天，但不可抹去上下级关系的界限．聊起来要有分寸，不可无限度、无组织纪律地乱说。一次一位首长和秘书在办公室闲聊，讲起了如何用人的问题．秘书突然想到刘xx是个多年老标兵，可是标兵归标兵，就是不用他。秘书就想借与首长聊天的机会为他鸣不平。于是对首长说：‘刘xx是老标兵，可在这个岗位上干了7年，有机会该动·动了．”首长说：“这个人名利观念比较强，要压一压他。”秘书说：“名利观念嘛，谁也有。象你们这样大的首长了，不是也有吗？”听到这句话，这位首长突然变了脸色：“你怎么这样跟谁说话？”首长来了这么一句，秘书听后半天回不过神儿来。
七、补充完善法
所谓补充完善法，是指对已经确定的方案，但有局部缺陷；或对正在执行中的方案，因多种因素的变化产生了某些缺陷，而进行的修订和调整。
任何一级领导，那怕是最高明的领导，他所下定的决心，他所想定的方案，都不可能是至善至美的．这就有个修订、补充、完善的问题．
补充完善法可适用于初定方案、正式执行中的方案、已经使用过的原有方案等等。秘书在运用补充完善法时要特别注意：
一是要慎出异言。
当首长对自己的决心和确定的方案向秘书征求意见时，首长一般是很得意的，很有把握的。秘书首先要确认该方案的合理性和可行性，在总体肯定这个方案的基础上，指出不足和需要修改的部分。特别是那些首长信得过的秘书，不要自恃聪明，只要首长征求你的意见，你略加思索或者不加思索就说上一套，引起了首长的决心动摇，思路混乱，最终把一个基本合理的方案改得非驴非马。所以秘书人员为了防止帮倒忙，当首长征求意见时，先要正确地分析理解原方案，才能起到补充和完善的作用。
二是要察颜观色。
就是说，在对首长的某个决心和方案提出建议时，边说边观察首长的眼神脸色。他高兴了你就多说点，他不高兴你就少说点。这不是投其所好，也不是有错不纠。这是由秘书的身份决定的。秘书仅仅是首长的助手和参谋，不到万不得已，不能强行进谏。
三是要抓住要点。
首长的有些决心和已定的方案，在秘书看来，可能毛病很多，甚至需要推倒重来。但首长仅仅是让你补充修改，而不是让你另起炉灶。这就要求秘书在圳义过程中，不必面面俱到地罗嗦许多条加以说明，而是经过由此及彼、由表及里的分析，将决心和方案中存在的主要问题准确利索地点出来，其分量之重，也到了足以补充完善的地步了。
一先同后异法
所谓先同后异法，是指在提出建议之前，最好不要讲与首长认识上的分歧，而着重谈一致的问题，然后再提出不同意见。
有经验的秘书，把这种先同后异法当作一种“致胜术”来说服首长。其具体方法是：先顺着首长的思路有板有眼地往下说，用心理惯性规律，促进首长的认同，获得首长的好感。这样首长的思路就会沿着肯定方向赞性发展，当这种肯定意识强化起来时，再由小到大，由易到难提出你的不同建议，首长在肯定你的大前提下也就会肯定你的那些不同意见。这种简单技巧，在现实生活中是经常运用的，也是很有效的。如果一开始就与首长求异，形成对立，效果当然不会好．使用这一方法时秘书要注意：
一是夸得适度。
即赞美和肯定之词要适当。不可满口称赞“高瞻远瞩”,“独树一帜”,“英明远见”，让人一听名为肯定，实为诌媚。正确的做法是用不可辩驳的事实加以肯定，让人一听，你的赞美之词是实事求是的，是发自内心的。
二是因人而异。
有些首长性情直爽，他虽然也喜欢人的赞美，但他很讨厌秘书的夸奖，觉得让秘书夸奖有失自已的身份，是不值得的．对这种首长的决心和想法，一旦征求意见，秘书就应在婉转中直说，在商讨中劝告。常用的开头语是：‘这个问题我是这么看的”.“对这件事我有以下一些想法”。“这事要让我讲，应该这样办，看行不行”。
九、引以为鉴法
引以为鉴法，是指在已经发生了问题，造成了不良后果，或者发生了重大事故之后，帮助首长找出原因、教训，作为以后工作的鉴戒而提出的。
在现实生活中，正确进行决策是困难的，执行决策过程中的失误也是时常发生的。而对失误，特别是面对重大失误，首长是相当痛心的。上级的反复追查，甚至给予某些人惩处；同级的互相埋怨，甚至冷嘲热讽；下级的怨声载道，甚至谩骂某个领导无能．这些很可能使那些具有创造精神的首长在今后的工作中变得畏首畏尾，失去责任心和进取心，一39一
甚至从此一绿不振，再也提不起劲来，宁肯使工作“软”损失，也再不去“硬”争创．他们会觉得这个社会真是“干的不如站的，站的不如看的”。对首长的失误，秘书不能站在一旁观望，而要积极为首长出谋划策，除想方设法尽快减少和挽回损失外，就要帮助首长用“引以为鉴”法总结经验教训，再创工作的新局面。
一是明确危害。
秘书在事故或挫折面前，要帮助首长明确其危害性，并对已造成的损失进行准确的统计和评价，还要对可能给未来造成的影响，进行必要的评估，使首长从思想上认识：上级的处理是合情合理的，群众的意见也是可以理解的．
二是找准原因。
秘书要协助首长从事故或挫折发生、发展、结果的全过程中进行周密调查，提出避免类似事故再次发生的办法，并在预防方案中寻求向积极方向转化的突破口。
三是吹风鼓劲。
经常给首长讲一讲宽心话，让首长逐步从“危难”中解脱出来，觉得失误或挫折是正常的．谁在这个岗位上，谁在这个背景下，谁在这个事件中，都有可能发生失误，这次让自己碰上了，也算给别人铺出条路．从而使首长以良好的心理状态，面对现实，着眼未来，把本职工作做得更好．四是帮助首长提高声誉．
一般说来，当首长某些“宏伟”的决心下定以后，总会提高自己的声誉的．一旦“宏伟”的决定落空，群众不满的呼声就会相应而起。有时首长的某些不切实际的许愿，也使一部人高兴起来．一旦这些许愿落空，群众的抱怨情绪也会紧随而来。这些，都需要领导者引以为鉴。问题是，有些决策按正常运转明明是可以实现的，但由于形势所迫，出现了不可逆转的局面，这与决策人的个少、品质、能力是相关无几的。这时候，秘书就应该利用多种机会，向群众加以解释，使群众了解内情，从而体谅首长的困难，提高群众对首长的信任度，齐心协力再创新局面．
从以上九点论述中，我们可以悟出这样一个道理：聪明的首长，不在于他自己能想出多少好点子，而在于他能采纳多少部下提出的好点子。
聪明的秘书，不在于他能被首长采纳多少好点子，而在于他能给首长提出多少好点子。
领会首长意图的艺术
意图即首长决策的基本思想，包括主要的观点、意见、办法和各项要求。所谓领会意图，简言之，就是摸清首长某·决策的基本思想和要求．
我们知道，秘书工作一个很重要的特点，就是“尊旨行事”，是接受了首长的指示以后，才去开展各项主要工作。是“要我办”而不是“我要办”．秘书工作的这种“受命性”特点，要求我们必须认真地掌握和理解首长的思想，准确地领会好首长的意图。
因此，领会意图实际上是秘书工作的开始。领会意图的过程，实际上就是秘书人员将首长的某个意志、设想和构思，经过理解和消化，变为自己的思想，最后转化为具体行动。
领会意图的实质
领会意图在秘书工作中占有什么重要地位呢？秘书人员应怎样对待首长的意图呢？
（一）领会意图是秘书人员的基本职业道德
职业道德是具有职业特征的道德准则和规范。秘书人员职业道德的基石，就是对上负责和对下负责、对领导负责和对人民负责的高度一致性。对上负责，对领导负责的具体体现，就是秘书人员能够准确地领会和贯彻首长的意图。秘书工作的本质意义，就是服从领导的决策，忠实既定意图，并将其转化为具体有效的行动。因此，秘书人员应尊重领导的意见、认真领会基本观点，不草率，不走样，准确把握、严格遵循其思路脉络，合理安排，精确筹划，切实实现首长意图．绝不允许脱离前提，颠倒位置；决不能自以为政治水平高，掌握情况细，阅读材料多，文字能力强，与首长比攀高低，暗存“略胜一筹”的优越感；决不能阳奉阴违，甚至自作主张，另搞一套，完全丢开首长意图，将个人不成熟的看法强加给首长。
当然，秘书人员对首长意图的服从，不是盲从、屈从。当首长的交待含糊不清、辞不达意时，应在忠实其意的前提下，适当融汇、提炼、加工、完善；当首长的交待笼统、粗疏、误漏时，要适当补充和修正，使之具体、严密、正确。而不应依葫芦画瓢，将错就错。倘若发现个别首长为邀功添过，在交待中歪曲事实，无中生有，捏造成绩，掩盖错误，势将严重损害机关威信和人民群众利益时，秘书人员要出以公心，提醒、劝诫，大胆“进谏”，仗义执言。不应事不关己，明哲保身，缄口不言；更不可曲意逢迎，拿原则作交易去博取首长欢心。
（二）领会意图是秘书发挥参谋助手作用的方式之一秘书人员进行的工作，实际上是在领导决策中发挥参谋助手作用。工作越重要，这种作用也就越重大。
在机关实际管理活动中，秘书工作情况，大体有如下几种：
1．无交待程序和具体意图，可由秘书人员视实际情况开展工作。这类工作般只涉及机关日常具体事务，较为简单，它们多由工作人员按照机关领导平时的管理思想，遵循1般管理程序，根据实际情况随时自行处理．
2．有交待程序和办事意图，需要秘书人员忠于领导意图。这类工作一般涉及机关重要事务，较为复杂．
3．有交待程序但无具体意图，由秘书人员先根据首长的粗略交待拟出方案，再交机关领导集团或领导人议定或审定．这类工作都较为重要，只是领导集团或领导少拐寸具体意图尚无成熟思考，要先由秘书人员代替自己设想具体意图并提供初步方案再来审议或审定．
在上述三个工作方式中，秘书人员要运用自身的政治、思想、政策等方面的基本素养，调动自己掌握的多种知识和有关的情况综合进行严密的逻辑思考。要针对意图，或拾遗补胭，对首长意图某些欠周密、欠恰当的地方，给予弥补、修正、完善；或作进一步的分析、综合、调整、取舍，而后，再通过自己的行动将首长意图体现得更加系统、周密、准确。
（三）领会好意图，可以提高秘书工作的质量这是由首长的特点决定的．作为首长虽然他们彼此气质性格不同，处理问题的方式也不同，但是他们也有共同之处。
第一，首长对某个问题反复酝酿，思考成熟以后，才会向下属或秘书人员交待意图，如果对这个问题他还没有考虑周全，是不会让你去办理的。
第二，首长参加工作的时间较长，经历的风雨也多，对下情的了解，一般也比较全面。他们能够做到胸有大略，统揽一全局，高屋建领。因此，他们对某项工作的指导思想一般把握得比较好，对工作中应注意些什么问题，也考虑得比较周全。
第三，首长的想法和打算，常常是汇集了他们领导层内部的各方面意见，有时是党委或领导集体的意见．由此他对工作的要求，是很具有权威性的。
以上这几点决定了，如果秘书在行动前充分领会了首长的意图，并在行动中始终遵循这一意图，那么其结果，实际．上就是凝聚了领导人的经验，集中了大家的智慧，质量自然是比较高的。
（四）领会好意图，可以减少秘书工作的无效劳动常常有这样的现象：秘书人员辛辛苦苦干完了一件工作，却在领导那里被否定了，甚至数次返工，仍然通不过。在这里，秘书人员就是做了无效的劳动，走了弯路，闹个白辛苦．
怎样减少这种无效劳动呢？很重要的一个方面就是准确领会首长的意图．领会好了首长的意图，工作就可以少走弯路，少吃苦头，减少无效劳动。相反，如果不去领会首长意图，随任自己去发挥，工作的结果貂良可能同首长的意见相去甚远，返工的次数也多，甚至劳而无功。
有很多秘书的工作能力不能说不强，对自己要求也不能说不严格，工作态度也不能说不端正，可他们工作的结果却常常在首长那里通不过．与此相应的另一种情况是，有些人工作能力并不是很强，但每次工作都能过关，主要也在于如何领会首长意图的间题上。
秘书只有把自己的工作能力同首长的意图结合起来，才
能办出令首长满意的事情来。
二、首长交代意图的方式
（一）首长意图的产生
从来源看，首长可能受某一动因激发而产生意图。它既可以是首长长期工作经验的结晶，也可以是平时调查研究的积累；既可以是上级政策精神和本单位具体情况相融汇的认识，也可以是整个领导层的集体研究决定．还可能是受某一事物的启示而突然爆发的思想火花．
从完善程度看，首长最初的意图，有的比较成熟、系统、全面；有的则不太明确，比较简单，是有待加工的“思想毛坯”。也有的首长虽然站得高、角度新，把握住了关键和实质，具有启发性、洞察隆、广延性，但还未定型，需要进一步磨砺、优化，使其臻于完善。
（二）首长意图的交代
首长产生了意图后，就需要向秘书人员交代．交待是办理的出发点，也是秘书开展工作的前奏。凡是由专、兼职秘书人员经办以首长名义安排的重要工作，都应经过交待．如不完善这一手续，秘书难以明白首长的意图和各方面的具体要求，必定会闭门造车，苦思冥想，虽勉力工作，但与首长意见相悖，势必数次反复，耗时费力．或不结合本地区、本单位工作实践，流为应景之作。甚至违背实际需要，妨碍工作活动的开展。
由于首长的气质、性格、能力和领导方法不同，交代意图的方式也是不同的。这就要求秘书人员具有领会不同类型首长意图的本领，从笔者多年在机关工作的经验看，首长交待意图，大致有如下几种方式。
1．从交待程度上看．
有的首长是简洁式的，即只用几句话就干脆利索地把他的想法说了出来，其内在涵义，由秘书去详细体味，甚至有时只是说：x时候有个会，希望你写份材料。xx时候有纪念活动，希望你写篇讲话稿。至于要写什么内容他只字不提。有的首长是详细式的，即把应该写些什么，应该怎样写，甚至每一层应该表达哪些内容，都交待得一清二楚。
2．从交待内容上看。
有的首长是观点式的，即只提示几个要点，至于观点里面的具体内容则由秘书人员去单独思考。有的首长是素材式的，即只给许多他了解的详细材料，至于这些材料说明了什么问题，应该概括出怎样的观点，则由秘书人员去总结，去归纳，首长还没有现成的。
3．从交待手段上看。
有的首长是直接式的，即喜欢把办事人召来，面对面地亲自交待，直到办事人弄懂记清为止。这种首长认为，应该一竿子插到底，自己的意图应该直接地、清晰地、面对面地传达到办事人那里。有的首长则采用间接方法．喜欢把意图交待给他的直接的部下，然后让这些部下再一级一级地往下交待，经过几次转手传到办事人那里．采用这种方式的首长认为，应该调动各方面的积极性，应使自己的直接部下也了解自己的意图，这样才不至于在领导关系上闹出误会。4．从交待质量上看。
有的首长是高水平的，即交待意图时，语言凝炼，方法一明确，要求具体，只要秘书根据首长的交待去认真落实就可以了。有的则是低水平的交待，即首长的想法可能很好，但在交待时，却是头绪不清的，说理性不强的。有时秘书听了半天，连意思都听不明白，主旨都弄不清楚。
5．从交待频率上看。
有的首长是·次性交待，即只用一次交谈，就将自己的意图表述完毕，铁板钉钉，只此一吠，再不更改．有的首长则是多次性的交待，即通过和秘书多次交谈，有时反复强调，在时推倒重来，有时弃之又用，从而使自己的意图不断清晰，不断深化，不断集中．特别是对一些较为复杂的工作仅一次是不可能交待清楚的。
三、领会意图的要诀
上面，我们谈了首长交待意图的方式，这仅是一个方面。在实际工作中，更重要的是另一个方面― 如何领会意图．
（一）领会意图的过程
首长交待的意图，仅是秘书办事的底蕴，并不完全同于主旨．须经秘书人员进一步领会、深化，并完善这种意图。
1．领会．
领会要清楚．首长工作忙，头绪多，注意力经常转移．秘书在领受任务时须依循领导同志的思路，详细聆听并摘记要点．对不明确的间题当场请示，对辞不达意的话要仔细询问清楚，吃透原意，力求把握其精神实质和各方面的细节。相反，如果一味点头，首长误认为秘书已完全领悟，交待时就会略掉一些具体细节，秘书日后再去请示时，则可能时过境迁而不得要领。
领会要全面．目的、完成时限，据此确定步骤、方法、要求以及行动方案，便于在时间许可的限度内统筹规划。如果“以其昏昏，使人昭昭”，其结果必然是劳而无功甚至造成不良后果。
领会要深刻。可根据当前的基本倾向和首长的工作日程，分析、感知首长产生意图的背景和过程．必要时，可进行跟踪性补充调查，以掌握首长的思想脉络，更深刻地体会意图，以免隔靴抓痒，似是而非。
2．融会
工作主旨由多种要素构成，内涵十分丰富。在不违背首长初衷的前提下，秘书要反复、横向扩散思维，举一反三，把工作实际、专业知识、政策规定、群众要求，融汇、充实进首长意图之中。例如，《xx党委工作指导纲要》的中心是“改革、务实、创新、争先”．秘书的拟议，不仅把领导层集体讨论的思想观点、工作重心、目标、措施都围绕这个中心展开，而且还与上级指示，本地情况等相结合，把这一中心思想延伸到首长没有考虑或没有更细致、更具体考虑到的观点、工作、情况中去，使整个工作的指导思想基础更坚实，依据更充分，理由更具体，措施更周严。
3．发挥。
秘书必须依循首长意图办事，这是一条基本原则。但是，从首长的最初意图产生到最后的定型之前，秘书人员可以调动自己的学、识、才、能，去努力发掘，使之深化；举‘反三，使之全面．进而引伸到首长最初意图所未能照顾到-49 -
的方面。
秘书在筹划中，当发现首长交待的最初意图存在偏颇、疏漏、失误、矛盾时，要敢于据理直言，不应听之任之．为完善主旨，广一征博采，首长也往往与秘书或其他有关人员·起讨论，鼓励他们畅所欲言，不带框框，从不同角度发现间题，提出设想，乃至否定最初意图。当然，秘书人员对首长最初意图的发挥和修正，需经首长首肯才能确立．
通过领会、融汇和发挥，使首长意图深化、完善、定型。一旦首长决心已下，主旨已定，就不应再有异议，而需愉快、忠实地围绕最终确定的意图行事。
（二）领会意图的方式
秘书要想准确把握首长意图，应当采取哪些具体的方式呢？
1．善于把握首长工作的热点，跟踪追击。
首长的工作热点是首长在一定时期内工作意图最为集中的表现．抓住这一点．就等于抓住了首长意图的核心，就能与首长工作同步，目标同向。但是，首长意图是围绕党在每个时期的中心工作形成的，具有阶段性和连续性。为此还必须对首长的思想，系统掌握，重点跟踪。
2．善于把握首长的思维方式，协同动作。
每个首长都有他的思维特点和思维方法。秘书要当好首长的参谋，必须善于了解、把握并力求做到：当首长对某项工作、某件事晴有了某种思维萌动和思维导向时，我们要能有所共思；当首长对某项工作、某件事有所酝酿时，我们要能不谋而合；当首长作出某项决策，部署某项工作时，我们要能心领神会；当首长追踪某项目标，期待某种效果时，我们要能举一反三，不仅知其然，而且知其所以然；当首长需要某种材料和信息时，我们要能想在前，做在前，搞好超前眼务。
3．善于把握首长思想的闪光点，加以深化．
一般说来，首长所提出的意见，大都是比较完备和深刻的，但对某项新的工作或临时处理某个问题的时候，常常是有感而发，提出的意见往往是零散的，片断的。对首长这些零散的、片断的意见，秘书要认真加以领会，不要害怕这些意见束缚了自己的思路，更不能轻视和拒绝。要知道，在零散之中有一些是有见地的观点。首长在即兴讲话时也有新意。我们要当好首长的参谋，就必须善于抓住首长思想的闪光点，通过与首长切磋和深入调查，努力加以开掘和深化，以进一步完善首长的决策，指导面上工作。
4．善于多角度捕捉首长意图，综合归纳。
在这方面，一是要善于抓点，即紧紧抓住首长意图的要点与核心，把首长所讲的观点同上头精神和下头实际串起来进行比较。既与上头精神一致，又与本单位实际相吻合，做到有理有据．二是要善于扩大面，以主要领导思想为主线，多方面吸收其他领导的意见，集思广益，形成斟本决策．例如在起草领导讲话稿时，我们不仅要和具体的讲话少、详细进行切磋，让讲话人把提纲定下来，而且还要多方面吸取其他领导人的意见，在此基础上进行综合分析，科学剪接，使各方面正确的意见都能融汇进去，这样返工率就比较小。
5．善于把握首长的个性特点，因人而异。
我们所接触过的首长，不同的个隆，就有不同的领导风格和工作方式．比如，有的首长古典文学底子较厚，做报告喜欢引经据典，为这样的首长起草讲话稿，就要适当地引用一些典故，以达到借古喻今明理之目的，再比如，从基层调上来的首长，对下面的情况比较熟悉，为这样的首长起草讲话稿，就要多举一些他熟悉的例子．相反，我们不能给文化水平较低的首长，专门写一些生僻难认的字，让他读起来一头的汗。
（三）领会意图的变通
在领会首长意图中，不论采取何种方式，有两个间题需特别注意．
1．秘书人员应养成一个良好的习惯，即应当集中精力倾听，随手奋笔疾记，即使是首长的即兴发言，也应详细地记录下来，以备后用．在认真记录的同时，还要积极思考，对没有领会的问题大胆询问，不必拘谨小心。某部有个作战参谋任职不久，接受了参谋长交代的一份军用公文的写作任务，由于他当时没有迅速记下要点，对疑惑处也不好意思再问，怕影响了领导的工作，写作时只得凭想象，结果在部队演习时，因撰写的公文不合要求而返工，延误了演习时间．实际工作表明，凡是在接受任务时间清了首长意图的同志，工作进展顺利，领导人多为满意；凡是不弄清意图就动手干的同志，很可能返工，不仅影响了工作甚至还耽误大事．有经验的秘书，往往是一边接受任务，一边积极思考。思考的范围是：对贯彻意图中可能出现的多种情况，及时提出来，让首长能给予明确的答复；对首长意图中可能出现的偏差，趁首长还没有考虑成熟，该纠正的纠正，该否定的否定；对首长意图中有所涉及但还不够完善的地方，不够深刻的问题，通过讨论式研究，使之在行动前就能完善深刻起来。这里秘书人员要注意：认真思考必须紧紧围绕首长意图的主旨；大胆提间必须用谦虚探讨的口气，谨防产生和首长的意图有对立之嫌。这种才能，不仅靠秘书聪慧的头脑，敏捷的思维，而且须有对下层实际情况的谙熟和体察，以及丰富的实际工作能力。由此可见，倘想做好秘书工作，一如陆游诗所咏：“汝要欲学诗，功夫在诗外．
2．在领会意图的过程中，如果首长的想法是正确的，打算也是合理的，那么我们照着做就行了；但是当首长的意图有粗疏、误漏甚至是错误时，我们应当怎么办呢？遇有这种情况，秘书人员当然不能自以为是，更不能反‘仆”为“主”，而是要通过一些巧妙的方式，把自己的正确想法，转为首长的意图．这些方法大致有：宣传政策法，提供下情法，介绍经验法，弥补漏洞法等。常用的语句是：“这个问题是很好，不过我还有这样一点想法”;“这个问题挺全面了，我再补充几点看行不行”;‘这个问题，是否可以改换个提法”等等。
善于领会意图，是一个很复杂的心理过程。它是正确处理首长和秘书人员关系的很重要的方面。它要求秘书人员不仅要具有聪慧的头脑，敏捷的思维，应变的能力，而且更需要有正确领会党的方针政策的觉悟，以及对下边实际情况的真实了解．这样，在领会意图过程中不仅能提出很好的建议，而且能出色地实现首长意图。
维护首长尊严的艺术
尊严，这个词很神圣，又很寻常。
尊严就是尊贵和庄严的意思．它的外在表现，是一个人可尊贵的身份和显赫的地位；它的内在要求，是一个人应有的自尊心和基本的人格。尊严是实现自我价值进而也是实现社会价值的自然要求。尊严又是维护个人权益进而也是维护他人权益的重要内容．因此，尊严应该是神圣不可侵犯的。一个人是否具备了应有的尊严，并不取决于他的主观愿望，而是由下列诸条件所决定的：第一，他的社会地位的尊卑；第二，他拥有物质财富的多少；第三，他对社会贡献的大小；第四，他在公众中威信的高低。当然，对尊严的取向，不同的人们有不同的标准。在些人看来他很有尊严，而在另一些人看来，他却毫无尊严．但无论如何，一个人只要切实具备了上述条件之一，他也就具有了相应的尊严．尊严对人生和社会有着重要意义．一个人的尊严受到损害，就是对这个人的人格的污辱和价值的贬损．因此，在现实生活中，纪律的力量常常表现为对某些人从尊严上加以制裁，如行政处分、党内处分、降职降级，等等．受到了纪律的制裁，他也就失去相应的尊严，也就被人看不起。如果忍受不了，他就可能失去生活的勇气或者丧失理智，变得残忍，无目标地进行报复。另一方面纪律又常常表现为对某些人从尊严上加以鼓励。立功、受奖、授予荣誉称号等等。获得了荣誉，他也就获得了相应的尊严，被人们所尊重．具有尊严的人在生活中会变得更加伟大和高尚起来．
尊严虽然具有客观性，但必定渗透着巨大的人为力量，并且显示出诸多奇妙的特色。例如，有的人表面很有尊严，但内心却相当空虚；有的犬当面受人尊敬，背后却让人看不起；有的人的尊严是实践中自然形成的，有的人是职务所赋予的．
军队中首长的尊严格外重要．因为他要指挥千军万马，要打仗，要令行禁止。无论谁当了长官，都必须具有一定的尊严，而且不可侵犯，官越大，越神圣。对此，《内务条令》、《 纪律条令》有相当一部分内容是为了维护首长的尊严而制订的．最简单的例子，条令上规定，任何军人，见到上级领导，都必须敬礼。这就是维护首长尊严的具体体现。同时，我们也会发现，一个人一旦担任了一定的首长职务，他对自己的尊严也就特别珍视和爱护．如果受到损害，是不能容忍的．
作为秘书，每天工作在首长身边，在维护首长尊严问题上有着特别的意义和要求．除了那些普遍遵循的原则外，还应注意下边这样一些细小问题。
一、不在象征首长职务身份的小事上疏忽大意
有些小事情，看起来无足轻重，实际上也没有意义，但是人们习惯透过这些小事来判断一个首长的职务、身份和地位，确认他在这个领导团体中所具有的尊严程度。虽然很多时候这些小事情只是一种形式，本身没有效用，但如果秘书不能妥善处理，首长嘴上不说，心里却在嘀咕。例如，召开大会，主席台上就座的问题，谁上谁不上，谁居中，谁在左谁在右，就很有讲究。无论有无必要，每次大会相应职级的领导都在主席台上就座，尽管他一言未发，坐在台上在众目睽睽之下也不自在，但如果漏了某一个该台上就座的领导，或者坐在了本应在他下首的人的下首，他就会感到自己的尊严受到了损害，有关工作人员就可能有麻烦．
再如，主席台摆放麦克风，也别小看。两个副职，只给一个座前放了麦克风，另一个本来不讲话，但心里不舒服，也一定要说几句，让秘书人员再取一个麦克风来．
再如，照像、摄像，镜头对准谁，多长时间，要把握好分寸．只有正职镜头，没有副职镜头，不合适；副职作报告，镜头过多，正职作陪衬，镜头太少，也不行；两个副职，一个镜头多，一个镜头少，更不行。
再如，几个首长的讲话稿，是否都上报下发？是全文发表还是摘要刊登？是制成文件还是出期简报？这也要处理得当．司令员的讲话全文下发，政委的讲话摘要下发，能行吗？
再如，首长小车出发的顺序也不能随意安排，高级首长在前，低级首长在后；军事首长在前，政治首长在后。安排错了，也有问题．某部队军事演习，首长车队出发时，E首长的车没打着火，w参谋便让E首长的下属a领导的车先行·步．本来E首长资历较轻，a领导很是不服，已有隔阂；这回E首长的车跟在其后吃了一路灰，心中非常恼火。到了目的地，E首长让司机去休息，却命令参谋去洗车，W参谋还蒙在鼓里，不知首长想让他掌握何种参谋业务。
对诸如此类的小事，秘书人员都应考虑周到，处理得当，以免无意中损害首长的尊严。应该指出，首长也是普通人，具有常人的性格，但他身居高位，又有与常人不同的性格。有的首长统帅千军万马，很自信，而失败时又可能很自卑；有的首长肩负重担，意志坚强，但有了缺点又可能经不起批评，显得很脆弱；有的首长在位时，是众人之首，以身作则，身先士卒，一旦卸任，个人主义又显得特别严重．个别领导干部的心理和行为常常使人无法理解：昨天上午还那么威武，下午宣布了离退休的命令，今天早晨怎么连衣服都宽大了？有一位将军，气魄极大，从来都是背着手讲话，而免职后，大半年不好意思出门．职务提高了，觉悟不一定随着提高，对此，秘书人员是应该理解的。这也是在一些小事上避免损害首长尊严的原因之一
二、不轻易呼叫首长的姓氏或姓名
姓名，不过是一种符号，是为了便于人们的交往而产生的．它本身并无贵残高低之分，但它却可以随着人的显赫而显赫，随着人的卑践而卑贱。提起岳飞，人们便对民族英雄油然起敬；提起秦桧，人们便对乱贼奸按恨之入骨。首长小时候的乳名可能并不高雅，什么“铁蛋”、“栓柱”都可能有，但随着首长的地位的显赫和权力的增大，名字也会变得尊贵。一般情况下，一般的人直呼首长的姓名，就可能冒犯首长的尊严。党内称同志，党外称职务，这是我军的惯例．作为秘书，是首长的部属和服务人员，应尽力避免直呼首长的姓名，这也应成为秘书的惯例．
一个干事刚调机关工作，一天向首长请示事宜，敬过礼，说：“傅司令员’，话没说完，司令员翻了他一眼：”你知道我姓傅？"“知道．"‘知道还这么叫？"。那，怎么叫？
“回去问你们处长．"干事赶紧去找处长，处长说：‘你直呼‘司令员’就行了，不要加傅，加了‘傅’就不好叫了．'
“为什么？"“真是个瓜子，司令员的姓是你叫的吗？咱们这个单位就一个司令员，不叫他的姓能错了吗？再说，司令员姓‘傅’，大家在他的职务前面加上个姓，司令员永远当不成‘正’的了．"“那三个副军长在一起，我找其中一个，怎么称呼啊？"“作为秘书，你可以目视要找的副军长．当与首长对视后，再称呼‘副军长’，他就知道你在叫他．懂了吗．'
特别是有的首长的姓本身有点不雅，叫出来使人可以产生歧义，自然有损尊严．比如姓苟，你叫他苟师长，人家听了以为是‘狗师长”，当然不妥．还有的首长姓刁，尽管他是参谋长，但加上姓，就成了“刁参谋长”了．他当了几十年首长，但始终都是“刁”的．他很忌讳，你就不要这么叫．首长都有明确的职务，作为部属，正常情况下，不称职务而叫首长姓名、确有失尊重，有损尊严，秘书人员要特别注意
三、不随便用手指点或拍打首长
先举一个例子：某学院一位教授，正师职大校。他当通信员时，一次招呼指导员，在指导员肩上轻轻拍了一下，指导员火了：“你干什么？我的肩是你拍的吗？”指导员的发火，使他清醒了大半辈子：首长无论大小作为下级是不能随便拍打的。从此他再也没有拍过任何一位比他职务高的人．但他不大明白，为什么轻轻拍了指导员一下，他就发火。之后，他在部队也当了领导，由于他的部下从来也没有拍打过他．所以他也不太明白被下级拍打后的感觉．后来他调院校工作，官升正师，衔晋大校，堂堂的教授．曾有一次他站在院门口，突然肩上重重地被人拍了一下，回头一看是食堂的炊事班长，心里很不高兴，但脸上还是强作笑容。因为要在食堂吃饭，得罪了炊事班长不好办。他很有感触地说，我自己的心态表明，当了官被下级拍打心里肯定不舒服．指点或拍打，是人们之间沟通联系的一种方式．离开既定距离，用手指点、招呼；近在身边，用手拍打肩膀、胳膊。一般同事或相互熟悉的人之间，属正常行为，都可接受．但用来指点、拍打首长则属于不尊重的行为了．可以这样说，下级人员无论是指点还是拍打首长，都很可能使首长的尊严受到侵犯。
因此秘书要注意做到：第一，呼唤首长时，不能用手指点。比如，政委正在开会，秘书推开门唤一声：“政委”,然后一勾手，”你过来一下．”这就是一种不尊重政委的动作，政委就会不高兴。第二，与首长交谈时，不能拍打首长．比如，说到高兴处，秘书连连拍打首长的肩膀：“首长，您说得太对了。”首长可能马上变了脸．第三，向首长请示工作时，不必用手指指划划．比如，向首长请示某项工作，讲到自己的决心时，指手划脚地说：“首长，我的决心大得很！”首长当然不高兴。
四、不当众纠正首长的缺点和毛病
秘书是首长的下属，是为首长服务的，没有权力对首长的缺点毛病进行批评指责，或不分时间、场合、地点当众给予纠正．秘书对首长的缺点当然不能采取完全不负贵任的态度，特别是秘书参与首长的某些决策时，发现首长有误应予纠正，但那是有条件的．
根据一般经验、秘书对首长在公开场合出现的缺点毛病，应采取以下态度：
第一，不当众理采．
视而不见，装不知道，顺其自然，让首长自己去纠正，或者等待适当时机再提出来．有位首长爱骂人，“妈个屁”是他的口头语，讲五分钟话要骂上好几句．一天一批男女大学生来部队锻炼．秘书陪首长去看望．交谈中不时带出这句口头语，当着众人面秘书不能纠正，装没听见，面部表情一本正经，周围的人也就没有大的反应。回来的路上，秘书说：‘首长，晚上开座谈时，您讲话时可别象训战士样，女孩子一骂就该哭了。”座谈会一开始，首长讲话，他刚说了个“妈”字，一些女学生掩住脸笑，或者低下了头，猛然想起了秘书的提醒，忙改口：“妈，啊，妈妈爸爸供你们上大学挺不容易。”
第二，不小瞧讥讽。
首长出了差错，甚至出了洋相，秘书决不能跟着哄笑，更不能当作笑柄背后议论。可采取必要的方法，防止类似情况再次发生。某政治部主任在大礼堂上千人的大会上致欢迎词，把“千里迢迢”读成了“千里超超”，搞得满礼堂的人哄堂大笑。秘书没有笑话首长水平低，而是在以后的写稿中，尽量少用生僻的词语，或者在难认的字旁加上音注。首长对此非常满意。
第三，不正面交锋。
对首长有意见或者有想法，不能采取对着干的方法，当着众人的面揭首长的老底．某处长被调任某团政委，心里想不通，支部大会上主任批评他名利思想严重，觉悟低。他当时就反驳：“当年平调你当副主任，情绪比我闹得还凶，三天没起床，有什么资格批评我．”弄得主任在众人面前下不来台。
第四，不随便插话。
首长的某些缺点和毛病，常常在和下级的谈话之中暴露出来，秘书发现了，也不必插话去加以纠正。有·次某部队B首长找一位下属谈话，准备调他到另一个单位任职，问他有什么意见。B首长口干舌燥说了两个小时，这位下属就是不吭声。B首长开始拍着桌子发火了。秘书见状，好心地插话说：“首长，不要发火。”又转过头来对这位下属讲；“首长白白与你谈了这么多道理，你就表个态嘛。”这位下属瞪了他，眼，“你算老几？”转身就走。B首长一肚子火都冲着秘书来了：“今天是你谈话还是我谈话，没大没小，谈砸了都是因为你．"
秘书时时处处维护好首长的尊严，这不仅是首长的需要，也是秘书的需要．首长决不会因为秘书宽容大度，能忍让，主动承担责任而认为秘书无能，相反会非常信任你，重用你，让你有更大的用武之地．
探究首长情绪的艺术
情绪是心理学名词，是人的心理活动的外在表现．包括高兴、悲伤、害怕、恐惧、喜悦、苦恼等现象．人们某种情绪的产生还紧紧依赖于客观世界的影响，是环境和人的活动作用于自身心理机制的结果。
了解首长复杂多变的情绪
情绪的调整，对人的活动有极重要意义．无论是喜悦还是悲伤，超过限度，或长期积蓄，都会使人过分激动，不仅引起心理上的痛苦，带来生理上的病变，而且会减弱理智的力量，从而做出某些不当的甚至是错误的举措。从这个意义上讲，首长情绪的产生和调整就显得更加重要．他手握大权，举足轻重，任何不良倩绪影响到他的决策，就可能产生严重后果。作为秘书，探究首长的情绪变化，努力协助首长调整情绪，对此负有不可推卸的责任和义务。
人的情绪不仅通过语言和声音的信号得以表现，而且总是伴随着富有表情的动作，包括面部表情动作和身段表情动作。这种表情动作有时比语言信号更富情绪的表现力．我们知道，有时难以用语言说出某种情感，词汇似乎总是不能鲜明、准确地反映各种不同情绪状态及其细微差别，而表情动作则更易于为别人所感知．秘书探究首长情绪的变化就是要仔细观察、准确体会首长的语言信号和表情动作，从而掌握首长可能产生的各种情绪变化．
但是，人的心理是复杂的，常常不能完全根据语言信号和表情动作确切地判断一个人的情绪。人的生活经历越丰富、越漫长，心理感受就越细腻、越丰富，它们的表现形式也就越复杂、越独特．同时，人们在积累生活经验的过程中，也逐渐学会控制自己的情绪和它的外在表现．比如，能够把慌张掩盖起来，装扮成某种喜悦的样子；把不愉快隐藏起来，让人看到的却是镇静．首长们大都有多方面的工作经验和丰富的生活阅历，风风雨雨，坎坎坷坷，使得他们更能把握住自己的情绪变化和发泄方式．因此秘书探究首长的情绪，就不能简单直接地，根据一般表现方式，从首长的言谈和表情动作轻率地做出判断．而应该对首长有深入、全面、细致地了解，透过现象看本质，准确地把握住首长的情绪变化．
第一，了解和掌握首长的性格、脾气、嗜好、习惯等有关心理构成因素．
第二，了解和掌握首长的出身、家庭、学识、经历等有关成长发展过程．
第三，了解和掌握首长的人际关系，可能影响情绪的事件、时机、条件和背景等等环境状况．
秘书只有综合上述各种因素，对首长的语言信号和表情动作进行分析，才能准确地把握住首长的情绪变化。同时，首长也是普通的人，他们的喜怒哀乐愁等情绪的产生和变化也和普通人一样，有着共同的规律和特征，而且，由于首长不受周围环境和人员的一般性制约，这种情绪的外泄方式、表情动作等有可能表现得更加直爽、充分和明显．特别要指出的是，由于首长活动圈子较小，接触的人员有限，加之所处地位的特殊制约，生活中又很孤独，心里话不能一吐为快，难言之苦无处倾诉，秘书就成了他们表露情绪的重要对象。他们的欢乐，他们的愁苦，他的的怨恨，他们的过去和将来，以至他们的某些隐私，都可能对贴心的秘书坦露，这就为秘书探究首长的情绪创造了极为有利的条件。
秘书探究首长的情绪变化，重要的不在于了解和掌握，而是顺应和化解．所谓顺应，就是秘书要根据首长的情绪需要，把握自己的言行，调整自己的安排，免得不识时务，弄巧成拙。首长正在着急，你却催他快拿主意，急中添乱．首长本来心里窝火，你还说不该如何如何，火上加油．所谓化解，就是秘书要对首长产生的各种激动情绪，因势利导，选择恰当的时机和方式，使之适当发泄，并逐渐平息，从困挠中解脱出来。
二、舒展首长愉快高兴的情绪
愉快高兴的情绪，正常情况下都是一种健康有益的情绪。舒发扩展这种情绪，能使人充满信心，增添力量，并产生相应的感染力。
首长产生愉快高兴情绪大约有这样一些时机：
· 一是受到表扬。上级机关和首长对本单位或该首长主持完成的某项工作表示非常满意；或者是检查巡视时给以肯定；或者是·定会议上予以表扬；或者是召开现场会加以推厂
二是受到重用。或者是提升职务；或者是让其主持负责全面工作；或者是担负更重要的领导责任。
三是重大任务顺利完成．不仅取得了预期效果，而且未发生任何大小问题．
四是家庭遇到好运．家庭成员安排了好工作、考上大学、提干入党等等。
五是多年身体不适突然找到原因；或病情有了较大好转等等．
遇有上述几种情况时、首长都会不同程度地产生高兴愉快的情绪．对此，秘书要采取主动的行为，与首长同享欢乐。
第一，提醒首长庆贺一下．加点好菜好酒呀，与身边的同志讲点开心的事呀，或者召集家人坐在一起，听听音乐、歌曲呀等等，使愉快的情绪扩展开去．
第二，与首长一起回顾一下这种欢乐到来的不易过程，可以从中领悟到痛与快的辩证关系，感受到人生的苦涩与甘甜．
第三，简要地总结·下工作的经验教训，这是非常有利和有用的．首长的愉快情绪，使他的大脑处于较为兴奋的状态，正效应功能得以加强，富有灵感，能产生很有价值的东西，这对日后的工作大有益处。
第四，恰当地吐露秘书的某些苦衷、比如，长时间淤积心头的苦闷，经常困挠工作的难题等等，利用首长心情好的机会提出来，可能会得到洛定的解脱或满意的解决．某集团军在x师炮团召开的文化工作现场会非常成功。师政委亲自在炮团蹲点抓落实，所以他更是高兴。李干事趁机对政委说：“首长，现场会您打了一个大胜仗，我可吃了个不小的败仗．"
“胡说，你的材料写得不错，怎么吃了败仗？"“您知道，半年前研究炮团和坦克团谁作为重点单位时，我和工作组一起到两个团调查，整理了调查材料．后来师里决定炮团作为重点，可坦克团是咱们师参谋长抓的点，这次没选为重点，可能对我有点看法．这不，我家属随军的报告，半年多了，直属队党委始终没研究。”
“在哪个团抓点你没责任，上午总结会上我已讲过了，是我主张抓炮团。你家属随军的事，也别怪参谋长，他事太多，可能忽略了．这好办，明天党委会时把你们几个人的随军问题也顺便研究一下。”
三、体谅首长烦躁愤怒的情绪
人们遇到极不顺心的事时，在个人的意愿受到不公正的侵害时，就会产生烦躁、愤怒的情绪。这是一种很激动的情绪．以某种方式使这种情绪得以适当的释放并逐渐平息，是必要和有益的。
首长产生烦躁愤怒的情绪，大体有这样些时机：
一是下级违背了他的命令，没有完全按照他的要求去做，甚至还另搞了一套．
二是部队发生了事故，造成了人员伤亡或较大的财物损失，产生了很坏的影响。
三是有人写告状信，内容多为诬陷不实之词。
四是被看中的人出了问题，刚在党委会上提出对他的使用意见，他的错误问题就暴露出来了。
五是最信任的人背叛了他站在反对他的一边，直接或间接地对他提出批评或指控．
六是受到上级不公正的批评，与事实不符，定性不准，或责任不清等等。
在上述情况发生时，首长的情绪就会变得烦躁或愤怒．控制力强的首长也会眼含怒火，紧咬牙关．难于控制的首长就可能大吼大叫，骂娘，拍桌子，摔东西，不顾影响．对此，秘书应采取充分理解和原谅的态度．
第一，不要立即劝阻．欲速则不达，首长一发怒，你马上说：“首长您发火也没用”,“骂我们也解决不了问题”,“你大发雷霆影响多不好”等等，都可能产生反效果．而让首长适当地发泄，喊几声，骂几句，摔几下。这时你可以把旁人巧妙地支开，把门悄悄地关上，首长心里的火气出完了，也就舒服了。
第二，不能火上浇油．首长发火有道理，秘书也跟着起哄，瞎吵吵，反而会把气氛搞得越加紧张，可能导至缺乏理智的首长更加激动．
第三，适时化解．首长的情绪得到适当的发泄，就会由激动转向平静。这时，秘书可以好言相劝，使首长的情绪趋向正常，此外，秘书还可以采取分散注意力的方法使首长情绪化解。比如把首长带到另一个环境：首长喜欢看打球，可以把首长拉到球扬去，让赛场上的情绪，冲淡首长的情绪。再比如，让首长关注另外件事；‘首长，咱们党委关于今年大抓基层间题的请示，上级已批示了．您看，批示上说这件事抓得非常及时非常必要，让我们尽快拿出具体方案并加以实施。”
“对，这可是件大事，准备· 下，明天召天政治部会议，研究具体方案，我参加。”用首长更为重视的事压下使首长不愉快的事。
第四，妥善对待首长的决断。首长在感情冲功时作出的决定和安排，可能缺乏理智的思考，准免有不当之处。对此，秘书应审慎处理。
有的可以不办。比如，首长一怒之下：‘我免了你这个连长。”事实上不能这么简单就决定了，秘书不去办，事后首长决不会怪罪你。
有的可以缓办，首长逼着你干，你不能不干，就慢慢干，拖开时间干。比如，首长让你把人找来当场对质，你尤打电话，再去办公室，又跑到家里，转·圈回来，人没找到。这时首长消气了，可能也不想找了，正好下台阶：“找不到算了。”这样可以给首长留下回旋的余地。
有的可以附带说明地办，就是把首长决断时的情绪或有关背景情况，向对方作必要的介绍，方便对方灵活处理。比如首长在火头上要求下级领导改变原来方案，这可能很困难，损失也大。但经秘书解释，下级了解了首长作出决定时的情况，就可以只作某些必要的调整，而不用全部改变。当首长平静时也是可以接受的。
秘书善于对待首长冲动中作出的决断，不仅是·个技巧间题，更主要的是一个思想品德问题。个别心术不正的人就会“借助钟馗”，趁机出坏点子，说自己“冤家”“对头”的坏话，诱使首长做出错误的判断，以达到秘书的个人目的，这是决不可取的。
四．解脱首长苦恼沉闷的情绪
苦恼沉闷的情绪是古种非常有害的消积情绪。它不象愤怒暴躁情绪那样迅猛地外泄，又很快地平息，而是长时间积压在人的内心深处，很难坦露，也不易化解．
首长通常在下列时机可能产生苦恼沉闷的情绪：一是该提升而未能提升，或提升的是他不服气的人．二是受到上级的误解或错怪。有些事情本意虽好，结果却让领导不满；有些批评没有根据，却又无法向领导解释等等。三是主官间闹不团结，各拉山头，自搞一套，明和暗斗，相互拆台。四是离开重要工作岗位，平调到无足轻重的岗位，或他不愿去的地方。五是久病查不出原因，别人有意回避，自己却越感不妙．六是家中出了丑事，“家丑不可外扬”，只有闷闷不乐．首长因上述原因产生苦恼沉闷情绪时，秘书要暗自设法使首长从苦闷中解脱出来，或者减轻这种苦闷的压抑程度。
首先，要很自如地给首长以必要的宽慰。“有心”地引出话题，“无意”地加以开导、劝解和安慰。
其次、要暗自做好工作，断开情绪‘根源”，介绍情况，说明原因，讲清道理，消除误解，减少隔阂，淡化矛盾。使苦闷情绪从根本上得到解脱。s首长三个孩子，最小的一个是女儿，叫小婉。生得聪明，长得漂亮，被视为掌上明珠，该单位的干部都知道，s首长对她是百依百顺又引以办荣。可是当别人的孩子带来考上大学的喜讯时，她却传来了弃学早恋的消息。S首长恨爱相交，可越是说她，她越是对着干，后来干脆不见父亲面。早早晚晚，秘书向首长说了不少宽慰的话，可首长还是眉头难展，菜饭欠香。于是，秘书在做了充分的了解和准备之后，找小婉谈了几次终于谈通了。有一天，s首长下班刚一迈进家门，女儿便哭着向他道歉，并下了保证，然后给他端上碗最爱吃的“稍子面”。第二天上班时，人们发现他来得特别早，脸上又出现了多日下见的笑容。
再次，多搞·点“业余”，少安排点工作。在首长情绪低沉期间，秘书要对首长日常工作、生活习惯作些适当的调整。对于首长喜爱的散步、打球、下棋等业余活动，可有意地增加一些次数或延长一点时间。但千万不要纵容他喝洒，特别是烈性酒。可把不急的工作事项先搁置一边，缓办。这定可以减轻首长的心理负担。同时，不要随意提及使他扫兴、后悔的事，或者令他讨厌、伤心的人。
五、维护首长冷静理智的情绪
首长担负着繁重的工作任务和重大领导责任，更多的时间是在思考和决断问题。这时首长的内心是稳重的，表现是冷静、理智的。首长这种清绪的出现大体有以下几个时机：
一是思考重大决策的出台、即对有关全局的重大政策、规定或带有综合性内容的部署、安排。
二是酝酿重要的组织人事变动，下级班子的调整，主官的配备、调动、提升或处分等等。
二是准备对某个单位或对有影响的人和事作出评价。四是即将发布重大的行动性命令．
五是构思重要请示的内容，特别是有关请示的根据、原因、目的、要求和措施等。
首长在对上述问题进行思考和决断时，情绪是冷静和理智的。此时，秘书的责任是维持和保护首长的这种晴绪。应努力做到：
第一，排除各种干扰．不仅自己不能轻易打断首长的思考，而且对一些非紧急重大的事宜和人员，也要“挡驾”，以保证首长情绪的连续性．
第二，慎重参与。当首长与秘书商讨时，要顺着首长的思路发表意见、不要节外生枝，瞎参谋、乱干事、胡助理，以保证首长情绪的稳定性。
第三，适时调整。当首长对某项决断的思考时间过长，精力耗费过多，冷静和理智的情绪已接近极限状态时，秘书有必要提醒首长暂时中止思考，稍加休息，或做·些能够调整情绪的活动，比如散散步，听听音乐，下盘棋，打几下球等，使高度兴奋而且显得疲劳的情绪得以舒缓，然后使首长再重新进入思考状态，以保证首长情绪的有效性。
某集团军政治委员，稳重周密，特别善于思考．一次，为全军基层党支部建设分期目标实施方案问题，整整思考了一上午没动一步，午饭也没去吃，秘书小黄不敢惊动首长，只得返回自己办公室打了一个吨。忽然听到～声招呼，他忙跑过去，看见政委伏在桌子上，额头流出汗珠，因为情绪过度紧张，犯了偏头疼的老毛病，实施方案没审定完，却住了半个月院。政治部主任把黄秘书叫来：‘你知不知道首长有偏头疼的毛病？"
“知道。”
“那为什么不提醒首长休息一下？' '
“我不敢。”
“那你还当什么秘书？成事不足败事有余”结果，黄秘书受到了一次严厉的批评。
否定首长错误意见的艺术
在与首长相处中，秘书会发现，在大多数情况下，首长确实站得高、看得远、想得深。他们的意图、决断、指挥确实有独到之处，从中可以学到很多东西。象处理问题的果断，分析情况的全面，待人处事的风度，顾全大局的风格等等，都给部下留下深刻的印象．与此同时，秘书也会发现，首长不是神，在处理某些问题时也有·些不正确、不全面、甚至是错误的地方。秘书就不能视而不见，知错不纠。如果这样，不仅有害于事业，有害于首长，也有害于秘书自已。·个好的秘书，不仅表现为对领导言听计从，努力完成领导交办的工作，而且表现为善于给领导出主意、想办法。尤其是在领导的决策、指示不符合实际乃至完全错误时，能够通过努力，使领导改变初衷，重新作出正确的决策，就显得更为重要。
J般来说，首长对秘书或部属的“进谏”是持欢迎态度的。但作为秘书或部属，如果不讲究“进谏”的艺术，也很难使首长乐于接受你的“进谏”，甚至产生与目的相反的结果。因此，秘书在否定首长错误意见时，必须把握住正确的原则，恰当的时机和有效的方法。
否定首长错误意见的原则
秘书要对首长的意见加以否定，并使首长能够接受这种否定，采纳正确的的意见，必须遵循这样三条原则：
（一）真诚友善
坚持真诚友善的原则，就是首先使首长有这样种印象：你决不是要达到某种个人目的，也决不是有意让领导出丑，而是真心协助领导把工作搞好、是出于与领导为善的目的。例如，秘书在对首长的重大决策提出不同意见之前，可简明扼要地提醒首长，这个决策对有关行动成败的重要性，以及这种成败对有关活动和首长本人所产生的巨大影响，而与秘书个人目的没有丝毫关系，甚至首长的原有决策还可能给秘书带来某种好处。有了这样印象，即使首长有‘种拒绝采纳的心理倾向，他还是愿意坐下来听·听你的想法。有了良好的开端，有了友好合作的和谐气氛，秘书就可L叹从容地发表不同的意见。
（二）力求谦逊
谦逊在这里不仅是指态度上的恭敬，主要是指方法的谦诚。因为在一般情况下，秘书对首长不可能采用颐指气使的态度，而谦逊的态度也有诸多不同的表达方法。有关秘书否定首长错误意见的方法，我们在下面的内容专门阐述，但无论秘书采取何种方法，基本的原则是力求谦逊。对此我们不妨举例分析：
1．秘书说："xx首长，我认为您的决策有些失误的地方，想和您谈谈，好吗
2．秘书说："xx首长，我对您的决策提点意见可以吗？"
3．秘书说："xx首长，我有个想法说给您听听，不知行不行？"
以上三句话的态度同样是谦逊的，但在表达的方法上却不同。前两句显然不够恰当，第·句中有两处容易引起首长反感。用了“失误”这个词，‘失误”这个词本身的分量比较重，又是绝对否定的句式，在没有说出失误的事实前用“失误”一词是轻率的，容易引起首长的反感。另一处用了“谈谈”这个词，有居高临下之感，这种词下级对上级一般少用或不用为好。
第二句中的“意见”不如第三句中的“想法”好。虽然“意见”也有正确与不正确之分，但作为提出者来说，似乎有一种自认正确的含义在内．而“想法”则是中性词，听者从‘想法’本身就能感到一种谦和．第三句中的“说”比“谈谈”和”提点”都好，既富当面对话的口语色彩，又谦逊之至，极易接受。
